Pada umumnya, setiap organisasi memiliki sasaran jangka panjang yang ingin dicapai yang biasanya disebut dengan visi. Untuk mencapainya, organisasi merumuskan langkah-langkah strategis dan menjalankan proses bisnis yang relevan dengan pencapaian visi tersebut. Bagaimana pun juga, proses bisnis dan langkah strategis yang sudah ditentukan oleh organisasi, harus dapat diukur dan dipantau perkembangan dan pelaksanaannya agar tidak terjadi penyimpangan.
Key Performance Indicator (KPI) adalah suatu pengukuran yang bersifat kuantitatif dan berfokus kepada faktor-faktor kunci penentu keberhasilan dari suatu organisasi (Critical Success Factor/CSF). Di sisi lain, KPI juga memberikan informasi penting yang diperlukan untuk menentukan dan menjelaskan bagaimana proses bisnis bisa berlangsung dari waktu ke waktu. Sebagai ukuran indikator kunci, KPI mengarahkan segenap komponen organisasi baik secara kolektif maupun individu untuk berfokus pada aktivitas-aktivitas kunci yang memiliki dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan. KPI juga memberikan informasi yang lebih objektif dan terstruktur mengenai sejauh mana organisasi mampu mewujudkan target yang telah ditetapkan dan mengambil langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk meningkatkan performa organisasi dengan lebih baik lagi.
Di samping hal tersebut, KPI juga digunakan untuk:
- Mengevaluasi kinerja setiap karyawan secara lebih objektif dan teratur, sehingga mengurangi tingkat subjektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja karyawan.
- Menyediakan umpan balik (feedback) bagi setiap karyawan, sehingga mampu mendorong kinerja karyawan ke arah yang lebih baik karena umpan balik merupakan salah satu faktor penting yang dapat memacu seseorang untuk menjadi lebih baik.
- Menciptakan proses pembinaan karyawan secara lebih transparan dan sistematis.
- Digunakan sebagai dasar career planning dengan memberikan pelatihan yang tepat.
BACA JUGA: INDIVIDUAL PERFORMANCE INDICATORS
Penyusunan KPI sendiri dapat mengacu kepada dua subjek, yaitu KPI yang bersifat operasional atau teknis, yang mengacu kepada job description setiap jabatan dan KPI yang bersifat strategis yang disusun berdasarkan inisiatif strategi organisasi. Baik KPI yang bersifat operasional dan strategis, harus memenuhi kriteria SMART, yakni:
- Specific, artinya detail dan fokus. Sehingga penyusunan KPI harus mengerucut dan menggambarkan apa yang ingin diraih.
- Measurable, artinya terukur. Sasaran kinerja yang disusun harus dapat diukur dengan satuan ukuran seperti rupiah, volume, atau angka nominal.
- Achievable, artinya realistis dan dapat dicapai. Karenanya, penyusunan KPI harus sesuai dengan kondisi organisasi.
- Relevant, artinya berkaitan dengan tugas pokok dan pekerjaan keseharian. Dengan demikian, KPI yang ditetapkan menjadi lebih tajam bagi peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan.
- Time, artinya waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target penyelesaian penilaian dengan KPI memiliki target waktu yang jelas.
Dengan menerapkan ukuran indikator-indikator kunci pada proses bisnis dan inisiatif strategi inilah, setiap organisasi dapat memonitor kinerjanya secara obyektif dan memfokuskan dirinya untuk mencapai sasaran kunci yang memiliki dampak pada pertumbuhan dan pencapaian tujuan yang ditetapkan.
