Membuat catatan wawancara adalah langkah pertama dalam mendokumentasikan wawancara dari segi kualifikasi kandidat. Catatan wawancara dibutuhkan oleh pewawancara karena adanya keterbatasan dalam mengingat semua kualifikasi setiap kandidat. Dengan membuat catatan, pewawancara dapat menilai, membedakan, dan memilih kandidat terbaik untuk setiap posisi.
Tips untuk membuat catatan wawancara yang efektif:
- Singkat dan ringkas, artinya catatan wawancara tidak perlu panjang dan harus fokus pada faktor-faktor kunci yang terkait dengan kualifikasi kandidat.
- Mudah dipahami, artinya catatan wawancara harus dapat mudah dipahami oleh anggota tim lain yang terlibat dalam keputusan perekrutan.
- Catatan wawancara harus relevan dengan posisi yang dilamar dan mencantumkan kualifikasi kandidat untuk posisi tersebut. Jika pewawancara mendokumentasikan informasi yang tidak dapat digunakan dalam pengambilan keputusan perekrutan, catatan tersebut bisa dianggap tidak relevan.
Berikut beberapa cara untuk melakukan pencatatan wawancara:
Membuat daftar pertanyaan
Sebelum melakukan wawancara, biasanya pewawancara akan mempersiapkan beberapa daftar pertanyaan umum atau pertanyaan khusus terkait dengan profil kandidat untuk mengetahui apakah profil kandidat sesuai dengan posisi yang sedang dicari.
Mencatat poin penting dari jawaban kandidat
Pewawancara cukup mencatat poin penting dari jawaban kandidat atas pertanyaan yang diberikan sebagai catatan untuk membedakan dan mengelompokkan kandidat.
Membuat catatan observasi selama wawancara berlangsung
Pewawancara dapat mencatat beberapa hal mengenai perilaku dan bahasa tubuh kandidat yang menggambarkan kepercayaan diri atau karakteristik kandidat. Apakah kandidat merasa tidak percaya diri atau over – confident atas kemampuan dan keterampilannya. Bahasa tubuh kandidat saat menjawab pertanyaan juga dapat mencerminkan karakternya.
Dalam proses rekrutmen, membuat catatan wawancara merupakan kegiatan yang lebih efektif daripada hanya mendengarkan informasi yang diberikan kandidat, lalu melupakannya. Catatan wawancara akan membantu pewawancara untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan informasi dalam mengutip atau mengingat sesuatu.
(BACA JUGA: TINDAKAN LANGSUNG SETELAH WAWANCARA)
Referensi:
https://eddy.com/hr-encyclopedia/interview-note-taking/
https://otter.ai/blog/good-interview-notes
https://work.chron.com/notes-during-employee-interview-7076.html
