MENGUKUR KINERJA ORGANISASI DENGAN KEY PERFORMANCE INDICATOR

Pada umumnya, setiap organisasi memiliki sasaran jangka panjang yang ingin dicapai, yang biasa kita sebut dengan visi, serta langkah-langkah strategis dan proses bisnis yang perlu dilakukan untuk mencapai visi tersebut. Apapun proses bisnis dan langkah strategis yang ditentukan oleh organisasi, harus dapat diukur dan dipantau perkembangan dan pelaksanaannya.

Key Performance Indicator (KPI) adalah suatu pengukuran yang bersifat kuantitatif yang berfokus kepada faktor-faktor kunci penentu keberhasilan dari suatu organisasi.  Di sisi lain, KPI juga memberikan informasi penting yang diperlukan untuk menentukan dan menjelaskan bagaimana proses bisnis bisa berlangsung dari waktu ke waktu. Sebagai ukuran indikator kunci, KPI mengarahkan segenap komponen organisasi baik secara kolektif maupun individu untuk berfokus pada aktivitas-aktivitas kunci yang memiliki dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan. KPI juga memberikan informasi yang lebih obyektif dan terstruktur mengenai sejauh mana organisasi mampu mewujudkan target yang telah ditetapkan dan mengambil langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk meningkatkan performa organisasi dengan lebih baik lagi. Bahkan, disamping hal tersebut di atas, KPI juga digunakan untuk:

• Mengevaluasi kinerja setiap karyawan secara lebih obyektif dan teratur, sehinga mengurangi tingkat subyektifitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja karyawan.
• Menyediakan umpan balik (feedback) bagi setiap karyawan. Sehingga mampu mendorong kinerja karyawan kearah yang lebih baik karena umpan balik merupakan salah satu faktor penting yang dapat memacu seseorang untuk menjadi lebih baik.
• Menciptakan proses pembinaan karyawan secara lebih transparan dan sistematis.
• Digunakan sebagai dasar career planning dengan memberikan pelatihan yang tepat.

Penyusunan KPI sendiri dapat mengacu kepada dua subyek, yaitu KPI yang bersifat oeprasional atau teknis, yang mengacu kepada job description setiap jabatan dan KPI yang bersifat strategis yang disusun berdasarkan inisiatif strategi organisasi. Baik KPI yang bersifat operasional dan strategis, harus memenuhi kriteria SMART, yakni:

• Specific, artinya detail dan fokus. Sehingga penyusunan KPI harus mengerucut dan menggambarkan apa yang ingin diraih.
• Measurable artinya terukur. Sasaran kinerja yang disusun harus dapat diukur dengan satuan ukuran seperti rupiah, volume, atau angka nominal.
• Achievable artinya realistis dan dapat dicapai. Karenanya penyusunan KPI harus sesuai dengan kondisi organisasi.
• Relevant artinya berkaitan dengan tugas pokok dan pekerjaan keseharian. Dengan demikian, KPI yang ditetapkan menjadi lebih tajam bagi peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan.
• Time artinya waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target penyelesaian penilaian dengan KPI memiliki target waktu yang jelas.

Dengan menerapkan ukuran indikator-indikator kunci pada proses bisnis dan inisiatif strategi inilah, setiap organisasi dapat memonitor kinerjanya secara obyektif dan memfokuskan dirinya untuk mencapai sasaran kunci yang memiliki dampak pada pertumbuhan dan pencapaian tujuan yang ditetapkan.

“Tidak ada KPI yang salah, targetnya yang berdosa.” –Ferry Wirawan Tedja