CARA PEMIMPIN MENGATASI KEPUTUSAN YANG BURUK

Pembuatan keputusan yang sulit terkadang datang ketika kita melakukan suatu pekerjaan. Saat Anda melakukan pekerjaan, tidak jarang Anda mengalami situasi di mana Anda telah mengambil keputusan yang buruk, walaupun Anda dan tim telah bekerja keras mengumpulkan fakta dan melakukan analisis. Anda mungkin merasa kecewa karena telah gagal melakukan kewajiban Anda. Namun, sebagai seorang pemimpin, Anda diharapkan untuk mencari cara mengatasi masalah pengambilan keputusan tersebut.

Sebelum mulai mengatasi masalah, para pemimpin pada dasarnya diharapkan untuk tetap positif dan tidak fokus pada penyesalan, tetapi fokus memandang depan, yaitu mencari solusi. Berikut adalah hal-hal yang harus dilakukan terlebih dahulu:

Komunikasi

Mengakui kesalahan adalah langkah pertama untuk menunjukkan kerentanan, kerendahan hati, dan membangun kepercayaan diri Anda dan para stakeholders. Tunjukkan juga kepedulian kepada mereka yang mengalami konsekuensi dari situasi yang terjadi. Berikan mereka kesempatan untuk menyuarakan kekhawatiran dan mengajukan pertanyaan.

Tanggung Jawab

Para pemimpin yang hebat akan bertanggung jawab sepenuhnya, meskipun bawahannya yang melakukan kesalahan. Hal ini menunjukkan bahwa pemimpin tersebut menghargai hubungan dengan bawahannya.

Dalam proses mencari tindakan untuk mengatasi masalah atas keputusan yang diambil sebagai tanggung jawab para pemimpin, ada beberapa yang bisa dilakukan:

  • Tentukan deadline

    Alokasikan waktu tertentu dan tentukan deadline untuk mengatasi masalah atas pengambilan keputusan tersebut. Lalu, informasikan deadline ini kepada tim Anda yang juga mengambil peran dalam mengatasi masalah tersebut.

  • Mencari sudut pandang berbeda

    Ciptakan lingkungan di mana umpan balik diharapkan dan dihargai. Ajukan lebih banyak pertanyaan mengenai solusi yang perlu diambil kepada tim Anda. Mendorong umpan balik  departemen lain seperti: SDM, pemasaran, penjualan, R&D, dan operasi akan membantu memberikan sudut pandang berbeda dalam mencari solusi. Anda mungkin dapat mempertimbangkan solusi yang mereka ajukan untuk menghindari kesalahan yang sama di masa depan.

  • Bersikap transparan

    Pastikan Anda terlibat dengan proses pengerjaan proyek karyawan. Terlibat artinya Anda harus berusaha meningkatkan employee engagement dengan cara memotivasi mereka untuk selalu berkembang dan menghargai setiap pencapaian karyawan. Pada akhirnya, sifat-sifat positif yang terbentuk dalam suatu kelompok akan membantu pengambilan keputusan di masa depan.

 

Referensi
Badaracco. J., L. (2016). How to tackle your toughest decision. Retrieved from https://hbr.org/2016/09/how-to-tackle-your-toughest-decisions
How to bounce back after making a bad business decision. (n.d.). Retrieved from https://www.insperity.com/blog/how-to-bounce-back-after-making-a-bad-business-decision/
Streinbrecher, S. (n.d.). 4 ways successful leaders tackle difficult decision. Retrieved from https://www.inc.com/susan-steinbrecher/4-ways-successful-leaders-tackle-difficult-decisio.html

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG TEPAT

Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan suatu alternatif untuk memastikan keberlangsungan perusahaan. Dalam proses tersebut, perusahaan harus mempertimbangkan faktor internal dan eksternal yang memengaruhi pengambilan keputusan. Faktor internal contohnya sumber daya yang diperlukan oleh perusahaan untuk pengambilan keputusan dengan baik, sementara faktor eksternal meliputi situasi dan kondisi lingkungan di luar perusahaan yang akan berdampak pada pengambilan keputusan.

Bagaimana caranya mengambil keputusan secara logis dan sistematis dengan mempertimbangkan kedua faktor tersebut? Berikut adalah tahapannya:

  1. Menetapkan keputusan: Sebelum memulai, Anda harus memastikan bahwa keputusan yang diambil realistis, dapat diukur, dan dilaksanakan sesuai waktu yang ditetapkan.
  2. Mengumpulkan informasi: Anda harus mulai mengumpulkan informasi dengan melakukan penelitian primer dan sekunder. Contohnya, Anda bisa menyebar kuesioner, melalukan wawancara, atau mengumpulkan data-data eksternal yang berhubungan dengan industri Anda untuk mendukung pengambilan keputusan.
  3. Menimbang semua faktor: Luangkan waktu untuk menimbang semua faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang dikumpulkan di tahap sebelumnya. Untuk membantu Anda dalam menjabarkan informasi terkait pengambilan keputusan, Anda dapat menerapkan alat-alat khusus dalam situasi tertentu:
  • Cost-Benefit Analysis: melibatkan analisis biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh terkait pengambilan keputusan. Analisis ini akan membantu mengarahkan perusahaan untuk memilih keputusan yang memberikan manfaat maksimal dan meminimalkan biaya.
  • T-Chart: analisis komparatif untuk menimbang semua kelebihan dan kekurangan eksternal terkait pengambilan keputusan.
  • SWOT Analysis: analisis yang mempertimbangkan kelebihan dan kelemahan perusahaan, serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi saat pengambilan keputusan.
  1. Melaksanakan pengambilan keputusan: Anda harus memilih keputusan yang terbaik setelah menimbang faktor internal dan eksternal. Keputusan yang diambil harus sesuai dengan tujuan perusahaan dan membantu menyelesaikan beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan Selanjutnya, ambil tindakan atas keputusan tersebut dan pastikan Anda juga mempersiapkan back-up plan jika suatu masalah terjadi.
  2. Evaluasi setiap keputusan: Tinjau semua keputusan untuk memeriksa apakah tujuan sudah tercapai. Pertimbangkan juga terkait hal-hal yang bisa ditingkatkan untuk pengambilan keputusan di masa depan dengan mengumpulkan masukan dari anggota lainnya di perusahaan Anda.

 

Referensi
Moses, P. (2017). 7 best tools to help entrepreneurs to take decisions. Retrieved from https://medium.com/tools-for-entrepreneurs/7-best-tools-to-help-entrepreneurs-to-take-decisions-844da2445ccb
Drucker, P., F. (1967). The effective decision. Retrieved from https://hbr.org/1967/01/the-effective-decision

CYNEFIN FRAMEWORK SEBAGAI ALAT PEMBUATAN KEPUTUSAN

Tidak ada suatu proses pemecahan masalah yang bergantung pada satu pendekatan saja atau sering kali disebut sebagai “no one size fits all approach”. Suatu pendekatan pemecahan masalah yang efektif dalam satu situasi dapat terbukti tidak efektif dalam situasi lain. Jadi, tindakan pemecahan masalah yang harus diambil para pemimpin maupun bawahannya bergantung pada situasi tertentu.

Akan tetapi, bagaimana cara menentukan pendekatan yang perlu diterapkan dalam situasi tertentu? Dan bagaimana cara menghindari pembuatan keputusan yang salah? Anda dapat menerapkan CYNEFIN Framework, sebuah alat yang membantu pembuatan keputusan untuk penyelesaian masalah dengan memahami situasi yang dihadapi. CYNEFIN diambil dari kata Welsh yang artinya “tempat” atau “habitat” dan menggambarkan berbagai faktor eksternal yang memengaruhi cara kita berpikir dan mengambil keputusan.

CYNEFIN Framework menempatkan masalah ke dalam 5 situasi yang ditentukan oleh hubungan sebab-akibat, yaitu: Simple, Chaotic, Complicated, dan Complex. Dengan menilai 5 situasi tersebut, Anda dapat menentukan tindakan penyelesaian masalah yang efektif.

Berikut adalah penjelasan 5 situasi Cynefin Framework:

Simple (diketahui)

Merupakan situasi di mana akar permasalahan dapat diidentifikasi karena hubungan sebab dan akibat sudah jelas dan mudah dipahami.

Dalam situasi ini, pendekatan pengambilan keputusan Anda adalah sense, categorize, respond.  Anda harus menilai situasi dan identifikasi masalah terlebih dahulu, mengategorikan jenis masalahnya, dan kemudian mengambil tindakan penyelesaian masalah. Tindakan yang perlu diambil biasanya bergandung pada suatu proses/prosedur perusahaan.

Complicated (dapat diketahui)

Situasi dimana hubungan antara sebab dan akibat cukup jelas, tetapi tidak dapat dipahami karena masalahnya rumit. Masalah yang termasuk “rumit” ini mungkin memiliki beberapa “solusi” yang dapat diterapkan dan Anda tidak memahami cara mengatasi masalahnya.

Pendekatan pengambilan keputusan di situasi ini adalah sense, analyze, respond. Dengan kata lain, Anda perlu menilai situasi, melakukan analisis dengan melibatkan bantuan para ahli pengambilan keputusan, dan menentukan tindakan penyelesaian masalah.

Complex (tidak diketahui)

Hubungan sebab akibat tidak dapat ditentukan dalam situasi ini. Selain itu, tidak ada satu solusi yang dapat diambil untuk menyelesaikan masalah sehingga pendekatan terbaik adalah probe, sense, respond. Anda disarankan untuk tidak berusaha mengendalikan situasi yang ada, tetapi melakukan eksperimen untuk mencari pola dalam pemecahan masalah.

Pastikan Anda memberikan panduan kepada tim Anda – serangkaian aturan sederhana yang membantu tim berpikir untuk menghasilkan solusi.

Chaotic (tidak jelas)

Merupakan situasi yang tidak stabil dan memerlukan pengambilan tindakan secepatnya sehingga tidak ada waktu bereksperimen atau menyelidiki masalah.

Pendekatan pengambilan keputusan di situasi ini adalah act, sense, response. Anda perlu bertindak tegas untuk mengatasi masalah yang paling mendesak, menganalisis kestabilan masing-masing masalah, kemudian menenangkan situasi dengan membangun stabilitas dan keteraturan dalam masalah tersebut.

Disordered (tidak dapat ditentukan)

Disordered disebut sebagai situasi yang tidak dapat dikategorisasikan dalam empat situasi lainnya. Yang harus Anda lakukan jika menemukan situasi seperti disordered adalah mengumpulkan lebih banyak informasi sehingga Anda dapat mengategorisasikan situasi tersebut dan mampu mengambil tindakan pemecahan masalah yang efektif.

 

Referensi
A leader’s framework for decision making. (2007). Retrieved from https://hbr.org/2007/11/a-leaders-framework-for-decision-making
Connor, T. (2018). Know your domain – the cynefin framework. Retrieved from https://medium.com/10x-curiosity/know-your-domain-the-cynefin-framework-dc28648558f1
The cynefin framework. (2020). Retrieved from https://www.mindtools.com/pages/article/cynefin-framework.htm

JENIS-JENIS KEPUTUSAN MANAJERIAL

Keputusan yang harus diambil seorang manajer meliputi penetapan tujuan atau sasaran perusahaan yang bersifat jangka panjang dan juga keputusan kegiatan operasional sehari-hari. Berdasarkan sudut pandang tersebut, keputusan manajerial dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori, yaitu keputusan strategis, taktis dan operasional. Menerapkan strategi pengambilan keputusan yang melibatkan keputusan strategis, taktis, dan operasional akan meningkatkan keseluruhan kinerja bisnis Anda. Anda akan melihat peningkatan dalam kualitas pekerjaan karyawan, layanan konsumen, profitabilitas, dan seterusnya. Peningkatan faktor-faktor tersebut merupakan kunci meraih kesuksesan suatu bisnis.

Lalu, bagaimana cara menerapkan strategi yang melibatkan keputusan strategis, taktis, dan operasional untuk mencapai kesuksesan perusahaan? Anda harus mulai memahami tiga keputusan tersebut:

  1. Keputusan Strategis

    Keputusan strategis berkaitan dengan gambaran besar bisnis Anda.  Keputusan tersebut juga lebih fokus ke lingkungan eksternal perusahaan dan biasanya berorientasi ke masa depan. Orientasi tersebut memberikan arahan ke mana bisnis Anda harus melangkah maju.

    Keputusan strategis meliputi:

    • Bisnis apa yang sedang Anda jalani?
    • Apa visi Anda dalam bisnis ini?
    • Apa identitas bisnis Anda?
    • Apa yang Anda perjuangkan?
    • Ke mana arah bisnis Anda akan melaju?
    • Bagaimana bisnis Anda dapat bersaing?
  1. Keputusan Operasional

    Jika Anda membuat keputusan yang melibatkan proses atau prosedur seperti menentukan bagaimana kegiatan operasional perusahaan dilakukan dengan sumber daya yang tersedia, maka hal itu adalah keputusan operasional. Keputusan operasional yang diambil memastikan bahwa suatu pekerjaan akan dilakukan secara terstruktur dan sistematis.

    Keputusan operasional meliputi:

    • Bagaimana perusahaan Anda menggunakan uangnya bulan ini?
    • Bagaimana perusahaan Anda melayani pelanggan?
    • Bagaimana prosedur perusahaan Anda dalam mengirimkan pesanan?
    • Bagaimana sistem quality control dilaksanakan?
  1. Keputusan Taktis

    Keputusan taktis meliputi instruksi kerja yang diterapkan berdasarkan proses atau prosedur perusahaan. Instruksi kerja tersebut menjelaskan bagaimana suatu pekerjaan dilaksanakan, siapa yang harus melakukan hal apa, kapan harus dilakukan, dan bagaimana caranya.

 

Referensi
Chand, S. (n.d.). Retrieved from https://www.yourarticlelibrary.com/information-technology/decisions-making-strategic-tactical-and-operational-decisions-business-management/10271
Tips on strategic, tactical, and operational decision making. (2013). Retrieved from https://www.smallbusinesshq.com.au/factsheet/20305-tips-on-strategic-tactical-and-operational-decision-making.htm

KEPUTUSAN YANG EFEKTIF

Eksekutif yang efektif membuat keputusan dimulai dengan opini terlebih dahulu. Tentu saja opini ini tak lebih dari hipotesis yang belum teruji, dan karena tidak bernilai kecuali diuji terhadap kenyataan. Untuk menentukan apa saja fakta yang diperlukan untuk menguji hipotesis tersebut, diperlukan keputusan tentang kriteria relevansi terutama mengenai pengukurannya. Inilah tempat bergantung keputusan yang efektif.

Opini yang akan diuji menggunakan sebuah hipotesis yang dibuat oleh eksekutif, dengan bertanya: “Apa yang harus diketahui untuk menguji validitas hipotesis ini?” dan “Fakta-fakta apa yang seharusnya diperlukan untuk membuat pendapat ini dapat diterima?”  Untuk menguji opini terhadap kenyataan, eksekutif yang efektif membentuk kebiasaan di dalam dirinya dan orang-orang yang bekerja di sekitarnya untuk memikirkan hipotesisnya dengan tuntas dan mengungkapkan apa yang perlu dilihat, dipelajari, dan diuji.

Jenis keputusan yang dibuat oleh eksekutif bukanlah jenis yang dibuat secara baik melalui aklamasi, melainkan dari pandangan yang saling bertabrakan antar orang yang ada di dalam perusahaan. Perbedaan pendapat inilah yang membuat seorang eksekutif mengambil sebuah keputusan. Oleh karena itu, eksekutif menemukan dua cara untuk mendorong perbedaan pendapat:

  • Perbedaan pendapat adalah satu-satunya pelindung bagi pengambil keputusan agar tidak menjadi seorang “tawanan” prasangka dalam organisasi.
  • Hanya perbedaan pendapat yang dapat menyediakan alternatif bagi sebuah keputusan. Karena sebuah keputusan tanpa alternatif diistilahkan sebagai dadu yang dilempar oleh petaruh yang putus asa. Oleh karena itu, alternatif adalah suatu pijakan untuk seorang eksekutif dalam proses pembuatan keputusan.

Sebagian besar permasalahan tidak akan terselesaikan dengan sendirinya. Oleh karena itu, perlu adanya pembuatan keputusan yang efektif dengan membandingkan upaya dan risiko bertindak dan tidak bertindak. Tidak ada formula yang pasti untuk membuat keputusan yang tepat. Tetapi panduannya sangat jelas, yaitu: (1) kita bertindak apabila keuntungannya lebih besar daripada biaya dan risiko; atau (2) kita bertindak atau tidak bertindak, jangan “setengah-setengah”.

Zaman sekarang ada satu teknologi yang bisa membantu seorang eksekutif untuk membuat keputusan, teknologi ini adalah Artificial Intelligence (AI). Berikut adalah fungsi AI:

  • Memikirkan simpulan apa yang akan muncul dari asumsi tertentu yang dibuat tentang masa depan yang belum jelas.
  • Membebaskan para eksekutif senior dari banyak kesibukan dengan berbagai peristiwa di dalam organisasi yang sejauh ini telah mengurung mereka lantaran tidak adanya atau terlambatnya informasi yang dapat diandalkan.
  • Memaksa orang mengambil keputusan sehingga manajer madya berubah dari operator menjadi eksekutif yang efektif. Tanpa adanya pembuat keputusan, sistem kecerdasan pun tidak dapat beroperasi.

 

Referensi:
Drucker, P. (2006). The Effective Executive. Saint Louis: Routledge.

KEPUTUSAN YANG EFEKTIF

Eksekutif yang efektif tidak banyak membuat keputusan yang cepat. Mereka adalah orang – orang yang fokus pada hal – hal yang penting dan mencoba membuat keputusan berdasarkan tingkat pemahaman konseptual tertinggi. Mereka ingin mengetahui segala sesuatu di balik keputusan sehingga keputusan tersebut dapat dibentuk berdasarkan prinsip. Seorang eksekutif yang efektif telah mengetahui bahwa keputusan terumit merupakan kompromi antara yang benar dan yang buruk, dan mereka dapat membedakannya.

Membuat keputusan bukanlah perkara yang mudah. Suatu keputusan perlu memiliki rasionalitas, mempunyai batasan yang jelas antara baik dan buruk, serta dapat direalisasikan. Agar suatu keputusan memiliki elemen – elemen tersebut, eksekutif dan semua orang dalam organisasi perlu memahami bahwa terdapat langkah – langkah tertentu yang dapat mereka ambil untuk membuat keputusan yang efektif.

Berikut adalah beberapa langkah dalam proses pengambilan keputusan yang efektif, yaitu:

  1. Mengklasifikasikan masalah

    Empat kejadian yang merupakan klasifikasi masalah:

    • Masalah yang bersifat generik atau umum sehingga lebih berbentuk sebagai gejala.
    • Masalah yang walaupun sifatnya unik bagi suatu institusi, tetapi sebenarnya bersifat generik.
    • Masalah yang benar – benar unik yang harus dipertimbangkan lebih oleh eksekutif.
    • Masalah yang merupakan manifestasi awal dari masalah yang bersifat generik.
  1. Mendefinisikan masalah

    Mengetahui apa masalah itu sebenarnya dengan memeriksa berulang kali semua fakta serta membuang definisi yang gagal mencakup semua fakta tersebut.

  1. Menspesifikasikan jawaban terhadap masalah

    Mendefinisikan spesifikasi seperti hal – hal apa saja yang harus diselesaikan apabila keputusan sudah diambil beserta risiko atau halangan yang harus ditangani.

  1. Memutuskan apa yang benar dan bukannya apa yang dapat diterima

    Melakukan sebuah kompromi yang benar tanpa memboroskan waktu untuk mempertimbangkan apa saja yang dapat diterima.

  1. Merencanakan tindakan yang harus dilaksanakan terhadap keputusan tersebut

    Memiliki komitmen untuk merealisasikan keputusan dengan menentukan orang yang memiliki kapasitas untuk menyelesaikan keputusan tersebut serta tindakan apa yang harus dikerjakan agar pekerjaan itu dapat selesai.

  1. Menguji keabsahan dan efektivitas keputusan terhadap serangkaian kejadian nyata

    Memberi umpan balik berdasarkan data terhadap pelaksanaan yang gagal.

 

Akan tetapi, perlu diingat bahwa tantangan terbesar dalam membuat keputusan adalah implementasinya. Jika suatu keputusan tidak diwujudkan dalam bentuk kinerja, maka hal tersebut bukanlah sebuah keputusan, melainkan sebuah niat baik. Oleh karena itu, komitmen untuk bertindak sesuai keputusan harus didampingi oleh kapasitas pelaksanaannya.

Referensi:
Drucker, P. F. (2006). Classic Drucker. Boston: Harvard Business School.