KPI Documentation mengacu pada proses pencatatan dan pemeliharaan informasi terkait Key Performance Indicators (KPI) dalam suatu organisasi. KPI itu sendiri merupakan ukuran keberhasilan pencapaian sasaran strategis yang akan membantu organisasi melacak kemajuan (progress) dan mengevaluasi kinerja anggota organisasi. Ada berbagai elemen dalam KPI Documentation, seperti sasaran strategis beserta deskripsinya, formula perhitungan, sasaran strategis KPI, unit pengukuran, PIC dan lainnya. Proses ini sangat penting untuk memastikan keselarasan, kejelasan, konsistensi, dan pencapaian KPI yang efektif di seluruh organisasi.
Terdapat 3 fungsi KPI Documentation, yaitu:
- Memastikan pemahaman mengenai pengukuran KPI. KPI Documentation memberikan informasi yang jelas mengenai sasaran dan ruang lingkup KPI, seperti faktor yang diukur oleh KPI, mengapa itu penting, dan bagaimana KPI tersebut sejalan dengan sasaran organisasi. Adanya elemen deskripsi KPI, formula, dan unit pengukurannya akan memudahkan individu, bahkan seluruh organisasi, mengetahui bagaimana cara mereka mengukur dan mempresentasikan pencapaian target tersebut.
- Knowledge Management (KM). KM adalah proses mengidentifikasi, mengatur, menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi. KPI Documentation memberikan penjelasan terkait pentingnya KPI yang perlu dicapai oleh tim atau individu sehingga seluruh anggota memiliki persepsi yang sama terkait KPI tersebut. Manual KPI yang diturunkan dari level eksekutif ke level manajerial juga menjadi salah satu hal yang mendukung pembangunan KM karena eksekutif perlu memberikan penjelasan yang tepat agar manajer dapat mendorong staf untuk mendukung pencapaian KPI tersebut.
- Memfasilitasi komunikasi. KPI Documentation memainkan peran penting dalam memfasilitasi komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi. Proses ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama (on the same page) tentang sasaran strategis, metrik kinerja, dan target organisasi sehingga semua orang bekerja ke arah yang sama. KPI yang terdokumentasi juga memberikan kejelasan mengenai apa yang diukur, hasil kerja yang diinginkan, serta bagaimana cara mengukurnya. Kejelasan ini mendorong komunikasi yang terbuka dan transparan, meminimalkan kesalahpahaman, serta meningkatkan kepercayaan.
Pada dasarnya, KPI Documentation berfungsi untuk menyediakan pendekatan terstruktur serta mengomunikasikan standar kinerja individu maupun tim dalam suatu organisasi. Selain tiga fungsi di atas, KPI Documentation juga memengaruhi aspek lain, seperti pengambilan keputusan berbasis data, pembelajaran berkelanjutan, serta pelatihan dan pengembangan yang relevan, terkait dengan KPI tersebut.
Referensi:
- https://blog.hurree.co/6-benefits-of-kpi-reporting
- https://ibimapublishing.com/articles/JOKM/2017/733562/733562.pdf
- https://www.staceybarr.com/measure-up/3-reasons-for-documenting-your-kpi-process/
- https://www.pexels.com/photo/person-choosing-document-in-folder-4792285/
