Strategic Management - Samahita Wirotama

Stages of Strategic Management

Strategic management merupakan serangkaian keputusan dan tindakan yang menghasilkan perumusan dan implementasi rencana yang dirancang untuk mencapai sasaran Perusahaan (Pearce II & Robinson, 2010). Strategic management memberikan arah yang jelas karena membantu organisasi menentukan tujuan dan sasaran jangka panjangnya, memandu pengambilan keputusan yang relevan, dan alokasi sumber daya yang efektif. Secara keseluruhan, Strategic management adalah proses dinamis dan berulang yang membantu organisasi berkembang dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan kompetitif. Ini adalah alat yang akan mendukung organisasi untuk mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan, mempertahankan keunggulan kompetitif, dan memenuhi visi dan misi organisasi.

Berikut tiga tahap dalam mengimplementasi strategic management:

Strategy Formulation: Tahap perumusan strategi adalah fase kunci pertama proses strategic management. Pada tahap ini, organisasi mengidentifikasi dan mengembangkan strateginya untuk mencapai tujuan dan sasaran jangka panjangnya. Perumusan strategi melibatkan, analisis lingkungan internal dan eksternal organisasi sertamenghasilkan berbagai opsi strategis untuk menentukan tindakan terbaik. Tahap perumusan strategi berfungsi sebagai proses pembuatan keputusan yang mengarah pada kesuksesan jangka panjang organisasi. Ini membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang kemampuan internal organisasi, lingkungan eksternal, dan keselarasan dengan visi dan misinya.
Strategy Execution: Eksekusi strategi adalah proses penerapan/implementasi strategi yang dipilih dan rencana tindakan yang dikembangkan selama tahap perumusan strategi. Organisasi mulai menerjemahkan tujuan dan sasaran strategis ke dalam tindakan, inisiatif, dan proyek tertentu, kemudian secara efektif dan efisien mengelola upaya ini di seluruh organisasi. Eksekusi strategi yang sukses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan dan mewujudkan visi organisasi. Eksekusi strategi yang efektif membutuhkan kepemimpinan yang kuat, komunikasi yang jelas, kolaborasi, serta pemantauan dan evaluasi yang berkelanjutan. Ini adalah proses yang krusial, dinamis, dan berulang, yang menuntut komitmen dan ketekunan oleh semua tingkatan organisasi.
Strategy Evaluation: Evaluasi adalah fase akhir, namun tidak kalah penting dengan proses manajemen strategis lainnya. Organisasi harus menilai efektivitas strategi yang diterapkan dan menentukan sejauh mana mereka telah mencapai hasil dan tujuan yang diinginkan. Evaluasi strategi bertujuan untuk mengidentifikasi apakah organisasi mencapai tujuan strategisnya dan apakah perlu ada penyesuaian untuk memastikan kesuksesan yang berkelanjutan. Evaluasi ini memberikan umpan balik yang berharga bagi organisasi, memandu pengambilan keputusan dan perencanaan strategis di masa kini dan depan. Evaluasi strategi yang teratur dan komprehensif menjadi krusial untuk kepastian pertumbuhan dan kesuksesan yang berkelanjutan dalam lanskap bisnis yang terus berkembang.

Referensi:

https://www.coursera.org/articles/strategic-management

https://asana.com/resources/strategic-management-stages

https://miro.com/blog/strategic-management-process/

What is Strategic Management?

Menurut Michael E. Porter (1996), strategi adalah penciptaan posisi yang unik, bernilai, dan melibatkan serangkaian aktivitas yang berbeda. Strategi memerlukan pemikiran tentang masa depan dan tindakan yang efektif untuk mewujudkannya. Strategic Management merupakan proses menetapkan tujuan, analisis lingkungan internal dan eksternal organisasi, dan mengembangkan rencana untuk mencapai tujuan sehingga organisasi dapat mencapai cita-cita luhurnya dalam lanskap bisnis yang dinamis dan kompetitif.

Proses mengelola strategi, mulai dari formulasi, eksekusi dan evaluasi ini dinamakan strategic management, yaitu proses yang berkelanjutan dan dinamis yang membutuhkan penilaian dan adaptasi terus menerus terhadap perubahan lingkungan bisnis. Strategic management yang efektif dapat memberikan keunggulan kompetitif dan mengarah pada pertumbuhan dan kesuksesan yang berkelanjutan bagi organisasi. Tidak heran bahwa strategic management sering diinisiasi oleh manajemen puncak karena sifatnya yang berjangka panjang dan krusial.

Bila strategic management dikerucutkan dalam satu kata, maka ada tiga kata yang mewakili proses strategic management:

Analysis: Strategi melibatkan proses penilaian yang sistematis dalam menilai lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk memahami posisi, kemampuan, dan lanskap kompetitif saat ini. Tujuan analisis strategi adalah untuk mengumpulkan wawasan yang memandu pengembangan, pemilihan, dan penerapan strategi yang efektif. Analisis strategi akan memimpin perumusan dan adaptasi strategi dari waktu ke waktu. Dengan memahami secara menyeluruh konteks internal dan eksternal organisasi, pengambil keputusan dapat membuat pilihan berdasarkan informasi yang mengarah pada keunggulan kompetitif dan kesuksesan jangka panjang.
Decision: Decision atau keputusan yang dimaksudkan dalam strategi berkaitan dengan arah dan tujuan organisasi, serta bagaimana cara mencapainya. Dalam manajemen strategis, keputusan merupakan hal terpenting dalam strategic management karena keputusan ini memiliki dampak yang signifikan dan progresif terhadap keberhasilan keseluruhan dan masa depan organisasi. Keputusan soal strategimembutuhkan analisis dan pertimbangan yang cermat. Untuk menghasilkan analisis yang tepat, organisasi sering kali melibatkan masukan berbagai pemangku kepentingan, seperti eksekutif, anggota dewan, karyawan, dan terkadang konsultan atau penasehat eksternal. Ketidakmampuan dalam membuat keputusan sering membuat organisasi dalam kondisi tidak berdaya dan lambat dalam mengantisipasi perubahan.
Action: Action atau tindakan berbicara mengenai bagaimana kita mengeksekusi semua keputusan strategis yang sudah dibuat. Tindakan strategis ini membuat organisasi dapat mencapai atau mempertahankan keunggulan kompetitif, menjaga kelangsungan hidup organisasi, dan memanfaatkan aspek internal dan eksternal organisasi untuk menempatkan organisasi pada posisi yang lebih baik daripada kompetitornya. Dalam strategic management, action mengacu pada implementasi langkah dan inisiatif spesifik dalam mencapai tujuan jangka panjangnya. Ini adalah langkah praktis dan nyata yang menerjemahkan strategic decision menjadi kenyataan. Tindakan ini diwujudkan di berbagai tingkat organisasi dan melibatkan berbagai departemen dan individu yang bekerja sama untuk melaksanakan strategi secara efektif. Action membutuhkan kepemimpinan, perencanaan, komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi yang efektif di seluruh organisasi.

Referensi:

https://hbr.org/1996/11/what-is-strategy

https://www.investopedia.com/terms/s/strategic-management.asp

https://www.techtarget.com/searchcio/definition/strategic-management

https://www.managementstudyguide.com/strategic-management-process.htm

Strategic Leadership Characteristics

Strategic leadership merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan organisasi dalam mencapai visi atau sasaran strategisnya. Strategic leadership merupakan kemampuan pemimpin untuk merancang dan melaksanakan rencana jangka panjang yang sejalan dengan tujuan dan sasaran organisasi. Untuk memiliki strategic leadership, pemimpin perlu mengembangkan beberapa kemampuan untuk mendukung mereka dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

Berikut beberapa karakteristik strategic leadership:

Visionary thinking: Strategic leadership mendorong pemimpin memiliki pola pikir maju dan kemampuan untuk membayangkan arah masa depan organisasi. Ini juga membantu pemimpin untukmengembangkan sasaran yang aspirasional sehingga mampu meyakinkan, menginspirasi, dan memotivasi karyawan untuk bekerja menuju sasaran tersebut.
Long-term planning: Pemimpin perlu terlibat dalam menetapkan sasaranstrategis, merumuskan strategi, serta menentukan tindakan dan inisiatif yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut tersebut. Strategic leadership mendorong pemimpin untuk melakukan perencanaan dengan menilai faktor internal dan eksternal, melakukan analisis pasar, serta mengidentifikasi peluang dan risiko untuk mengembangkan strategi yang efektif.
Decision-making: Pemimpin perlu membuat keputusan berdasarkan data, analisis, dan pemikiran kritis untuk mempertimbangkan potensi risiko serta keuntungan atas pilihan yang berbeda sehingga keputusan yang diambil dapat memaksimalkan nilai jangka panjang.
Adaptability: Kemampuan beradaptasi adalah komponen penting strategic leadership. Pemimpin perlu memiliki kemampuan untuk mengantisipasi dan menanggapi perubahan lingkungan eksternal, tren industri, serta peluang dan tantangan yang muncul sehingga strategi yang dibuat relevan.
Collaboration: Pemimpin perlu meningkatkan kolaborasi dengan karyawan atau tim sehingga keputusan yang diambil efektif dan relevan. Membangun kolaborasi juga membantu memastikan setiap karyawan memiliki arah dan pemahaman yang sama mengenai sasaran strategis yang ditetapkan.
Risk management: Manajemen risiko sangat penting dalam strategic leadership karena memungkinkan para pemimpin untuk mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi risiko yang dapat berdampak pada sasaran strategis organisasi. Dengan mengelola risiko secara proaktif, pemimpin dapat membuat keputusan berdasarkan informasi, mengembangkan strategi mitigasi risiko yang efektif, mempromosikan budaya sadar risiko, dan memanfaatkan peluang untuk kesuksesan jangka panjang organisasi.
Ethical leadership: Pemimpin perlu bekerja dengan integritas dan menjunjung tinggi standar etika dalam perilaku mereka. Mereka menyelaraskan sasaran strategis organisasi dengan nilai-nilainya. Pemimpin akan memastikan bahwa tindakan dan inisiatif dilakukan secara etis dan bertanggung jawab.
Continuous learning: Pemimpin perlu menyadari pentingnya memperoleh serta mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan perspektif baru untuk menavigasi lingkungan bisnis yang kompleks dan selalu berubah.

Referensi:

https://hbr.org/2013/01/strategic-leadership-the-esssential-skills

https://www.techtarget.com/searchcio/definition/strategic-leadership

Faktor Eksternal dan Internal dalam SWOT Analysis

Analisis SWOT adalah alat perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threat (ancaman) suatu organisasi atau proyek. Ini memberikan kerangka terstruktur untuk menilai faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan. Analisis SWOT umumnya digunakan untuk menginspirasi perumusan strategi, pengambilan keputusan, dan penetapan tujuan. Analisis SWOT memberikan gambaran menyeluruh tentang situasi organisasi saat ini sehingga pengambil keputusan dapat mengidentifikasi area perbaikan, memanfaatkan kekuatan, dan mengatasi tantangan secara proaktif. Analisis SWOT berfungsi sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis dan pengambilan keputusan di berbagai industri dan sektor.

Pada dasarnya, SWOT Analysis terbagi atas dua komponen, yaitu analisis eksternal dan internal.

Analisis Eksternal

Analisis eksternal melibatkan penilaian lingkungan eksternal di mana organisasi beroperasi. Ini mencakup faktor-faktor yang berada di luar kendali organisasi tetapi dapat berdampak signifikan terhadap kinerjanya. Analisis eksternal mempertimbangkan peluang dan ancaman.

Opportunities (O): Ini adalah kondisi atau situasi eksternal yang positif dan berpotensi dimanfaatkan organisasi untuk keuntungannya. Peluang dapat muncul dari perubahan pasar, tren industri, kemajuan teknologi, pergeseran perilaku konsumen, atau kesenjangan dalam persaingan.
Threat (T): Ancaman adalah faktor eksternal yang dapat berdampak negatif terhadap kinerja organisasi, seperti tekanan persaingan, kemerosotan ekonomi, perubahan peraturan, gangguan teknologi, atau tantangan lain yang perlu ditangani oleh organisasi untuk mengurangi potensi risiko.

Analisis Internal

Analisis internal berfokus pada evaluasi kekuatan dan kelemahan internal organisasi. Ini adalah faktor-faktor yang berada dalam kendali organisasi dan dapat mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai tujuannya.

Strengths (S): Kekuatan adalah atribut internal, sumber daya, dan kemampuan yang memberi organisasi keunggulan kompetitif atau membedakannya dari pesaing. Ini dapat mencakup reputasi merek yang kuat, tenaga kerja yang terampil, produk inovatif, proses yang efisien, dan kinerja keuangan yang kuat.
Weakness (W): Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan internal yang menghambat kinerja atau daya saing organisasi. Ini bisa termasuk teknologi usang, kurangnya keahlian, layanan pelanggan yang buruk, proses yang tidak efisien, atau area lain yang perlu diperbaiki.

Kombinasi analisis eksternal dan internal memungkinkan organisasi membuat SWOT Matrix yang komprehensif. Dengan menganalisis interaksi antara faktor-faktor ini, organisasi dapat mengembangkan strategi yang memanfaatkan kekuatan untuk mengeksploitasi peluang, mengatasi kelemahan agar mengatasi ancaman, dan mencapai tujuan strategisnya. Misalnya:

Memanfaatkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang (strategi SO)
Mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang (strategi WO)
Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman (strategi ST)
Mengatasi kelemahan untuk mengurangi ancaman (strategi WT)

Dengan melakukan analisis eksternal dan internal melalui Analisis SWOT, organisasi memperoleh pandangan holistik tentang situasi mereka saat ini dan dapat mengembangkan strategi yang disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan unik mereka sambil mempertimbangkan faktor eksternal yang memengaruhi industri dan pasar mereka. Analisis SWOT sering dipandang usang (karena mereka mungkin sudah bosan menggunakannya), namun alat ini masih efektif sampai hari ini dan logika alat ini masih relevan sampai hari ini.

Referensi:

https://www.investopedia.com/terms/s/swot.asp

https://asana.com/resources/swot-analysis

https://pestleanalysis.com/internal-and-external-analysis-in-strategic-management/

SWOT Analysis vs Blue Ocean Strategy

SWOT Analysis dan Blue Ocean Strategy merupakan alat strategic management, tetapi keduanya memiliki tujuan dan pendekatan yang berbeda untuk memandu keputusan strategis organisasi. SWOT Analysis adalah alat perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada di lingkungan organisasi, proyek, produk, atau bahkan individu. Ini memberikan kerangka kerja terstruktur untuk menilai situasi saat ini dan membuat keputusan berdasarkan informasi tentang tindakan di masa depan. Blue Ocean Strategy adalah kerangka kerja yang menawarkan pendekatan sistematis bagi organisasi untuk melepaskan diri dari persaingan ketat di pasar yang ada (samudra merah) dan menciptakan ruang pasar baru yang belum dimanfaatkan (samudra biru) sehingga mereka dapat beroperasi dengan sedikit atau tanpa persaingan langsung.

Berikut perbandingan keduanya:

SWOT Analysis

SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats. SWOT Analysis adalah kerangka kerja terstruktur untuk mengevaluasi situasi organisasi saat ini dengan menilai faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman). SWOT Analysis membantu organisasi mengidentifikasi area di mana mereka unggul, area yang membutuhkan peningkatan, peluang potensial, dan tantangan potensial.

Key Future:

Fokus: analisis keadaan organisasi saat ini dan faktor-faktor yang mempengaruhinya, dengan penekanan pada situasi saat ini.
Komponen: mengidentifikasi dan mengkategorikan kekuatan dan kelemahan internal, serta peluang dan ancaman eksternal.
Tujuan: digunakan untuk mendapatkan wawasan tentang posisi kompetitif organisasi, menginformasikan pengambilan keputusan strategis, dan mengidentifikasi area untuk perbaikan atau pengoptimalan.
Opsi Strategis: analisis ini membantu menghasilkan opsi strategis berdasarkan peningkatan kekuatan, mengatasi kelemahan, mengeksploitasi peluang, dan mengurangi ancaman, atau memadukan keempat dimensi ini dalam sebuah matriks.

Blue Ocean Strategy

Blue Ocean Strategy adalah kerangka kerja strategis yang menekankan penciptaan ruang pasar yang tidak terbantahkan, di mana perusahaan dapat beroperasi dengan sedikit atau tanpa persaingan langsung. Ini bertujuan untuk mengalihkan fokus bersaing dalam pasar yang sudah ada (samudra merah) menjadi penciptaan ruang pasar baru (samudera biru) dengan menawarkan proposisi nilai yang unik kepada pelanggan.

Key Future:

Fokus: penciptaan ruang pasar baru dan proposisi nilai inovatif.
Komponen: mengidentifikasi dan mengembangkan peluang baru dengan mendefinisikan kembali batasan pasar, berfokus pada kebutuhan pelanggan, dan menawarkan nilai unik yang membedakan organisasi.
Tujuan: organisasi dapat memperluas pasar dan meniadakan persaingan.
Opsi Strategis: strategi berfokus pada penciptaan produk atau layanan baru yang memenuhi kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi dan memungkinkan organisasi untuk membedakan diri atas pesaing.

Meskipun SWOT Analysis dan Blue Ocean Strategy merupakan alat strategis, keduanya memiliki ruang lingkup dan tujuan yang berbeda. Analisis SWOT memberikan penilaian komprehensif tentang keadaan organisasi saat ini dan membantu mengidentifikasi area untuk peningkatan dan pengoptimalan. Di sisi lain, Blue Ocean Strategy berfokus pada menciptakan ruang pasar baru dan proposisi nilai inovatif yang mendefinisikan kembali batas-batas industri.

Referensi:

https://www.investopedia.com/terms/s/swot.asp

https://www.blueoceanstrategy.com/what-is-blue-ocean-strategy/

https://www.clearpointstrategy.com/blog/blue-ocean-strategy

What is Innovation?

Inovasi mengacu pada proses menciptakan dan menerapkan ide baru pada produk, layanan, proses, atau model bisnis yang menghasilkan peningkatan signifikan, penciptaan nilai, atau perubahan positif untuk pertumbuhan bisnis. Inovasi mendorong organisasi menyusun konsep-konsep besar untuk menjawab kebutuhan di masa depan. Saat ini, inovasi merupakan salah satu prioritas organisasi untuk mengembangkan bisnis dan membangun keunggulan kompetitif. Menurut McKinsey, lebih dari 80% eksekutif mengatakan bahwa inovasi adalah salah satu dari tiga prioritas utama mereka, namun kurang dari 10% yang melaporkan puas dengan inovasi organisasi.

Inovasi sangat berkaitan dengan pertumbuhan dan keberhasilan bisnis. McKinsey menemukan bahwa organisasi yang melakukan inovasi mendapat keuntungan 2,4 kali lebih tinggi daripada organisasi yang tidak melakukan inovasi. Selain keuntungan, inovasi juga membantu organisasi untuk membangun keunggulan kompetitifnya, meningkatkan fleksibilitas bisnis dalam lingkungan yang terus berubah, serta mendorong organisasi untuk terus mengikuti tren dan perkembangan teknologi.

Untuk melakukan inovasi yang luar biasa, organisasi perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

Kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi (“siapa”): Siapa target bisnis organisasi dan masalah atau kebutuhan apa yang mereka alami?
Solusi (“apa”): Apa solusi yang tepat untuk menjawab kebutuhan dan masalah pelanggan?
Aksi (“bagaimana”): Bagaimana cara organisasi menciptakan nilai untuk pelanggan? Model bisnis apa yang akan digunakan?

Setelah itu, organisasi perlu melewati berbagai tahap untuk merencanakan dan merealisasikan inovasi. Berikut proses dalam melakukan inovasi:

Menganalisis kondisi lingkungan
- Mengidentifikasi target pasar, proposisi nilai, model pendapatan, struktur biaya, dan potensi laba atas investasi.
- Menganalisis menyeluruh tentang dinamika pasar, persaingan, risiko, dan kebutuhan sumber daya.
Mengumpulkan ide
- Mencari masukan dari karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.
- Gunakan teknik seperti brainstorming atau mind mapping untuk menghasilkan berbagai ide.
Menyaring ide
- Mengevaluasi dan memprioritaskan ide berdasarkan potensi pasar, keselarasan dengan sasaran strategis, dan sumber daya yang tersedia.
- Menilai kecocokan ide dengan kemampuan organisasi, persaingan, dan kebutuhan pasar.
- Hilangkan ide-ide yang tidak sejalan dengan sasaran strategis atau kurang layak.
Mengembangkan konsep
- Mewujudkan ide-ide yang dipilih menjadi konsep yang lebih rinci.
- Melakukan riset pasar dan analisis kelayakan untuk memastikan potensi konsep.
Mengembangkan prototype dan pengujian
- Bangun prototype atau minimum viable product (MVP) untuk menguji kelayakan konsep.
- Melakukan pengujian untuk pengguna dan kumpulkan umpan balik untuk menyempurnakan prototype.
- Mengulangi prototype berdasarkan wawasan pengguna dan sesuaikan konsepnya.
Implementasi
- Mengembangkan rencana implementasi, termasuk alokasi sumber daya, jadwal, dan kolaborasi atau kemitraan yang diperlukan.
- Mendapatkan persetujuan, pendanaan, dan sumber daya yang diperlukan untuk memulai inovasi.
- Menjalankan perubahan.
- Memantau dan mengevaluasi kinerja inovasi.
- Melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.
Evaluasi
- Terus memantau dan mengevaluasi dampak inovasi, kinerja, dan umpan balik pelanggan.
- Menumbuhkan budaya continuous improvement dengan terus mengevaluasi dan membuat penyesuaian untuk lebih meningkatkan inovasi.

Referensi:

https://www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-explainers/what-is-innovation

https://online.hbs.edu/blog/post/importance-of-innovation-in-business

https://learnenglish.britishcouncil.org/skills/reading/b1-reading/innovation-business

Tips Mengembangkan Continuous Improvement

Karyawan merupakan inti sebuah bisnis sehingga penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki kinerja yang maksimal, namun tidak dapat dipungkiri bahwa mereka akan melakukan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugasnya. Fenomena ini merupakan salah satu alasan bagi organisasi untuk mengimplementasi continuous improvement, yaitu kerangka kerja yang mendorong pertumbuhan serta perkembangan organisasi melalui perbaikan-perbaikan kecil namun bertahap. Dengan kerangka kerja ini, karyawan diharapkan terus berkembang setiap harinya. Dalam penerapannya, continuous improvement juga menumbuhkan budaya peduli, kreatif, dan inisiatif.

Berikut beberapa tips untuk mengembangkan continuous improvement:

Mempromosikan budaya pembelajaran dan tindakan
Dorong karyawan di semua tingkatan untuk mencari pengetahuan baru, mengembangkan keterampilan mereka, dan terus mengikuti tren industri. Organisasi juga perlu menyediakan sumber daya seperti pelatihan dan pengembangan untuk mendukung continuous improvement. Semua proses pembelajaran tidak boleh hanya dalam bentuk pemikiran saja, tetapi juga tindakan yang diwujudkan dalam inisiatif continuous improvement.
Menggunakan sistem reward
Continuous improvement mendorong karyawan untuk terus melakukan perbaikan-perbaikan agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama di masa depan sehingga organisasi dapat menggunakan sistem reward and punishment untuk mendukung hal tersebut. Berikan reward kepada karyawan yang berhasil meningkatkan kinerjanya dan buat perlombaan (bila perlu) untuk memacu inisiatif continuous improvement.
Mengevaluasi kinerja karyawan
Mungkin sudah saatnya kita menilai kinerja karyawan, tidak hanya berbasis pada pekerjaan atau posisi mereka saja, tetapi juga apa inisiatif mereka untuk membuat lingkungan pekerjaan menjadi lebih baik lagi. Saya pikir ini menimbulkan semangat di kalangan manajemen puncak dan juga level menengah atau bawah, asal dikelola dengan baik dan diberikan penguatan (reinforcement) yang relevan.
Memberikan umpan balik
Setelah melakukan evaluasi, kita dapat memberikan umpan balik yang membangun kepada karyawan berupa saran, kritik, teguran, serta apresiasi terhadap kinerja karyawan sehingga mereka dapat melakukan evaluasi diri dan berusaha meningkatkannya continuous improvement di kemudian hari. Pemberian umpan balik negatif juga perlu diimbangi dengan umpan balik positif sehingga karyawan merasa lebih dihargai dan termotivasi untuk memperbaiki diri.

Referensi:
https://www.betterup.com/blog/continuous-improvement#:~:text=Continuous%20improvement%20helps%20you%20stay,if%20they’re%20worth%20pursuing.
https://www.simplybusiness.co.uk/knowledge/articles/2022/06/what-is-continuous-improvement/

Latar Belakang Continuous Improvement

Continuous improvement adalah kerangka kerja yang mendorong organisasi untuk melakukan perbaikan dan pengembangan secara terus menerus dengan menganalisis kesalahan serta masalah pada lingkungan bisnis secara berkala agar kesalahan tersebut tidak diulangi di masa depan. Identifikasi Ini dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti meminta umpan balik karyawan, umpan balik pelanggan, analisis data, pembandingan, dan evaluasi proses. Setelah itu, organisasi dapat menyusun strategi perbaikan yang tepat untuk mengatasi masalah yang ada. Jadi, organisasi perlu melakukan perubahan – perubahan kecil, namun dilakukan secara berkelanjutan sehingga terjadi pertumbuhan yang bertahap. Untuk mendukung continuous improvement, organisasi perlu membangun budaya yang merangkul perubahan dan komitmen setiap pemangku kepentingan agar bekerja dengan lebih baik dari hari ke hari.

Bahan bakar utama dalam continuous improvement adalah masalah yang perlu diselesaikan. Terdapat dua faktor yang melatarbelakangi masalah yang timbul di organisasi: faktor eskternal (Voice of Customer) dan faktor internal (Voice of Business):

Voice of Customer (VoC). VoC adalah istilah yang sering digunakan dalam bisnis untuk menekankan pentingnya memahami dan menyelaraskan perspektif pelanggan dalam pengambilan keputusan serta pengembangan strategi. Untuk menilai masalah yang timbul pada pelanggan, organisasi perlu mengumpulkan dan menganalisis informasi umpan balik mengenai pengalaman, keluhan, kebutuhan, dan harapan mereka terhadap produk. Pendekatan VoC bertujuan untuk mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif langsung dari pelanggan untuk mendapatkan wawasan tentang persepsi, opini, dan kritik mereka. Umpan balik ini dapat diperoleh melalui berbagai saluran, seperti survei, wawancara, media sosial, dan ulasan pelanggan. VOC adalah bahan bakar utama bahkan dalam proses continuous improvement.
Voice of Business (VoB). VoB mengacu pada perspektif, wawasan, dan prioritas organisasi itu sendiri. Ini mencakup sudut pandang internal, tujuan, dan strategi bisnis yang mendorong pengambilan keputusan strategis. Sementara VoC berfokus pada umpan balik pelanggan, VoB berpusat pada umpan balik pemangku kepentingan internal dalam organisasi. Faktor ini dapat mencakup sistem kerja, budaya, manajemen organisasi, dan lainnya. Pendekatan ini dapat dilakukan dengan melakukan beberapa pendekatan pengumpulan data, misal survei, diskusi kelompok yang terfokus, atau pengamatan langsung kepada seluruh dinamika pemangku kepentingan mengenai kepuasan, kebutuhan, hambatan, dan saran mereka terhadap manajemen organisasi. Dengan adanya pengumpulan data ini, organisasi dapat menetapkan prioritas dan penyelesaikan masalah internal yang tepat untuk menghasilkan perbaikan yang berkelanjutan.

Referensi: https://www.qualtrics.com/experience-management/customer/what-is-voice-of-customer/#:~:text=Voice%20of%20the%20Customer%20(VoC)%20is%20a%20term%20that%20describes,for%20your%20products%20or%20services. https://www.projectmanagement.com/contentPages/wiki.cfm?ID=238047&thisPageURL=/wikis/238047/voice-of-the-business#_=_

6 Kesalahan Umum dalam Analisis SWOT

Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat) merupakan sebuah kerangka kerja yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) yang memengaruhi organisasi dan bisnis. Meskipun terlihat sederhana, Analisis SWOT merupakan langkah yang krusial untuk menyusun strategi dan menetapkan objective sehingga organisasi memiliki perspektif yang lengkap dan berimbang tentang dirinya dan bagaimana harus bersikap (membuat strategi).

Berikut beberapa kesalahan umum dalam analisis SWOT:

Salah mengasumsikan aspek SWOT. Beberapa organisasi mungkin salah menafsirkan aspek yang akan dianalisis, contohnya aspek yang seharusnya merupakan ancaman (Threat) dianggap sebagai peluang (Opportunity). Kesalahan ini menyebabkan organisasi menyusun strategi yang tidak relevan dengan kebutuhannya dan pada akhirnya objective yang ditetapkan juga tidak efektif. Kesalahan macam ini bisa diantisipasi dengan pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang apa yang disebut dengan internal dan eksternal, kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman. Konsultan atau profesional strategi yang baik akan meningkatkan kualitas SWOT dan mempertajam strategi yang sedang dibuat.

Salah memformulasikan strategi. SWOT Matrix adalah pengembangan alat strategis yang berbasis pada Analisis SWOT dan membuat penyusunan strategi menjadi lebih tertata secara visual dan konseptual. Pembuatan Matriks SWOT memerlukan kompetensi tersendiri karena dalam beberapa praktek, para manajer dan timnya memasukkan hal-hal yang sifatnya taktis, bukan strategis, sehingga kita tidak bisa mendapatkan strategi atau sasaran yang relevan untuk pencapaian goal yang kita dambakan. Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah dengan memaksa semua anggota tim penyusun strategi menggunakan kata kerja yang bernuansa peningkatkan (misal: meningkatkan) sehingga muncul kalimat sasaran (objective), bukan tindakan (action)

Mencantumkan terlalu banyak isi dalam setiap aspek. Kesalahan ini dilakukan karena organisasi tidak memiliki tujuan analisis yang jelas sehingga memasukkan semua hal pada masing-masing aspek yang seharusnya tidak perlu atau tidak relevan. Isi yang terlalu banyak menyebabkan organisasi harus menyusun strategi yang tidak diperlukan akibatnya proses ini hanya membuang waktu. Untuk menghindari kesalahan ini, organisasi dapat membatasi isi dengan 3-5 poin saja dalam setiap aspek SWOT.

Melebih – lebihkan kekuatan. Kekuatan (Strength) merupakan aspek yang biasanya diisi pertama karena paling mudah dianalisis, namun sering kali organisasi melebih-lebihkan kekuatannya karena ingin terlihat menonjol. Tindakan ini hanya akan membuat penyusunan strategi menjadi tidak relevan. Untuk menghindari kesalahan ini, organisasi dapat mengikuti solusi pada poin pertama. Dengan 3-5 poin saja, organisasi tidak bisa melebih-lebihkan kekuatannya. Selain itu, organisasi juga dapat mengumpulkan umpan balik dari karyawan mengenai kekuatan organisasi sehingga setiap poin tidak dianalisis menurut pemimpin atau level eksekutif saja. Di beberapa perusahaan di Indonesia, justru kadang yang terjadi adalah sebaliknya, yaitu melebih-lebihkan kelemahan. Ini juga akan menyesatkan dan solusinya adalah sama dengan yang di atas: cukup 3-5 poin kelemahan saja.

Tidak mengakui kekurangan. Menganalisis kekurangan (Weakness) merupakan salah satu kunci keberhasilan organisasi karena salah satu tujuan analisis SWOT adalah meminimalkan kelemahan, namun organisasi sering kali enggan mengakui kelemahannya karena gengsi atau faktor lainnya. Untuk menghindari kesalahan ini, organisasi perlu mengedukasi setiap anggota jika menganalisis kelemahan tidak digunakan untuk menghakimi, melainkan untuk perbaikan dan pengembangan.

Mengabaikan analisis PESTEL atau 5 Forces. Menganalisis peluang (Opportunity) dan ancaman (Threat) merupakan tantangan tersendiri bagi organisasi karena keduanya merupakan aspek eksternal bisnis yang dinamis dan sering kali tidak jelas. Jadi, organisasi disarankan untuk menggunakan analisis PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Legal, and Environment) dan 5 Forces (kompetisi, pemasok, pelanggan, pendatang baru, dan produk substitusi) untuk membantu organisasi menilai faktor eksternal bisnis. Dengan bantuan dua alat analisis ini, organisasi bisa mendapatkan suatu pemahaman sistematis tentang peluang dan ancamannya dan menyusunnya dalam Analisis atau Matriks SWOT yang sistematis, solid, dan menginspirasi.

Referensi:

Tedja, Ferry Wirawan (2020). PMS: A Handbook of Modern Performance Management System. Samahita Wirotama.

Tedja, Ferry Wirawan (2021). Objective and Key Results (OKR). Samahita Wirotama.

Tedja, Ferry Wirawan (2022). Strategy Execution. Samahita Wirotama.

https://creately.com/blog/diagrams/common-swot-analysis-mistakes/

https://mktoolboxsuite.com/swot-analysis-mistakes/

https://www.conwise.de/en/do-you-know-the-5-most-common-mistakes-in-a-swot-analysis/

Strategy Choice Cascade

Salah satu faktor yang memengaruhi berjalannya sebuah bisnis adalah strategi, yaitu serangkaian aktivitas yang dilakukan secara berbeda atau lebih baik daripada kompetitor. Strategi bukan sekedar dokumen perencanaan, namun strategi adalah serangkaian keputusan (decision) yang mendukung perusahaan untuk memenangkan persaingan serta membentuk keunggulan kompetitifnya. Gerry Johnson dan Kevan Scholes mengatakan bahwa strategi menentukan arah dan ruang lingkup perusahaan dalam jangka panjang. Bagi mereka, strategi harus menentukan bagaimana sumber daya dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan pasar dan pemangku kepentingan.

Untuk merumuskan sebuah strategi, perusahaan dapat menggunakan salah satu kerangka kerja Strategy Choice Cascade, yaitu alat bagi perusahaan untuk menganalisis elemen penting dalam keputusan strategis. Strategy Choice Cascade ditemukan oleh A.G. Lafley dan Roger Martin yang dijelaskan pada bukunya “Playing to Win”. Dalam buku tersebut, dijelaskan bahwa setiap elemen pada framework ini akan membantu perusahaan menganalisis kondisi perusahaan saat ini, tujuan perusahaan, kebutuhan perusahaan, serta bagaimana cara perusahaan mencapai tujuan tersebut.

Terdapat lima komponen utama dalam Strategy Choice Cascade:

What is our winning aspiration?

Pada tahap ini, manajemen harus menentukan tujuan strategis perusahaan karena strategi selalu berhubungan dengan setiap keputusan yang diambil oleh perusahaan. Ini merupakan langkah yang krusial karena tujuan berfungsi sebagai dasar alokasi sumber daya yang dimiliki.

Where will we play?

Tahap ini berbicara tentang menetapkan faktor-faktor penentu dalam sebuah strategi, yaitu letak geografi, konsumen, channel, penawaran, dan pemangku kepentingan.

Perusahaan harus menetapkan strategi yang tepat untuk setiap wilayah yang berbeda.
Perusahaan harus menetapkan target konsumen berdasarkan perspektif segmentasi demografis, psikografis, perilaku, dan geografis.
Perusahaan harus menentukan bagaimana produk disampaikan, apakah mereka membutuhkan perantara dalam proses transaksi.
Perusahaan harus mengidentifikasi layanan spesifik yang ditawarkan untuk melayani konsumen dan memenangkan pasar.

How will we win where we have chosen to play?

Strategi harus ditetapkan untuk menciptakan efisiensi biaya, diferensiasi produk, layanan, dan membangun segmentasi pasar sehingga mampu membatasi ruang lingkup kompetitif perusahaan dalam suatu industri

What capabilities must be in place to win?

Langkah ini berbicara mengenai alokasi sumber daya, praktik, alat, sistem, serta keterampilan yang membantu perusahaan mencapai tujuan. Perusahaan dapat meningkatkan keterampilannya melalui investasi dalam sumber daya manusia maupun teknologi yang relevan.

What management systems are required to ensure the capabilities are in place?

Berdasarkan Organisasi Standarisasi Internasional (ISO), pengertian sistem manajemen adalah suatu metode yang diterapkan oleh suatu organisasi untuk mengelola berbagai bagian yang terkait dengan bisnis agar bisa mencapai tujuan. Menurut Kaplan dan Norton, menyusun sistem pengukuran merupakan langkah integral dari proses manajemen. Manajemen harus memberikan pengukuran yang relevan dan target untuk setiap tujuan strategis. Salah satu contoh sistem manajemen adalah ISO dan PMS (Performance Management System).

Referensi:

Referensi:

Referensi:

Referensi:

Referensi:

Referensi: https://www.betterup.com/blog/continuous-improvement#:~:text=Continuous%20improvement%20helps%20you%20stay,if%20they’re%20worth%20pursuing. https://www.simplybusiness.co.uk/knowledge/articles/2022/06/what-is-continuous-improvement/

Referensi:

Tedja, Ferry Wirawan (2020). PMS: A Handbook of Modern Performance Management System. Samahita Wirotama.

Tedja, Ferry Wirawan (2021). Objective and Key Results (OKR). Samahita Wirotama.

Tedja, Ferry Wirawan (2022). Strategy Execution. Samahita Wirotama.

Referensi:

Contact

Referensi:
https://www.betterup.com/blog/continuous-improvement#:~:text=Continuous%20improvement%20helps%20you%20stay,if%20they’re%20worth%20pursuing.
https://www.simplybusiness.co.uk/knowledge/articles/2022/06/what-is-continuous-improvement/