Setelah kita mampu mengidentifikasi adanya masalah, maka hal kedua yang sangat perlu dilakukan adalah mulai mengembangkan alternatif solusi. Balik lagi, sering kali karyawan baru kurang kreatif dalam mengembangkan alternatif solusi karena mereka kurang memiliki wawasan terhadap peraturan atau praktik kerja yang ada. Sementara karyawan-karyawan senior, mereka telah memiliki pengalaman tentang suatu keadaan atau kejadian
Beberapa hal yang menjadi sumber solusi di perusahaan:
- Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). PP atau PKB adalah sumber peraturan, ketentuan umum, kebijaksanaan perusahaan yang perlu diketahui oleh semua orang. Sayangnya, keberadaan PP dan PKB yang strategis ini tidak diketahui dan dipahami oleh semua pihak, bahkan pihak manajemen puncak. Jarang ada manajemen puncak yang memedulikan PP dan PKB di perusahaannya karena mereka menganggap itu tidak penting dan bisa didelegasikan kepada tim HR atau IR (Industrial Relation) mereka. Justru para buruh dan pekerja yang pintar yang memanfaatkan kelemahan manajemen ini. PP dan PKB adalah sekumpulan peraturan yang harus dikuasai oleh semua karyawan, utamanya para atasan harus memahami sehingga mereka paham, mana yang merupakan masalah dan mana yang merupakan solusi karena sebagian besar sudah disediakan di sana. PP dan PKB yang baik adalah yang mampu menangkap gejala, isu, dan masalah yang kerap dan berpotensi terjadi di perusahaan sehingga ketika itu terjadi, manajemen mampu memberikan tanggapan dan solusi yang tepat.
- Kebijakan dan Prosedur. Banyak isu dan masalah yang ada di lapangan perusahaan yang tidak dapat diselesaikan dengan baik, ketika perusahaan tidak memiliki dokumen Kebijakan dan Prosedur secara tertulis sehingga solusi biasanya dimiliki oleh para senior dan itu pun mengacu kepada kebiasaan. Ketika Kebijakan dan Prosedur dibuat secara tertulis, seorang karyawan baru pun mampu memberikan solusi karena ada ketentuan tertulisnya. Sebagai contoh, seorang Staf Rekrutmen mendapatkan suatu isu atau masalah, apakah dia diijinkan untuk merekrut calon karyawan yang masih memiliki hubungan darah dengan karyawan lain di perusahaan itu. Ketika dicek di PP atau PKB perusahaan, ternyata tidak ada aturan baku dan jelas tentang hal itu. Di dalam Kebijakan Rekrutmen dan Seleksi tercantum bahwa calon karyawan tidak diijinkan memiliki hubungan semenda sampai dua tingkat dengan karyawan yang ada. Akhirnya, Staf tersebut berani memutuskan bahwa dia tidak akan melaksanakan rekrutmen terhadap kandidat tersebut..
- Instruksi Kerja (IK). IK adalah dokumen kerja yang lebih detail daripada kebijakan dan prosedur. Kalau kebijakan berisi ketentuan umum yang akan memandu pelaksanaan prosedur, maka prosedur berisi langkah-langkah dalam menjalankan Kebijakan tersebut. PP dan PKB bersifat umum, sedangkan Kebijakan bersifat lebih khusus, di mana pelaksanaannya akan diatur lebih lanjut dalam bentuk prosedur. IK mengatur langkah-langkah kerja dalam prosedur. Misalnya dalam Kebijakan dan Prosedur Rekrutmen dan Seleksi dinyatakan ada sebuah langkah kerja yaitu menyeleksi karyawan dengan alat tes, maka IK akan menerangkan lebih detail cara alat tes tersebut diberikan kepada kandidat, mulai dari instruksi pengerjaan sampai pelaksanaan detail administrasinya. Karyawan akan sangat tertolong ketika mereka menghadapi masalah dalam hal pelaksanaan suatu pekerjaan, ketika mereka menemukan IK dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.
- Knowledge Portal. Saya pernah mewawancarai seorang yang bekerja di perusahaan multi nasional di Surabaya. Dia tidak pernah memiliki latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja di bidang itu, namun karena ketekunannya dalam mencari informasi dan pengetahuan tentang sesuatu hal, maka jadilah dia ahli di bidang itu. Jadi, perusahaannya sudah menerapkan Knowledge Portal (yang adalah salah satu perwujudan pelaksanaan Knowledge Management), di mana setiap karyawan yang membutuhkan pengetahuan tertentu tentang sesuatu isu atau permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan, bisa mengaksesnya dan mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan di sana. Begitu powerful-nya sehingga sampai hari ini saya memimpikan bisa mewujudkan hal ini ke dalam sebuah perusahaan!
- Karyawan Senior. Apabila perusahaan tidak memiliki sumber-sumber pengetahuan atau solusi secara tertulis, maka harapan terakhir karyawan baru supaya bisa menampilkan kinerja terbaiknya adalah berinteraksi dan memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan wawasan dari karyawan senior yang sudah bekerja sangat lama di perusahaan tersebut. Di tangan para karyawan senior itulah terletak pengalaman dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Tentu ini bukanlah situasi yang ideal untuk perusahaan dan karyawan baru karena pada kasus ini, karyawan senior seperti pihak yang sangat kuat dalam bernegosiasi dan berkuasa dalam memberikan informasi yang akurat. Semua akan tergantung kepada mereka, namun semuanya tidak bisa terhindarkan ketika sistem tidak ada dan semuanya bergantung kepada manusia.
Apabila seorang karyawan mampu mengembangkan pemahaman tentang organisasi, kebiasaan kerja dan peraturan, serta prosedur yang ada dalam perusahaan, maka dia akan memiliki cukup wawasan untuk mengembangkan beberapa alternatif solusi. Saya yakin bahwa setiap alternatif solusi memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan kelemahan alternatif solusi akan lebih baik dipresentasikan kepada atasan dalam bentuk sebuah tabel perbandingan. Lebih baik lagi apabila kelebihan dan kelemahan tersebut dibuat dalam bentuk angka sehingga perbandingan akan menjadi lebih mudah.
Referensi:
Tedja, Ferry Wirawan. 2018. Managing Your Boss. Bandung: Prestasindo Mediaswara
