DI BALIK TERCAPAINYA KPI:
CRITICAL SUCCESS FACTOR (CSF)

Critical Success Factor (CSF) merupakan beberapa bidang dan aktivitas utama organisasi yang harus berjalan dengan baik agar bisnis dapat terus berkembang. Dengan mengetahui CSF, organisasi dapat menggunakannya untuk menentukan KPI yang tepat. Ronald Daniel (1961) yang pertama kali mengenalkan konsep ini di dalam artikel “Management Information Crisis”. Kemudian, konsep ini dipopulerkan oleh John F. Rockart dalam dua dekade selanjutnya. Menurut Rockart, CSF adalah beberapa area tertentu, yang jika tercapai dengan memuaskan, akan memberikan hasil atau kinerja kompetitif bagi keberlangsungan organisasi.

Pada dasarnya, KPI dan CSF adalah dua hal yang berbeda, namun keduanya bekerja sama untuk mencapai Objective. Sederhananya, CSF berperan sebagai elemen penting yang wajib ada/eksis di dalam bisnis, sedangkan KPI berperan sebagai alat untuk melacak progres pencapaiannya. Selain, itu, KPI juga digunakan untuk memonitor bagaimana bisnis mencapai CSF melalui aktivitas operasional maupun inisiatif strategis dalam menghadirkan elemen penting yang mungkin sebelumnya belum ada.

KPI dan CSF dapat digambarkan sebagai hubungan sebab-akibat, seperti berikut:

  • CSF adalah sebab keberhasilan (leading), yang perlu ditetapkan oleh perusahaan. Berbagai bisnis yang sukses di dunia biasanya melakukan proses identifikasi CSF, sama seperti melakukan identifikasi bagaimana membangun leadership yang baik, karyawan yang aktif terlibat, pengembangan produk yang solid, dan lain sebagainya. Dengan kata lain, CSF adalah best practice dalam dunia bisnis.
  • KPI adalah akibat aksi (lagging), yang terukur dalam bentuk metrik untuk menggambarkan pencapaian sasaran strategis. Biasanya, setiap perusahaan memiliki KPI yang berbeda tergantung pada prioritas strategi bisnis dan sasarannya.
(BACA JUGA: MENGUKUR KINERJA ORGANISASI DENGAN KEY PERFORMANCE INDICATOR)

Critical Success Factors versus Key Performance Indicator

Lebih lanjut, perbedaan antara CSF dan KPI dapat dilihat pada tabel berikut.

Critical Success Factors (CSF) Key Performance Indicator (KPI)
Digunakan untuk menentukan KPI dan memastikan pencapaiannya. Menyediakan kriteria dan indikator yang menginformasikan apakah CSF dan Objective telah tercapai.
Bersifat general dan kualitatif. Contoh: “Pengembangan Produk Baru” Bersifat kuantitatif dan spesifik Contoh: “# Produk Baru yang sukses”; “IDR Penjualan Produk Baru”
Digunakan sebagai pendukung pencapaian Sasaran Strategis. Contoh: “Meningkatkan Pendapatan” Digunakan pada berbagai tingkat untuk memperjelas target strategis di seluruh bisnis.

Gambar 1: Contoh Sasaran dan CSF dalam sebuah industri.

Sumber: Harvard Business Review (1979)

Sumber Utama Critical Success Factors (CSF)

Menurut gambar di atas, CSF tertentu berlaku untuk perusahaan mana pun yang beroperasi di industri tertentu juga, namun dengan sistem kontrol manajemen yang perlu disesuaikan. Penyesuaian ini berarti bahwa sumber CSF bukan hanya berasal dari industri saja, namun menurut tim MIT, terdapat empat sumber utama CSF, yaitu:

  1. Struktur industri tertentu

    Setiap industri pada dasarnya memiliki seperangkat CSF berdasarkan karakteristiknya sehingga setiap perusahaan di dalamnya juga akan memperhatikan faktor-faktor tersebut. Seperti yang tertera pada Gambar 1, untuk mencapai sasaran market share, industri supermarket harus lebih memperhatikan product mix, sales promotion, dan harga, bukan CSF di area industri otomotif.

  1. Strategi kompetitif, posisi industri, dan lokasi geografis

    Setiap perusahaan dalam industri tertentu memiliki strategi kompetitif yang berbeda. Misalkan, bagi pendatang baru di tengah industri yang sudah memiliki satu hingga dua perusahaan besar, maka segala tindakan perusahaan besar tersebut akan menimbulkan masalah baru dan signifikan bagi perusahaan pendatang baru yang masih kecil. CSF akan ditentukan berdasarkan posisi perusahaan kecil tersebut di market, apakah memiliki produk unggul yang dapat menciptakan ceruk pasar baru atau malah harus mengganti lini produk utama akibat kalah persaingan. Oleh karena itu, strategi dan tindakan pesaing dapat menjadi CSF bagi perusahaan kecil.

    Kaitannya dengan geografis, CSF masing-masing industri dapat berbeda antara satu tempat dan tempat lainnya. Bahkan, di dalam perusahaan yang sama, CSF perusahaan pusat dan cabang dapat berbeda tergantung pada lokasinya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh aturan, budaya, keadaan sosial, dan faktor-faktor geografis lainnya.

(BACA JUGA: MEMIMPIN PASAR DENGAN EMPAT PILIHAN STRATEGI KOMPETITIF)
  1. Faktor eksternal

    Ketika kondisi ekonomi makro berubah akibat pengaruh politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan, dan peraturan negara, maka CSF juga dapat berubah. Pada awal tahun 1973, hampir tidak ada CEO di Amerika Serikat yang mempertimbangkan faktor “ketersediaan pasokan energi” sebagai CSF. Namun, setelah terjadinya embargo minyak, untuk jangka waktu yang cukup lama faktor ini dipantau secara ketat oleh para CEO dan menjadi kinerja baseline perusahaan.

  1. Faktor temporal (sementara)

    Pertimbangan faktor internal perusahaan sering menghasilkan CSF yang bersifat temporal. Biasanya CSF temporal tidak akan digunakan lagi jika faktor tersebut sudah terpenuhi. Sebagai contoh, untuk organisasi yang kehilangan sekelompok besar eksekutif dalam kecelakaan pesawat, jelas akan menentukan “pembangunan kembali kelompok eksekutif” sebagai CSF. Demikian pula, kontrol inventaris yang jarang menjadi perhatian, bisa saja menjadi CSF ketika ada kejadian luar biasa, seperti terlalu banyak atau terlalu sedikit stok. Setelah itu, CSF tersebut bisa dikeluarkan dari fokus perusahaan.

KPI dan CSF merupakan bagian penting dari teka-teki kinerja. Menentukan CSF terlebih dahulu akan mempermudah perusahaan mengukur indikator kinerja yang terpenting dan relevan bagi kesuksesan bisnisnya. Di lain sisi, perusahaan jangan sampai melupakan faktor yang terpenting, yaitu eksekusi strategi. Oleh karena itu, pastikan juga untuk memetakan aktivitas dan inisiatif yang akan membawa perusahaan mendapatkan CSF dan mencapai KPI yang sudah ditetapkan.

Referensi: https://bernardmarr.com/what-is-the-difference-between-key-performance-indicators-kpis-and-critical-success-factors-csfs/ https://hbr.org/1979/03/chief-executives-define-their-own-data-needs https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_80.htm