Mengidentifikasi masalah bukanlah suatu aktivitas yang sederhana. Sebagai karyawan baru, kita bisa saja tidak tahu bahwa suatu kejadian/ peristiwa tertentu ternyata adalah masalah di perusahaan itu. Hal ini disebabkan karena kita masih belum memiliki wawasan dan pengetahuan yang memadai tentang situasi, lingkungan, peraturan, tata tertib, dan prosedur sehingga kita tidak memiliki kemampuan mengidentifikasi suatu masalah.

Setelah kita mempelajari hal-hal yang ada dalam perusahaan, mulai dari peraturan kerja, deskripsi jabatan, prosedur kerja, sistem, dan aturan-aturan lain dalam perusahaan, mungkin kita akhirnya mampu mengidentifikasi suatu permasalahan. Masalah, pada dasarnya, adalah adanya kesenjangan antara apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang sekarang ini terjadi. Apabila terjadi kesenjangan, maka itulah yang kita sebut masalah.

Secara umum, permasalahan ada dua. Pertama, masalah sehari-hari atau mungkin yang kita bisa sebut itu adalah masalah administratif atau operasional di mana penyelesaian atau solusi masalah tersebut bisa didapati dari peraturan kerja, deskripsi jabatan, instruksi kerja, prosedur atau sistem, dan kebiasaan yang ada di sana. Permasalahan kedua adalah permasalahan yang jarang terjadi atau permasalahan yang bersifat strategik. Biasanya solusinya tidak terdapat dari dokumen-dokumen kerja yang ada atau kebiasaan-kebiasaan yang ada dalam perusahaan. Permasalahan yang kedua ini harus disikapi dengan konsep atau pemikiran-pemikiran yang  lebih kreatif.

Belajar dari pendekatan Hay, ada beberapa situasi masalah yang memerlukan pendekatan cara berpikir yang berbeda-beda:

• Repetitive

  Situasi permasalahan/ isu yang identik atau sangat mirip dan membutuhkan solusi dengan jalan melaksanakan pilihan sederhana atas hal-hal yang sudah dipelajari di masa lampau. Misal seorang Cleaning Service di Mal yang menemukan masalah yaitu muntahan anak kecil di lantai Mal, paham apa yang harus dilakukan dengan mengacu kepada SOP atau Instruksi Kerja yang diterangkan kepadanya.

• Patterned

  Situasi yang mirip yang membutuhkan solusi dengan melaksanakan pilihan yang membedakan dari alternatif-alternatif yang sudah diketahui atau dipahami. Contohnya seorang Staf Rekrutmen menemukan situasi di mana calon karyawan melakukan kecurangan saat psikotes, maka Staf tersebut akan mengambil keputusan (tidak memproses lebih lanjut) dengan mengambil beberapa alternatif solusi (mengeluarkan calon karyawan pada saat itu juga atau mencatat dan tidak melanjutkan proses seleksi).

• Variable

  Situasi permasalahan yang berbeda (dengan sebelumnya) dan membutuhkan identifikasi isu-isu, penerapan penilaian, dan seleksi solusi dalam area keahlian dan pengetahuan yang diperlukan. Misalnya QC Assistant Manajer mendapati bahwa hama tertentu secara konsisten mencemari bahan baku dan barang jadi yang menyebabkan kerugian perusahaan. Solusi ini memerlukan seleksi yang efektif atas beberapa alternatif solusi yang diajukan oleh beberapa vendor yang menggunakan pendekatan yang berbeda, sesuai dengan pengalaman dan pengetahuan mereka atas hama tersebut.

• Adapted

  Situasi yang secara konstan (tetap) membutuhkan adaptasi atau pengembangan solusi baru melalui cara berpikir yang analitis, interpretatif, evaluatif, kreatif, dan inovatif. Contohnya seorang manajer pemasaran yang mendapati perkembangan sales suatu produk yang mengalami penurunan drastis. Ia harus mengembangkan solusi baru yang kreatif sehingga mampu mengangkat kembali penjualan produk tersebut dan mencapai target bisnis yang sudah ditentukan.

• Uncharted

  Situasi baru yang membutuhkan pengembangan konsep baru dan solusi yang imajinatif atas isu-isu yang tidak pernah ada sebelumnya. Contohnya ketika bisnis turun (di mana sebelumnya bisnis tidak pernah turun sedemikian rupa), seorang Direktur perusahaan harus mengembangkan solusi yang sangat kompleks, apakah itu adalah pengembangan produk atau bisnis baru untuk mengatasi situasi tersebut.

Pemahaman kita atas situasi permasalahan di atas akan membuat kita menyadari bahwa tiap jabatan dalam perusahaan memberikan penyelesaian masalah yang tergantung pada pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dipersyaratkan dalam jabatan tersebut. Semakin kompleks dan berat permasalahan yang dihadapi oleh jabatan tersebut, maka semakin tinggi pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dipersyaratkan oleh jabatan itu untuk bisa memberikan hasil kerja yang diharapkan oleh perusahaan.

Referensi:

Tedja, Ferry Wirawan. 2018. Managing Your Boss. Bandung: Prestasindo Mediaswara