Training Need Analysis (TNA) atau analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu langkah yang dilakukan sebelum melakukan pelatihan dan merupakan bagian terpadu dalam merancang pelatihan untuk memperoleh gambaran komprehensif tentang materi, alokasi waktu tiap materi, dan strategi pembelajaran yang sebaiknya diterapkan dalam penyelenggaraan pelatihan agar pelatihan bermanfaat bagi peserta pelatihan. Dari analisis ini akan diketahui pelatihan apa saja yang relevan bagi suatu organisasi pada saat ini dan juga di masa yang akan datang. Organisasi tidak dapat menentukan pelatihan begitu saja tanpa menganalisis dahulu kebutuhan dan tujuan apa yang ingin dicapai. Penilaian kebutuhan merupakan road map untuk mencapai tujuan organisasi.
Fungsi Training Need Analysis :
- Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja.
- Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context.
- Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional.
- Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan.
- Memberi data untuk keperluan perencanaan.
Tahapan Training Needs Analysis
- Analisis organisasi
Salah satu aspek dalam menentukan kebutuhan pelatihan dalam perusahaan adalah analisis organisasi perusahaan.
Perusahaan perlu mempertimbangkan strategi perusahaan/strategy map sebelum memilih pelatihan sebagai solusi terhadap tantangan yang dihadapi perusahaan. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia perusahaan ini adalah dengan memberikan pelatihan bagi karyawan yang tentu saja harus sesuai dengan strategi perusahaan. Perusahaan sudah menetapkan strategi dan karyawan-karyawan diberi pelatihan untuk mendukung strategi perusahaan tersebut.
Misal: perusahaan menjalankan strategi peningkatan kepuasan pelanggan untuk mempertahankan pelanggannya. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, maka karyawan yang berhubungan langsung dengan pelanggan perlu dilatih bagaimana melayani pelanggan dengan ramah dan sesuai kebutuhan pelanggan.
- Analisis tugas
Analisis tugas mengidentifikasi pelatihan apa saja yang harus diberikan kepada karyawan terkait dengan masalah pada operasional perusahaan. Tujuan analisis ini adalah mengetahui tentang tugas yang harus dilakukan karyawan, penentuan standar kinerja untuk suatu pekerjaan, penentuan pengetahuan, kemampuan dan perilaku yang diperlukan dalam suatu pekerjaan.
Sebagai contoh: untuk mengoperasikan sistem komputer atau mesin bagi pekerja baru dia harus mengetahui tata cara mengoperasikannya dengan benar.
- Analisis individu
Analisis individu mengidentifikasi siapa atau karyawan mana yang membutuhkan pelatihan dan pelatihan apa saja yang perlu diberikan yang juga terkait dengan masalah pada operasional perusahaan.
Sebagai contoh: pada saat perusahaan melihat kinerja yang rendah atau sering melakukan kesalahan kerja dari staf-stafnya. Di sini berarti ada gap antara kinerja yang diharapkan oleh perusahaan dan juga kinerja yang dihasilkan oleh staf tersebut. Perusahaan perlu memberikan pelatihan secara maksimal agar kinerja staf tersebut meningkat dan mengurangi kesalahan kerja.
Masalah pada operasional perusahaan ini dapat diatasi dengan metode 5 Why untuk mengeksplorasi penyebab/ efek hubungan yang mendasari sehingga ditemukan akar masalah yang sesungguhnya.
Dengan menerapkan tahapan Training Need Analysis di atas, maka pimpinan dan jajaran manajemen dapat memberikan pelatihan dan pengembangan kepada pekerja atau karyawan untuk meningkatkan kompetensi mereka, sekaligus mampu menghasilkan SDM yang berkualitas untuk kemajuan perusahaan.
