Memecahkan masalah merupakan kewajiban semua karyawan, terutama para pemimpin. Karena keterbatasan waktu, sering kali para pemimpin mengambil jalan pintas dalam menangani masalah. Mereka bukannya menemukan akar masalah yang sesungguhnya, tetapi lebih fokus menangani fenomena permasalahan. Ketidakmampuan menemukan akar masalah pada akhirnya akan menyulitkan para pemimpin untuk mencari solusi yang tepat.
Untuk mengatasi keterbatasan tersebut, sebuah proses sistematis untuk mengidentifikasi akar permasalahan perlu dilakukan para pemimpin. Proses ini membantu menganalisis akar masalah melalui langkah – langkah yang sistematis.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Mencari bukti masalah
Anda harus memahami bagaimana masalah tersebut terjadi. Penting untuk menyajikan bukti yang membuktikan bahwa masalahnya nyata. Bukti bisa berupa fenomena yang terjadi seperti penurunan penjualan, kualitas layanan, employee engagement, peningkatan staff turnover, ataupun yang lainnya.
- Membuat pernyataan masalah
Jelaskan apa yang menyebabkan terjadinya masalah. Masalah merupakan penyimpangan dari hasil atau tujuan yang ingin dicapai. Contohnya, jika proses inovasi Anda tidak berjalan dengan lancar dalam mendorong pertumbuhan perusahaan, Anda dapat membuat pernyataan masalah seperti: “Proses inovasi portofolio produk kami tidak berkontribusi pada harapan target pertumbuhan perusahaan yaitu 5%”
- Menganalisis dampak masalah
Coba lihat ke depan dan tanyakan pada diri Anda: apa dampak negatifnya jika masalah ini terus terjadi? Sesuai dengan contoh yang diambil sebelumnya, Anda mungkin akan kehilangan pangsa pasar, melewatkan peluang pertumbuhan, target pendapatan serta profitabilitas. Pastikan Anda menjelaskan dampak ini secara spesifik dan terdapat bukti nyata bahwa dampak ini sudah terukur.
- Mencari penyebab masalah terjadi
Apa yang menjadi penyebab masalahnya? Penting untuk menganalisis penyebab masalah secara sistematis. Anda dapat bertanya “mengapa” masalah terjadi dari awal dengan menggunakan 5 Whys Root Analysis.
Terkait contoh yang dijelaskan di atas, penyebabnya bisa berupa: kegiatan pengembangan produk didasarkan pada inovasi yang tidak memenuhi kebutuhan utama pasar, kurangnya penelitian yang dilakukan secara konsisten untuk menentukan dan memeriksa kebutuhan pelanggan prioritas, dan peran atau tanggung jawab terkait pengembangkan produk yang diberikan kepada Tim Pemasaran juga tidak jelas.
Referensi
Five steps for business problem solving. Retrieved from https://smallbusiness.chron.com/five-steps-business-problem-solving-55129.html
Five steps to analyze problem. Retrieved from https://www.siriusdecisions.com/blog/fiveeasystepstoanalyzeanyproblem
