Sebagian besar kehidupan profesional kita dihabiskan dalam meeting, seperti meeting dengan klien atau calon klien hingga meeting koordinasi dengan tim dalam organisasi. Hasil dari pembahasan dalam meeting inilah yang akan mendukung proses berjalannya bisnis organisasi setelahnya. Karena tujuan inilah, sebuah meeting harus berlangsung dengan komunikatif dan efektif untuk hasil kerja yang lebih baik lagi ke depannya. Berikut adalah beberapa hal penting yang dapat dilakukan untuk me-manage serta memastikan bahwa meeting berjalan dengan efektif:
- Kemukakan tujuan serta agenda meeting dengan jelas
Agar meeting dapat berjalan dengan efektif, maka topik pembahasannya harus tepat dan sesuai dengan permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah tujuan serta agenda yang tepat untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam organisasi. Dalam hal ini, seorang pemimpin harus dapat menyatakan agenda pembahasan meeting dengan singkat, padat, dan jelas seperti “Pertemuan kali ini adalah untuk membahas strategi marketing” atau “Dalam pertemuan ini, kita akan mengevaluasi produksi kita dalam satu bulan terakhir.”
- Mulailah dengan tepat waktu
Jangan sampai kemajuan Anda dan organisasi terhambat karena kebiasaan tidak hadir tepat waktu. Untuk menghentikan kebiasaan ini, beberapa perusahaan bahkan menerapkan kebijakan di mana peserta yang terlambat hadir tidak diperbolehkan untuk berpartisipasi dalam meeting sama sekali. Kebijakan ini mungkin terlihat kejam, namun hal ini dapat mengintimidasi orang-orang dengan kebiasaan buruk ini untuk membentuk suatu kebiasaan atau budaya kerja yang lebih efektif.
- Pastikan topik pembahasan sesuai dengan agenda meeting
Sering kali, pembicaraan dalam meeting berjalan terlalu luas hingga akhirnya melenceng dari tujuan atau agenda yang telah ditetapkan. Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah dengan mendelegasikan seorang dari tim Anda sebagai moderator untuk memastikan bahwa pembahasan meeting sesuai dengan agenda yang ditetapkan. Selain itu, Anda juga dapat mengatur topik pembahasan dengan menetapkan timeline waktu serta durasi untuk setiap topik pembahasan dalam meeting.
- Membuat dan menyebarkan notulen kepada peserta meeting
Saat semuanya telah diputuskan dan disetujui dalam meeting, maka inilah saatnya bagi Anda dan tim untuk make things happen. Penting bagi Anda untuk membuat sebuah notulen meeting yang rinci dan efektif agar ide-ide yang dihasilkan dalam meeting tidak terbuang sia-sia karena pekerjaan tim yang tidak optimal. Berikut adalah beberapa detail yang perlu dicantumkan untuk menghasilkan sebuah notulen meeting yang efektif:
- Waktu dan lokasi meeting
- Agenda atau tujuan meeting
- Nama-nama peserta yang hadir beserta posisinya dalam organisasi
- Rincian poin-poin pembahasan dalam meeting beserta keputusan yang ditetapkan sebagai solusinya
- Target tanggal tercapainya solusi-solusi yang telah ditetapkan beserta nama orang-orang yang bertanggung jawab atas tercapainya hal tersebut
- Jadwal meeting selanjutnya (bila diperlukan)
Kesimpulannya, sangat penting bagi organisasi untuk tidak membuang-buang waktu dengan mengadakan sesi meeting yang tidak efektif. Dengan mengadakan meeting yang efektif dan produktif, maka organisasi dapat menemukan masalah-masalah yang terjadi di dalamnya untuk kemudian menemukan solusinya dan memiliki sistem produksi yang lebih optimal.
