Sehatnya sebuah manajemen personalia dalam sebuah perusahaan dapat dilihat dari seberapa sesuai job description dan job yang benar-benar dikerjakan oleh karyawannya. Beban tugas yang tidak sesuai—entah itu terlalu berat/ringan atau melenceng dari tanggung jawab pekerjaan sesungguhnya—akan membuat karyawan tertekan. Namun kenyataannya, manajemen sering melalaikan job description yang sudah dibuat dan mengerjakan “apa saja yang ada”. Bahkan, tidak sedikit perusahaan yang malah tidak membuat job description sama sekali. Padahal job description berfungsi mengarahkan operasional perusahaan untuk berjalan sesuai visi, misi, dan tujuan perusahaan.

1. Description of the Job Description.

   Sebuah file job description harus menyertakan data mengenai file itu sendiri. Hal ini mencakup oleh siapa job description dibuat, oleh pihak berwenang mana yang menyetujui file tersebut, dan kapan file tersebut dibuat atau resmi diberlakukan. Data ini berbicara lebih banyak mengenai teknis dokumen job descriptionnya.

2. Description of the Job.

   1. Job Title
      

      Pertimbangkanlah sebuah nama yang sesuai dengan pekerjaan yang akan dihandle. Hindari juga penggunaan kata-kata yang terlalu spesifik dan bertele-tele, seperti “Manajer Proyek Eksternal Wilayah ABC Perusahaan XYZ Produk JKL”. Titel pekerjaan seperti ini memang baik untuk membedakan satu karyawan dengan karyawan lain, namun ruang lingkup pekerjaan langsung terpotong menjadi sebuah wilayah yang sempit. Pertimbangkan kata-kata yang singkat dan umum sehingga apabila job description dirilis kepada publik untuk keperluan rekrutmen pun, masyarakat di luar perusahaan dapat mengerti posisi seperti apa yang sedang ditawarkan. Cantumkan juga assignment categorynya, contohnya seperti full time, part-time, dan intern.

   2. Objectives
      

      Penulisan tujuan pekerjaan dapat membantu karyawan untuk memahami mengapa ia ditempatkan pada posisi tersebut. Tujuan juga mendorong karyawan untuk memiliki rasa percaya diri terhadap kontribusinya dalam menyukseskan tujuan besar perusahaan.

   3. Reporting/Supervisory Relationship
      

      Kesalahan terbesar dalam pembagian tugas bisa jadi bermula pada kesalahan “dua tuan”. Ada baiknya karyawan jelas mengenai kepada siapa ia bertanggung jawab sehingga tidak terjadi miskomunikasi antara supervisor satu dengan yang lain. Terkadang “saran” dari atasan lain dapat dimiskonsepsikan dengan “suruhan” sehingga perlu diberikan batas jelas mengenai hubungan tanggung jawab dan pelaporan karyawan.

   4. Schedule & Location
      

      Dengan maraknya tren “flexible work-time”, perusahaan mengabaikan formalitas jadwal dan lokasi pekerjaan. Padahal tidak semua jenis perusahaan dapat menerapkan flexible work time. Untuk jenis-jenis pekerjaan yang mengharuskan adanya tempat dan waktu pengerjaan khusus, ada baiknya perusahaan mencantumkan detail jadwal dan lokasi pekerjaan dalam job description.

   5. Equipments
      

      Beberapa perusahaan memberikan fasilitas penuh kepada karyawan untuk menyelesaikan tanggung jawabnya. Contoh peralatan bisa dalam bentuk PC/laptop, tablet, kendaraan transportasi, dan bahkan rumah dinas. Karena itu, perusahaan perlu mencatat apa saja keperluan dan peralatan yang menjadi milik perusahaan dan harus dijaga keberadaannya oleh karyawan.

   6. Responsibilities
      

      Bagian ini adalah bagian paling penting dan paling mendasar dalam sebuah job description. Bagian ini terbagi menjadi dua, yaitu key responsibilities dan non-essential responsibilities. Bagian key responsibilities adalah tugas dan tanggung jawab utama karyawan. Dalam beberapa versi, key responsibilities juga dilengkapi dengan percentage of time, yaitu sebanyak apa waktu dan fokus yang perlu dicurahkan dalam sebuah pekerjaan spesifik tertentu. Sementara pada bagian non-essential responsibilities, cantumkan pekerjaan yang sifatnya supportive, seperti asistansi, rekap, dan lain-lain.

   7. Job Specification
      

      Bagian ini melingkupi kompetensi, prasyarat, dan pengalaman yang perlu dimiliki oleh seorang kandidat/karyawan untuk menyelesaikan rangkaian responsibilities. Semakin kompleks responsibilities, maka job factorsnya akan semakin menuntut.

   8. Performance Standards
      

      Standard performa harus ditetapkan sejak awal—apa saja yang perlu dicapai, diraih, atau ditembus oleh seorang karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Tujuan dibuatnya sebuah standar performa adalah untuk mengukur produktivitas, efektifitas, dan efisiensi karyawan. Selain itu, manajemen juga dapat menjadikan laporan standar performa sebagai acuan atau pedoman untuk promosi, demosi, dan pengembangan karyawan lebih lanjut.

Setelah memastikan seluruh poin tadi sudah tercatat, maka Anda telah memiliki sebuah dokumen job description yang akurat. Biasanya ada juga perusahaan yang membuat dua macam dokumen job description—satu untuk internal perusahaan dan satu lagi untuk eksternal. Fungsi dokumen internal adalah untuk rekap dan dokumentasi perusahaan, sementara dokumen eksternal akan disebarkan pada publik saat posisi lowong/kosong. Dokumen eksternal cenderung lebih singkat, sederhana, dan menggunakan bahasa yang general karena untuk konsumsi publik. Bagaimanapun juga, pentingnya dokumen ini akan membantu manajemen untuk menata hirearki dan sistem perusahaan dengan lebih baik.