Mendisiplinkan karyawan tidak selalu tentang menjadi dominan atau memberikan sanksi berat pada mereka. Penegakan disiplin adalah upaya melatih atau mendidik semua karyawan untuk bekerja sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja yang sudah ditetapkan. Dalam menerapkan employee discipline, Douglas McGregor memperkenalkan “Hot Stove Rule”, mengilustrasikan prinsip employee discipline melalui ilustrasi kompor yang menyala panas.
4 prinsip employee discipline yang diilustrasikan oleh McGregor antara lain:
- Tangan Anda akan langsung terbakar saat menyentuh kompor yang menyala panas
Hukum sebab-akibat terjadi seketika. Karyawan yang melakukan tindakan indisipliner akan langsung mendapatkan sanksi.
- Anda sudah mengetahui bahwa kompor yang menyala itu panas dan apa yang terjadi jika Anda menyentuhnya
Anda sudah mengetahui peraturan dan regulasi perusahaan dan sanksi apa yang didapatkan jika Anda melanggar peraturan tersebut.
- Setiap kali Anda menyentuh kompor yang menyala pasti akan membakar tangan Anda
Penerapan disiplin haruslah konsisten. Jika satu karyawan mendapatkan sanksi karena melakukan pelanggaran tertentu, maka karyawan lain yang melakukan pelanggaran yang sama harus mendapat sanksi yang sama.
- Tidak peduli siapapun yang menyentuh kompor yang menyala pasti akan terbakar
Disiplin yang dilanggar akan mengakibatkan sanksi. Sanksi yang diberikan haruslah sama pada setiap karyawan yang melanggar. Tidak ada yang diistimewakan.
Berikut cara penerapan prinsip employee discipline yang efektif:
- Tetapkan kode perilaku (code of conduct)
Karyawan berhak mengetahui pekerjaan apa yang harus dilakukan dan aturan yang harus dipatuhi. Aturan perusahaan harus selaras dengan hukum tenaga kerja yang berlaku dan dengan jelas menerangkan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan terkait dengan:
- Rutinitas seperti kehadiran, pakaian, dan jam istirahat
- Penggunaan peralatan kantor (penggunaan telepon untuk kepentingan pribadi, mesin cetak untuk dokumen pribadi, dll.)
- Pelanggaran berat seperti kekerasan atau pelanggaran pada aturan keselamatan kerja perusahaan.
Hal-hal ini sebaiknya dicantumkan dalam employee handbook yang diberikan saat karyawan masuk pada hari pertama kerja.
- Gunakan sistem disiplin progresif
Disiplin progresif adalah metode pendisiplinan yang menggunakan tindakan bertahap untuk mengurusi tindakan indisipliner. Berikut ini adalah beberapa tindakan yang umumnya dilakukan:
- Konseling
- Peringatan verbal
- Peringatan tertulis
- Tindakan lebih lanjut (mutasi, skorsing, pemutusan hubungan kerja, dll.)
- Simpan semua dokumen proses pendisiplinan
Semua dokumen proses pendisiplinan dari semua pelanggaran yang dilakukan harus disimpan. Proses dokumentasi ini memberikan konsistensi dan objektivitas dalam penyelesaian masalah pelanggaran dan memberikan bukti apa pelanggaran yang terjadi. Beberapa dokumen yang sebaiknya disimpan di antaranya:
- Komplain atau keluhan dan laporan saksi
- Catatan dari supervisor, manajer, atau atasan
- Setiap dokumen dalam file personalia karyawan, termasuk laporan tindakan indisipliner sebelumnya dan sanksi yang diberikan.
Sebelum memberikan sanksi, berikan kesempatan pada karyawan untuk menjelaskan situasi dan permasalahannya. Sanksi yang diberikan seharusnya adil dan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan. Dengan menerapan prinsip employee discipline di atas, maka diharapkan karyawan dapat bekerja dengan lebih baik sehingga meningkatkan kinerja perusahaan.
Referensi:
https://study.com/academy/lesson/common-methods-of-employee-discipline-hot-stove-andprogressive-discipline.html
https://training.fws.gov/courses/references/job-aids/supervisors/performance-tool/conperf/documents/The%20Hot%20Stove%20Rule.docx
https://www.managementstudyguide.com/employee-discipline.htm
https://wellsfargoworks.com/management/article/how-to-manage-employee-discipline
