Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) memiliki satu fungsi penting dalam sebuah organisasi yaitu pencatatan data terkait dengan SDM. Metode pencatatan data sangat beragam dan biasanya dibagi menjadi manual atau digital. Pencatatan data digital menjadi sangat penting dalam mempermudah fungsi MSDM sebagai record keeper. Salah satu pencatatan data digital SDM yang bisa digunakan dalam organisasi adalah biometrik. Data biometrik adalah data personal yang diambil dari bentuk fisik unik seseorang dan tidak bisa ditiru oleh orang lain.
Metode yang digunakan untuk otentikasi biometrik sering diklasifikasikan menjadi dua kategori utama yaitu:
- Fisiologis
Data biometrik fisiologis berkaitan dengan aspek fisik tubuh seseorang seperti sidik jari, scan retina, dan scan wajah.
- Perilaku (behavioral)
Sering disebut behaviometrik, meliputi tanda tangan, analisis tulisan tangan, dan pengenalan pola suara
Sidik jari dan pengenalan wajah adalah dua bentuk data biometrik yang paling banyak digunakan dalam organisasi untuk mencatat absensi karyawan, jam masuk dan pulang karyawan, serta akses ke aset organisasi. Dalam prakteknya, sidik jari sangat lazim digunakan di organisasi berskala kecil hingga besar karena peralatan yang terkait (hardware dan software) sangat mudah didapatkan dan digunakan. Ketika seorang karyawan datang di pagi hari, mereka tinggal menaruh jari yang terdaftar di alat sidik jari, dan karyawan tersebut akan tercatat jam masuknya. Kemudian, jari karyawan tersebut tidak bisa digantikan orang lain. Inilah mengapa sistem pelacakan waktu menggunakan data biometrik sangat memberi benefit bagi organisasi.
Sistem data biometrik memberi kemudahan bagi MSDM antara lain:
- Mencatat data yang berhubungan dengan aktivitas SDM
- Menggunakan data biometrik yang sudah tercatat untuk membuat perencanaan kerja ke depan
- Mengetahui efektivitas kerja seorang karyawan
- Meningkatkan keamanan organisasi
Dengan data biometrik, validasi data bisa sangat dipercaya dan diandalkan karena 99.9% tidak mungkin dibohongi. Hal ini meningkatkan kedisiplinan karyawan secara signifikan jika diiringi dengan sistem reward and punishment yang tepat.
Hal ini terkait dengan jam kerja dari masing-masing karyawan. Contohnya, jika karyawan A sudah memberi banyak jam kerja di minggu ini, maka ketika organisasi membutuhkan jam kerja yang lebih banyak organisasi bisa mencari karyawan yang baru memberi sedikit jam kerja.
MSDM dapat memanfaatkan data biometrik untuk mengetahui efektivitas kerja seorang karyawan. Data jam kerja yang didapatkan dari data biometrik dapat dibandingkan dengan hasil kerjanya.
Data biometrik berfungsi untuk meningkatkan keamanan aset organisasi, baik aset bergerak maupun aset tidak bergerak. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat membuka brankas atau ruangan tertentu ketika diberi akses saja. Sebagai hasilnya, tidak semua karyawan dapat membuka atau menggunakan aset tersebut. Tentu saja hal ini meningkatkan keamanan organisasi secara langsung.
Referensi:
https://www.benefitspro.com/2017/12/29/the-hr-benefits-of-biometric-time-and-attendance/?slreturn=20190106032938
https://mitrefinch.com/blog/how-biometric-attendance-systems-help-hr-managers/
https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/pages/0407hrtech.aspx
