Setelah menetapkan tujuan akhir, coba pakai beberapa saat untuk mengevaluasi kembali, apakah kebanyakan waktu Anda digunakan untuk mencapai tujuan akhir atau untuk hal-hal lain? Untuk menyelaraskan aktivitas sehari-hari dan tujuan akhir dibutuhkan kebiasaan yang ketiga, yaitu “dahulukan yang utama”.
Kebiasaan “dahulukan yang utama” sendiri dapat disimpulkan dengan kalimat: aturlah dan laksanakan sesuai dengan prioritas. Stephen Covey membagi aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran matriks manajemen waktu. Masing-masing kuadran ini berbeda dalam faktor penting dan mendesak yang mendefinisikan aktivitas di dalamnya.
- Kuadran I (Penting-Mendesak)
Berisi aktivitas-aktivitas yang penting dengan nilai atau dampak yang tinggi. Mereka membutuhkan perhatian segera, dalam kata lain dapat disebut ‘krisis’ atau ‘masalah’.
- Kuadran II (Penting-Tidak Mendesak)
Berisi aktivitas-aktivitas yang penting, tetapi tidak mendesak. Biasanya berupa aktivitas perencanaan, pencegahan, dan persiapan jangka panjang.
- Kuadran III (Tidak Penting-Mendesak)
Berisi aktivitas-akitivitas yang tidak penting, namun tampak mendesak. Kadang aktivitas kuadran ketiga tersamarkan sebagai kuadran pertama. Hal yang diasumsikan sebagai penting, namun sebenarnya merupakan prioritas dan harapan orang lain saja.
- Kuadran IV (Tidak Penting-Tidak Mendesak)
Berisi aktivitas-aktivitas yang merupakan pelarian dan pemborosan waktu.
Kuadran kedua adalah inti pengelolaan diri yang efektif. Kuadran kedua berisi segala sesuatu yang kita tahu perlu kita lakukan, tetapi sering terabaikan dan jarang dikerjakan karena tidak mendesak. Aktivitas kuadran kedua inilah hal utama yang harus didahulukan.
Berkata ‘Tidak!’
Agar bisa berkata ‘ya’ pada prioritas penting di kuadran kedua, Anda harus belajar mengatakan ‘tidak’, terutama pada aktivitas kuadran ketiga dan kuadran keempat. Hal ini tidak mudah karena berkata tidak dengan yakin dan berani hanya mungkin jika Anda sudah berpegang teguh pada prinsip diri Anda.
Menjadi Manajer Diri pada Kuadran Kedua
Proses melatih diri untuk mendahulukan yang utama dapat dilakukan dengan menjalani tata kehidupan selama seminggu sesuai dengan kuadran kedua dan berpusat pada prinsip.
- Mengidentifikasi peran
Tuliskan peran-peran utama Anda.
- Memilih sasaran
Pilih satu atau dua hasil penting yang ingin dicapai dalam setiap peran selama tujuh hari ke depan. Idealnya, terikat dengan tujuan jangka panjang dan sejalan pernyataan misi pribadi.
- Penjadwalan
Tentukan waktu khusus untuk melakukan aktivitas yang membawa Anda semakin dekat dengan sasaran. Biasanya aktivitas ini adalah aktivitas kuadran II.
- Penyesuaian harian
Luangkan beberapa menit tiap paginya untuk meninjau dan menyesuaikan jadwal Anda.
- Menjalankannya
Jadwal yang sudah ditentukan dengan disiplin dan berintegritas.
