MENERAPKAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN

Supply Chain Management (SCM) atau Manajemen Rantai Pasokan (MRP) adalah cara mengelola pengadaan pasokan bahan baku, produk, informasi, atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dari awal hingga proses akhir yang efektif dan efisien. Tujuan dari supply chain management adalah mengendalikan dan mengembangkan organisasi melalui prinsip dan proses manajemen, sehingga dalam mengelola proses supply chain dapat menghasilkan produk yang efisien dan efektif. Menurut David Jacoby, terdapat 4 prinsip yang mendasari supply chain management, yaitu:

  • Efisiensi. Apa yang dikerjakan oleh manajemen harus berdasarkan prinsip biaya rendah dan waktu minimum.
  • Reliabilitas. Apa yang dihasilkan selalu konsisten, baik dari segi produk maupun kualitas pelayanan.
  • Fleksibilitas. Apa yang dikerjakan manajemen haruslah ada kelenturan baik dalam aturan maupun dalam kemampuan mengikuti irama permintaan pelanggan.
  • Inovasi. Prinsip inovasi diperlukan karena persaingan di pasar tidak tetap dan terus berubah.

 

Terdapat tiga komponen besar dalam konsep SCM, yaitu:

  • Struktur jaringan. Menentukan siapa saja anggota utama dari rantai pasokan. Biasanya dipilih tingkatan dari manajer sampai level atas atau top manajemen yang dianggap mempunyai hak untuk mengambil keputusan dalam menentukan bisnis.
  • Proses bisnis. Menentukan proses apa saja yang harus dikaitkan dengan setiap anggota dari rantai pasokan. Berisi pemetaan proses apa saja yang dikerjakan dari awal hingga akhir, yaitu:
    • Proses order: total waktu yang digunakan mulai dari pelanggan melakukan pemesanan sampai pelanggan menerima barang.
    • Proses layanan pelanggan: semua pelayanan pelanggan dari sebelum, selama, dan sesudah transaksi penjualan.
    • Proses distribusi: layanan mulai dari pengadaan produk yang diminta pelanggan sampai pengirimannya dan diterimanya produk tersebut oleh pelanggan.
    • Proses pembuatan produk: untuk mengurangi hal-hal atau pekerjaan yang tidak perlu atau tumpang tindih dan mempercepat proses untuk siap dipasarkan.
    • Proses pasokan: proses memilih pemasok, memilih produk, menguji kemampuan pemasok, membangun komitmen, menyetujui bersama agenda kerja dan standar etika, serta menyetujui program pengembangan pemasok.
  • Komponen manajemen. Terdiri dari dua grup besar, yaitu:
    • Komponen struktur: organisasi, perencanaan dan pengendalian, proses distribusi informasi, dan aliran produksi.
    • Komponen perilaku: prinsip manajemen, filosofi pemilik, struktur kekuasaan, struktur penggajian, dan budaya perusahaan.

 

Dalam melaksanakan supply chain management, ada sepuluh proses yang harus dikelola, yaitu:

  • Aliran dan isi informasi. Manajemen harus bisa mengelola informasi dari pihak paling hulu sampai informasi dari pihak paling hilir atau pengguna akhir produk.
  • Produksi. Aliran produksi dari hulu, berupa bahan baku, sampai pengguna akhir.
  • Customer Relationship Management (CRM). Membentuk ikatan emosi antar semua pihak yang terlibat dengan harapan semua berkontribusi melakukan aksi demi tujuan bersama dengan prinsip ‘win-win solution’.
  • Supplier Relationship Management (SRM). Menjalin ikatan emosi antar semua pihak supplier. Konsepnya hampir sama dengan CRM.
  • Customer Service Management (CSM). Mampu memberikan solusi bagi semua pihak yang terlibat. Menjadi juru bicara dan duta besar perusahaan dalam menghadapi pihak di luar perusahaan.
  • Demand Management (DM). SCM mampu mengikuti proses dan aktivitas perusahaan dalam meningkatkan permintaan produk perusahaan.
  • Pemenuhan pesanan. Proses dari mulai munculnya pesanan, diproses, hingga dipenuhi pesanan menjadi tanggung jawab SCM. Harus memenuhi 6R, right goods, right place, right time, right price, right quality, and right quantity.
  • Akuntabilitas. SCM bertanggung jawab mengintegrasikan proses pabrikasi atau pembentukan produk atau jasa dari desain awal sampai diterima pelanggan akhir.
  • Pengembangan produk dan inovasi. SCM juga bertanggung jawab atas proses pengembangan produk sampai tahap dipasarkan.
  • Pengembalian produk. Pengembalian produk karena kesalahan pengiriman, kerusakan barang, atau proses isi ulang, juga merupakan cakupan proses SCM.

 

Referensi:
https://scm.ncsu.edu/scm-articles/article/what-is-supply-chain-management-scm
Prihatmanto, Bambang Haryo. 2018. Supply Chain: Manajemen, Ilmu Pengetahuan, dan Strategi Teori dan Praktik. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

MENERAPKAN MANAJEMEN RISIKO DALAM ORGANISASI

Manajemen risiko adalah proses pembuatan dan pelaksanaan keputusan untuk meningkatkan probabilitas pencapaian tujuan dan mengurangi dampak merugikan pada suatu kejadian atau bisnis organisasi. Manajemen risiko ini berfungsi untuk mengawal pencapaian tujuan tanpa harus menanggung kerugian yang tidak diinginkan. Perubahan lingkungan bisnis yang susul menyusul membuat organisasi harus lebih waspada terhadap apa yang akan menanti bisnisnya di depan. Berikut adalah beberapa tahapan dalam penerapan manajemen risiko:

  • Komitmen direksi untuk menerapkan manajemen risiko. Direksi harus memiliki kesepakatan mengenai perlunya organisasi menerapkan manajemen risiko yang terintegrasi atau Integrated Risk Management (IRM).
  • Memilih unit yang bertugas mengembangkan dan menerapkan manajemen risiko. Contoh: menyerahkan manajemen risiko pada direktur keuangan karena dekat dengan urusan keuangan, menyerahkan kepada direktur SDM, atau membentuk unit manajemen risiko sendiri.
  • Membuat manajemen risiko. Setelah memilih unit yang bertugas mengembangkan dan menerapkan manajemen risiko, kemudian unit tersebut dapat membuat pedoman manajemen risiko.
  • Membangun kesadaran pentingnya manajemen risiko. Perlu dibangun dan disosialisasikan kepada karyawan untuk membentuk pola pikir manajemen risiko pada seluruh karyawan.

Setelah memutuskan untuk menerapkan manajemen risiko, perusahaan harus segera melaksanakan manajemen risiko. Langkah-langkah pelaksanaan manajemen risiko adalah sebagai berikut:

  • Register risiko Pemangku bisnis dan pemangku risiko harus mengenali risiko di unitnya, mengenali apa dan seberapa besar dampaknya.
  • Register risiko dibagikan ke seluruh unit. Register risiko dapat dibagikan di website atau intranet. Setiap unit dapat memberi masukan atau mengoreksi register risiko.
  • Unit manajemen risiko kemudian mengoordinasi dan menyelaraskan manajemen risiko dari seluruh pemangku bisnis. Dengan ini, bisa diidentifikasi risiko tiap unit, divisi, atau direktorat.
  • Menetapkan respon risiko atau mitigasi risiko. Tetapkan bagaimana untuk merespon risiko dari tiap unit setelah diidentifikasi.

Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan manajemen risiko:

  • Mengidentifikasi risiko yang tidak terlihat. Program manajemen risiko yang baik akan membantu mengidentifikasi semua tipe risiko termasuk yang belum dipertimbangkan sebelumnya.
  • Belajar bagaimana mengelola risiko. Program manajemen risiko memungkinkan untuk mengelola risiko lebih baik, termasuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab, tindakan apa yang harus diambil, dan dampak yang diakibatkan.
  • Siap dengan segala kemungkinan. Ketika risiko diidentifikasi dan dianalisa dengan baik, semua kemungkinan yang tidak terduga bisa dimasukkan untuk meminimalkan dampak dari permasalahan.
  • Mengurangi kelalaian. Menerapkan manajemen risiko yang baik menunjukkan Anda tidak lalai dan proaktif dalam merespon risiko.
  • Mengurangi liabilitas. Dengan mendapat pandangan yang lebih luas tentang ganti rugi, asuransi, dan masalah liabilitas, Anda bisa mengurangi liabilitas bisnis dan bisnis Anda tetap menjadi investasi yang menarik.
  • Menambah informasi dalam pembuatan keputusan. Dengan mengetahui risiko yang harus diantisipasi dan bagaimana merencanakan antisipasi, dapat memberikan lebih banyak informasi dalam pembuatan keputusan.

 

Referensi:
Djohanputro, Bramantyo. 2018. Kematangan Manajemen Risiko dan Kinerja Organisasi. Manajemen Mei 2018.
Juwita, Tasya. 2018. Memastikan Kematangan Manajemen Risiko. Manajemen Mei 2018.
https://www.femtechleaders.com/7-benefits-of-formal-risk-management/

MENERAPKAN DAN MEMBUDAYAKAN DESIGN THINKING DALAM ORGANISASI

Design thinking adalah pendekatan yang berfokus pada kemanusiaan dengan mengintegrasikan kebutuhan manusia, kemampuan teknologi, dan kesuksesan bisnis. Pentingnya mengadopsi design thinking sebagai pola pikir adalah untuk menghadapi pergeseran dari service economy (ekonomi pelayanan) menjadi experience economy (ekonomi pengalaman). Design thinking dapat dimanfaatkan untuk menciptakan business model yang unggul, service blue print yang peka, dan desain produk yang mengutamakan pengalaman pelanggan. Design thinking memiliki 4 prinsip, yaitu:

  • Empati. Design thinking menekankan titik tolak dari perspektif pengguna yang merasakan manfaatnya dan mengalami persoalannya.
  • Partisipatif. Keluhan dan usulan perbaikan desain datang dari pengguna. Perancang tidak dapat memaksakan idenya.
  • Holistik. Semua pengguna berhak menyatakan idenya, semua keahlian dapat menyumbangkan ide dan solusinya. Perancang, yang disebut design thinker, berperan sebagai fasilitator, penampung ide, dan menerjemahkannya dalam prototipe desain.
  • Visual. Gagasan dan usulan harus disampaikan dalam suatu prototipe yang lengkap secara visual sehingga semua pihak dapat melihatnya secara utuh.

Design thinking dapat diterapkan melalui 5 tahap, yaitu:

  • Emphatize. Design thinker harus memahami dan merasakan alasan di balik perilaku pengguna, serta kebutuhan fisik dan emosional, baik yang tersirat maupun tersurat. Dari tahap ini akan dihasilkan insight atau wawasan sebagai panduan dan pakem untuk merancang solusi inovatif.
  • Define. Langkah untuk menganalisis dan menginterpretasikan berbagai aspirasi (keluhan, usulan) pengguna ke dalam bahasa teknis. Setelah mendapatkan wawasan dari tahap emphatize, perancang kemudian mendefinisikan masalah utama sebagai kompas yang mengarahkan proses design thinking.
  • Ideate. Tahap ini adalah tahap brainstorming. Semua pemangku kepentingan diajak melontarkan ide dan usulan untuk menemukan desain yang sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Semua ide ditampung dan diperhitungkan lalu dievaluasi dan diseleksi untuk menyelesaikan masalah utama.
  • Prototype. Tahap sintesis berbagai ide dan usulan desain yang dituangkan dalam bentuk desain utuh secara visual. Semua pihak terkait dapat melihat hasil akhir apabila ide-ide mereka disatukan dalam satu desain yang utuh. Prototipe diperbaiki untuk menghasilkan versi selanjutnya yang lebih baik.
  • Test. Menguji prototipe yang sudah dibuat untuk melihat apakah pengguna dapat memahami value dari solusi tersebut. Uji coba dilakukan dalam kondisi sebenarnya untuk bisa mendapatkan umpan balik dari pengguna yang sesungguhnya, di lokasi pengguna sesungguhnya, dan secara real time.

Perusahaan perlu mengembangkan budaya design thinking dan iklim kreatif untuk menciptakan produk atau jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan. Berikut adalah proses untuk menciptakan iklim kreatif dan budaya design thinking:

  • Buat tujuan dan komitmen bersama pada level eksekutif perusahaan

    Menerapkan design thinking membutuhkan modal dan upaya yang besar, sehingga jajaran eksekutif harus bersepakat dan berkomitmen penuh.

  • Perusahaan harus memiliki design thinker yang mumpuni

    Perusahaan harus memiliki talenta bidang design thinking sebagai pusat komando pergerakan iklim kreatif dan budaya desain. Jika belum memiliki dapat digunakan konsultan design thinking.

  • Perusahaan harus berani berinvestasi

    Untuk membudayakan design thinking diperlukan modal yang cukup besar seperti yang dijelaskan sebelumnya. Perusahaan harus berani berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan design thinking bagi karyawan.

 

Referensi: Soebekti, Sukono. 2018. Design Thinking sebagai Pola Pikir. Manajemen Oktober 2018. Munir, Ningky Sasanti dan Siti Nuraisyah Suwanda. 2018. Menerapkan Design Thinking. Manajemen Oktober 2018.

MANFAAT OEE UNTUK EFEKTIVITAS PRODUKSI

Overall Equipment Effectiveness (OEE) adalah metrik sederhana yang menunjukkan status proses produksi. OEE mengidentifikasi persentase waktu produksi yang benar-benar produktif dan memungkinkan anda memahami efek dari berbagai masalah dalam produksi dan bagaimana pengaruhnya terhadap keseluruhan proses. Skor 100% dalam OEE menunjukkan anda memproduksi produk yang sempurna tanpa cacat secepat mungkin tanpa ada waktu berhenti.

Dalam OEE, ada tiga faktor yang menghitung jenis kerugian yang berbeda:

  • Availability, memperhitungkan semua kejadian yang menghentikan proses produksi untuk beberapa menit. Dapat dihitung dengan membagi lama waktu produksi berjalan (run time) dengan dengan lama waktu produksi yang direncanakan (planned production time). Lama waktu produksi berjalan (run time) dapat dihitung dengan mengurangi waktu produksi yang direncanakan (planned production time) dengan lama waktu produksi terhenti (stop time).
  • Performance, memperhitungkan semua faktor yang menyebabkan aset produksi beroperasi di bawah kecepatan maksimal produksi yang memungkinkan. Dapat dihitung dengan mengalikan waktu untuk memproduksi satu unit produk (ideal cycle time) dengan total produk yang diproduksi (total count) lalu dibagi dengan lama waktu produksi berjalan (run time). Jika performance melebihi 100% menunjukkan bahwa waktu untuk memproduksi satu unit (ideal cycle time) terlalu tinggi.
  • Quality, memperhitungkan produk yang tidak sesuai standar kualitas, termasuk bagian yang harus dikerjakan ulang. Dapat dihitung dengan membagi total produk sempurna (good count) dengan total semua produk yang diproduksi (total count).

OEE dapat dihitung dengan mengalikan ketiga faktor OEE atau dapat dihitung dengan mengalikan total produk sempurna dan waktu untuk memproduksi satu unit lalu dibagi dengan lama waktu produksi yang direncanakan.

 

OEE = Availability x Performance x Quality

OEE = (Good Count x Ideal Cycle Time) / Planned Production Time

 

OEE memberikan data tentang proses manufaktur anda. Perusahaan yang menggunakan OEE sebagai metrik menjadi sukses saat mengombinasikannya dengan program lean manufacture dan sebagai bagian dari sistem TPM (Total Productive Maintenance). OEE memungkinkan perusahaan untuk melaksanakan fungsi bisnis yang berbeda secara bersamaan dengan satu metrik.

Beberapa manfaat dalam menggunakan OEE antara lain:

  • Return on Investment (ROI). Memperoleh produktivitas maksimum dari proses produksi sehingga ROI dari OEE tinggi
  • Daya saing. Dengan mengurangi kerugian dan meningkatkan performa maksimal proses produksi, dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
  • Mendapat performa terbaik mesin. Salah satu manfaat dari OEE adalah kinerja mesin meningkat dan semakin cepat.
  • Peningkatan kualitas proses produksi. Dengan mengombinasikan OEE dan teknologi, bisa didapat sistem yang lebih efektif dan terlacak sehingga bisa meminimalkan kesalahan produksi dan menghemat biaya.
  • Kemampuan untuk mengukur dan membuat keputusan. OEE bisa menghitung efisiensi dan menunjukkan proses sebenarnya dari sebuah proses produksi sehingga perbaikan dan peningkatan performa mudah dilakukan.
  • Menemukan kapasitas maksimal produksi. Dengan OEE, kinerja proses produksi dapat diketahui dan dapat ditingkatkan ke tingkat maksimalnya.
  • Memfasilitasi pekerjaan semua orang yang terlibat dalam proses manufaktur. Dengan informasi yang selalu terbaru, personel bisa melihat kinerjanya dan segera melakukan peningkatan kinerja.
  • Mengurangi biaya perbaikan mesin. OEE dapat menunjukkan performa sebenarnya dari mesin sehingga bisa memprediksi kapan perlunya perbaikan mesin dan mengurangi biaya perbaikan karena kegagalan mesin.
  • Skalabilitas. OEE menjadi sistem yang serbaguna dan dapat diterapkan ke perusahaan manapun, terlepas dari ukurannya.
  • Titik awal dari pabrik digital anda. OEE adalah titik awal untuk meningkatkan efisiensi produksi.

 

Referensi:
https://www.vorne.com/learning-center/oee.htm
https://www.sistemasoee.com/en/oee/89-for-dummies/107-10-oeeadvantages
https://www.leanproduction.com/oee.html
https://www.oee.com/calculating-oee.html

TIPS UNTUK MENINGKATKAN FOKUS PELANGGAN

Fokus pelanggan sangat penting dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini karena persaingan untuk menggaet pelanggan yang loyal meningkat tajam. Retensi pelanggan adalah kunci untuk meningkatkan penjualan dan pendapatan dengan memanfaatkan otomatisasi untuk mengoptimalkan fokus pelanggan, mengelola retensi dan mengidentifikasi peluang peningkatan penjualan.

Berikut beberapa aspek penting dan definisi fokus pelanggan yang sebenarnya:

  • Peningkatan fokus pelanggan berkontribusi terhadap pertumbuhan dan kesuksesan bisnis
  • Menempatkan kepentingan pelanggan di atas segalanya membantu memastikan kebahagiaan dan kepuasan pelanggan
  • Penuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha melampaui harapan pelanggan
  • Kembangkan dan pertahankan hubungan pelanggan yang produktif
  • Memahami pelanggan dan mengambil tindakan cepat untuk menyelesaikan masalah pelanggan

Kunci untuk membentuk fokus pelanggan adalah menempatkan para karyawan untuk berhubungan dengan pelanggan dan memberdayakan mereka untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam rangka memuaskan para pelanggan. Jadi unsur yang paling penting dalam pembentukan fokus pelanggan adalah interaksi antara karyawan dan pelanggan.

Di bawah ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan fokus pelanggan:

  • Berfokus pada keinginan dan harapan pelanggan. Memperhatikan harga produk maupun biaya pelayanan yang sesuai dengan kondisi pasar saat ini, serta sesuaikan dengan nilai produk atau jasa yang ditawarkan.
  • Memberikan pengalaman pelanggan yang personal dan berkualitas. Berikan produk yang berkualitas dan bebas dari kerusakan ataupun kecacatan saat sampai di tangan pelanggan.
  • Mengidentifikasi pelanggan ‘berisiko’ dan menerapkan langkah-langkah efektif untuk meyakinkan mereka untuk tetap tinggal serta memberikan layanan yang tepat pada waktu yang tepat.
  • Berfokus pada membangun hubungan yang konstruktif dengan pelanggan. Berikan kualitas pelayanan yang ramah, ketepatan waktu penyampaian, serta menggunakan sistem yang mudah dipahami para pelanggan.
  • Berikan jaminan keamanan dari produk maupun pelayanan yang diberikan, sehingga para pelanggan percaya dengan produk ataupun jasa yang ditawarkan dan akan terus menjadi pelanggan setia perusahaan kita.

Semakin perusahaan mengetahui dengan baik para pelanggannya maka perusahaan berkesempatan untuk dapat memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan secara lebih baik pula. Disisi lain, masing-masing pelanggan mengharapkan pelayanan yang tidak bersifat rata-rata, melainkan lebih spesifik dan personal, yang tentunya akan sangat bernilai bagi bisnis perusahaan.

Adapun cara untuk mengukur kepuasan pelanggan antara lain:

  • Menggunakan sistem saran dan kritik dari para pelanggan. Misalnya dengan menyediakan kotak saran dan kritik, atau menyediakan layanan telepon suara konsumen.
  • Mengadakan survey kepuasan pelanggan. Biasanya dilakukan dengan memberikan kuesioner pada pelanggan yang sedang membeli produk kita.
  • Mencoba menghubungi kembali pelanggan yang sudah lama tidak membeli produk kita sehingga kita bisa mengetahui penyebab mereka berhenti berlangganan.

Referensi:
https://digitalsparkmarketing.com/customer-focus/
https://www.gainsight.com/your-success/how-to-improve-customer-focus/
http://businesscasestudies.co.uk/tnt/delivering-a-superior-customer-experience/why-is-customer-focus-so-important.html

CARA MENERAPKAN MODEL 7S MCKINSEY YANG EFEKTIF BAGI PERUSAHAAN

Model 7S McKinsey adalah sebuah alat yang digunakan untuk menganalisa aspek internal organisasi sebuah perusahaan dengan menggunakan 7 elemen utama yaitu:

  1. Strategy (Strategi). Strategi merupakan suatu rumusan organisasi yang digunakan untuk mempertahankan dan membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam persaingan.
  2. Structure (Struktur). Struktur organisasi perusahaan yang mengatur sistem kerja, komunikasi, wewenang dan tanggung jawab serta pendelegasian tugas kepada unit kerja atau orang-orang tertentu untuk mencapai sasaran organisasi.
  3. Systems (Sistem). Proses dan prosedur perusahaan yang berisikan kegiatan operasional sehari-hari dan pembuatan keputusan dalam perusahaan.

3S di atas termasuk kategori hard elements yang lebih mudah didefinisikan dan ditentukan sehingga manajemen dapat langsung mempengaruhinya.

  1. Skills (Keterampilan). Kapabilitas dan kompetensi karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga dapat berkinerja dengan baik sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai sasarannya.
  2. Staff (Karyawan). Karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan, berkaitan dengan bagaimana karyawan tersebut diseleksi, direkrut, dilatih, dimotivasi dan dihargai.
  3. Style (Gaya Kepemimpinan). Elemen style ini berkaitan dengan gaya kepemimpinan manajemen yang digunakan dalam organisasi untuk mencapai sasaran perusahaannya.
  4. Shared Values (Nilai-nilai Perusahaan). Standar ataupun norma-norma yang menjadi panduan perilaku bagi semua karyawan dan manajemen perusahaan.

4S di atas termasuk kategori soft elements yang lebih sulit dideskripsikan, kurang nyata dan dipengaruhi budaya.

Model Analisis McKinsey 7S ini diperkenalkan oleh Tom Peters dan Robert Waterman yang bekerja sebagai Konsultan di Perusahaan McKinsey & Company pada tahun 1980-an. Menurut mereka, keselarasan ketujuh elemen tersebut dalam organisasi merupakan faktor kunci keberhasilan sebuah perusahaan.

Model McKinsey 7S ini dapat diterapkan pada berbagai situasi dan merupakan sebuah alat yang sangat baik dalam:

  • merancang bentuk suatu organisasi
  • meningkatkan kinerja organisasi
  • menguji faktor-faktor perubahan pada organisasi
  • menyelaraskan departemen dan proses selama akuisisi dan merger
  • menentukan strategi yang terbaik untuk organisasi

Berikut cara menerapkan Model 7S Mckinsey yang efektif bagi perusahaan :

  • Identifikasi area yang tidak selaras secara efektif. Tujuan Anda adalah untuk melihat elemen 7S dan mengidentifikasi apakah mereka secara efektif dan selaras satu sama lain. Anda harus mencari celah, ketidakkonsistenan, dan kelemahan di antara hubungan unsur-unsur tersebut
  • Tentukan desain organisasi yang optimal. Dengan bantuan dari manajemen puncak, tentukan desain organisasi yang efektif yang ingin Anda capai. Dengan mengetahui keselarasan yang diinginkan, Anda dapat menetapkan tujuan dan membuat rencana aksi yang tepat.
  • Tentukan di mana dan perubahan apa yang harus dilakukan. Rencanakan tindakan Anda, yang akan merinci area yang ingin Anda selaraskan dan bagaimana Anda ingin melakukannya.
  • Buat perubahan yang diperlukan. Perubahan yang dilaksanakan dengan baik akan memiliki dampak positif bagi perusahaan. Oleh karena itu, Anda harus mencari orang-orang di perusahaan Anda atau menyewa konsultan yang paling cocok untuk menerapkan perubahan.
  • Terus tinjau 7S. Peninjauan ulang secara terus-menerus dari setiap area sangat penting karena 7 elemen tersebut bersifat dinamis dan berubah secara konstan. Perubahan dalam satu elemen selalu memiliki efek pada elemen lain dan memerlukan penerapan desain organisasi baru.

Referensi:
https://www.mindtools.com/pages/article/newSTR_91.htm
https://www.strategicmanagementinsight.com/tools/mckinsey-7s-model-framework.html
https://www.educational-business-articles.com/7s-model/

7 TANTANGAN TERATAS ANALISIS BIG DATA YANG DIHADAPI PERUSAHAAN

Analisis big data adalah proses meneliti, mengolah data set besar untuk mengetahui pola tersembunyi, korelasi yang tidak diketahui, tren pasar, preferensi pelanggan dan informasi bisnis berguna lainnya. Big data tidak hanya berputar pada jumlah data yang dimiliki perusahaan, tetapi hal yang penting adalah bagaimana mengolah data internal dan eksternal. Kita dapat mengambil data dari sumber manapun dan menganalisanya untuk menemukan jawaban yang diinginkan dalam bisnis seperti: pengurangan biaya, pengurangan waktu, pengembangan produk baru dan optimalisasi penawaran produk serta pengambilan keputusan yang cerdas.

Menurut karakteristiknya, big data dapat didefinisikan ke dalam 5V yaitu:

  1. Volume. Pada era IoT (Internet of Things), data dihasilkan bukan hanya oleh manusia saja, tetapi juga mesin. Interaksi manusia dan jaringan pada sistem seperti sosial media membuat data yang harus dianalisa menjadi sangat besar.
  1. Variety. Mengacu kepada heterogenitas (keanekaragaman) sumber data, baik itu data structured maupun unstructured. Dimulai dari bentuk spreadsheet dan database, hingga saat ini tersedia dalam bentuk email, foto, video, audio, dan lain-lain.
  1. Velocity. Mencakup kecepatan sebuah data bergerak masuk seperti dari bisnis proses, mesin, jaringan sosial media, perangkat elektronik, dan lain-lain. Arus data menjadi sangat besar dan berkelanjutan.
  1. Validitas. Data yang diambil adalah harus benar dan akurat sesuai dengan yang ingin digunakan. Data yang valid merupakan salah satu kunci di dalam pengambilan keputusan yang tepat.
  1. Veracity. Mengacu kepada inkonsistensi data yang sewaktu-waktu dapat terjadi, sehingga menghambat proses pengolahan dan manajemen data secara efektif.

Berikut 7 tantangan teratas analisis big data yang dihadapi perusahaan:

  • Perlu sinkronisasi sumber data yang berbeda. Ketika rangkaian data menjadi lebih besar dan beragam, ada tantangan besar untuk menggabungkannya ke dalam platform Jika ini diabaikan akan menciptakan celah dan mengarah pada pesan dan insight yang salah.
  • Kekurangan tenaga profesional yang memahami analisis big data. Dengan meningkatnya data eksponensial, permintaan untuk ilmuwan dan analis big data semakin besar. Penting bagi perusahaan untuk mempekerjakan seorang ilmuwan data yang memiliki keterampilan yang beragam karena pekerjaan seorang ilmuwan data bersifat multidisiplin.
  • Mendapatkan insight penting melalui analisis big data. Sangat penting bagi perusahaan bahwa hanya departemen terkait yang memiliki akses ke informasi ini. Data yang real-time dapat membantu peneliti dan perusahaan untuk menyediakan insight yang terkini untuk pengambilan keputusan.
  • Mendapatkan data bervolume menjadi platform big data. Perusahaan perlu menangani sejumlah besar data setiap hari. Jumlah dan variasi data yang tersedia saat ini dapat membanjiri data engineer dan sangat penting untuk membuat aksesibilitas data mudah dan nyaman bagi pemilik dan pengelola perusahaan.
  • Ketidakpastian data management landscape. Dengan munculnya big data, teknologi dan perusahaan baru, tantangan besar yang dihadapi oleh perusahaan dalam analisis big data adalah untuk mengetahui teknologi mana yang paling cocok untuk mereka tanpa adanya masalah baru dan potensi resiko.
  • Penyimpanan dan kualitas data. Opsi penyimpanan data yang populer seperti data lakes/ warehouses umumnya digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data tak terstruktur dan terstruktur dalam jumlah besar dalam format aslinya. Data yang hilang, data yang tidak konsisten, konflik logika, dan data duplikat semuanya menghasilkan tantangan kualitas data.
  • Keamanan dan privasi data. Big data juga melibatkan potensi risiko yang menyangkut privasi dan keamanan data. Alat-alat big data digunakan untuk analisis dan penyimpanan menggunakan sumber data yang berbeda. Ini akhirnya mengarah pada risiko tinggi exposure data dan membuatnya rentan. Peningkatan jumlah data juga meningkatkan privasi dan masalah keamanan.

Referensi:
https://en.m.wikipedia.org/wiki/Big_data
https://www.google.com/amp/s/elearningindustry.com/big-data-analytics-challenges-faced-business-enterprises-7-top/amp?espv=1
https://searchbusinessanalytics.techtarget.com/definition/big-data-analytics

GAMIFICATION UNTUK MENINGKATKAN BISNIS

Dunia kerja telah banyak berubah dalam beberapa dekade terakhir. Banyak perusahaan di seluruh dunia telah beralih ke gamification yang menggunakan mekanisme permainan seperti lencana, level, dan papan peringkat untuk melibatkan karyawan, meningkatkan produktivitas, dan mendorong kesuksesan bisnis. Gamification adalah alat bisnis yang mewakili arah baru untuk mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan untuk perusahaan Anda, dan merupakan sebuah proses untuk mengintegrasikan mekanik permainan untuk memotivasi partisipasi, keterlibatan dan kesetiaan.

Gamification memperkenalkan elemen desain game ke dalam aplikasi non-game untuk membuatnya lebih menyenangkan dan menarik. Ini menggunakan kompetisi, poin, pencapaian, aturan main, status dan ekspresi diri untuk mendorong tindakan melalui umpan balik positif. Gamification memberikan hasil yang terukur dan nyata, yang dapat diukur dengan alat analisis yang disediakan sebagian besar vendor, contohnya Bunchball.

Berikut beberapa manfaat gamification untuk meningkatkan bisnis:

  • Cocok bagi angkatan kerja millenial

    Perusahaan global melihat peningkatan tenaga kerja milenial dan profil pelajar ini berhubungan baik dengan gamification untuk pelatihan perusahaan

  • Dampak pada bottom-line

    Dengan semua manfaat dan faktor yang berkontribusi pada pengalaman pembelajar yang lebih baik, gamification untuk pelatihan perusahaan membantu dalam peningkatan kinerja yang signifikan untuk organisasi dan bisnis mereka.

  • Dapat diterapkan untuk sebagian besar kebutuhan belajar

    Gamification dapat digunakan untuk sebagian besar kebutuhan belajar – induksi dan onboarding, penjualan produk, dukungan pelanggan, soft skill, penciptaan kesadaran dan kepatuhan.

  • Lingkungan pembelajaran yang lebih baik

    Gamification membantu memperkuat pembelajaran ketika karyawan dapat menangani kehidupan nyata seperti situasi dalam lingkungan belajar yang aman dan terkontrol.

  • Umpan balik instan

    Gamification memberikan umpan balik instan yang memberi tahu karyawan apakah keputusan yang mereka buat benar atau tidak mengarah pada keterlibatan dan retensi yang lebih besar.

  • Mendorong perubahan perilaku

    Ketika digunakan secara bijak bersama dengan prinsip-prinsip ilmiah dan pengulangan yang terpisah, gamification dapat membawa perubahan perilaku yang diinginkan secara efektif.

Namun, ada juga sisi negatifnya jika tidak dikelola dengan baik. Gamification menciptakan ekspektasi tingkat tinggi, yang dapat bertanggung jawab atas serangkaian insentif yang salah. Selain itu, gamification harus melengkapi sistem lain yang Anda miliki dan tidak menggantikannya. Dan yang tak kalah pentingnya, motivasi harus lebih dari uang. Hal ini terutama berlaku untuk generasi millennial, yang memiliki motivasi yang berbeda dari generasi sebelumnya.

Agar solusi gamification menjadi sukses, gamification harus dirancang dengan baik, dijalankan dan dipelihara. Metode harus bervariasi, dan informasi yang diberikannya harus digunakan untuk meningkatkan tidak hanya bisnis Anda, tetapi aplikasi itu sendiri. Gamification telah terbukti menjadi alat yang menyenangkan dan menarik untuk meningkatkan tingkat keterlibatan karyawan dan pelanggan yang penting bagi kemajuan bisnis.

Referensi:
https://smallbiztrends.com/2017/07/what-is-gamification.html

https://www.gameffective.com/gamification-in-business/

MENGUKUR KINERJA ORGANISASI DENGAN
KEY PERFORMANCE INDICATOR

Pada umumnya, setiap organisasi memiliki sasaran jangka panjang yang ingin dicapai yang biasanya disebut dengan visi. Untuk mencapainya, organisasi merumuskan langkah-langkah strategis dan menjalankan proses bisnis yang relevan dengan pencapaian visi tersebut. Bagaimana pun juga, proses bisnis dan langkah strategis yang sudah ditentukan oleh organisasi, harus dapat diukur dan dipantau perkembangan dan pelaksanaannya agar tidak terjadi penyimpangan.

Key Performance Indicator (KPI) adalah suatu pengukuran yang bersifat kuantitatif dan berfokus kepada faktor-faktor kunci penentu keberhasilan dari suatu organisasi (Critical Success Factor/CSF).  Di sisi lain, KPI juga memberikan informasi penting yang diperlukan untuk menentukan dan menjelaskan bagaimana proses bisnis bisa berlangsung dari waktu ke waktu. Sebagai ukuran indikator kunci, KPI mengarahkan segenap komponen organisasi baik secara kolektif maupun individu untuk berfokus pada aktivitas-aktivitas kunci yang memiliki dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan. KPI juga memberikan informasi yang lebih objektif dan terstruktur mengenai sejauh mana organisasi mampu mewujudkan target yang telah ditetapkan dan mengambil langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk meningkatkan performa organisasi dengan lebih baik lagi.

Di samping hal tersebut, KPI juga digunakan untuk:
  • Mengevaluasi kinerja setiap karyawan secara lebih objektif dan teratur, sehingga mengurangi tingkat subjektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja karyawan.
  • Menyediakan umpan balik (feedback) bagi setiap karyawan, sehingga mampu mendorong kinerja karyawan ke arah yang lebih baik karena umpan balik merupakan salah satu faktor penting yang dapat memacu seseorang untuk menjadi lebih baik.
  • Menciptakan proses pembinaan karyawan secara lebih transparan dan sistematis.
  • Digunakan sebagai dasar career planning dengan memberikan pelatihan yang tepat.
BACA JUGA: INDIVIDUAL PERFORMANCE INDICATORS

Penyusunan KPI sendiri dapat mengacu kepada dua subjek, yaitu KPI yang bersifat operasional atau teknis, yang mengacu kepada job description setiap jabatan dan KPI yang bersifat strategis yang disusun berdasarkan inisiatif strategi organisasi. Baik KPI yang bersifat operasional dan strategis, harus memenuhi kriteria SMART, yakni:

  • Specific, artinya detail dan fokus. Sehingga penyusunan KPI harus mengerucut dan menggambarkan apa yang ingin diraih.
  • Measurable, artinya terukur. Sasaran kinerja yang disusun harus dapat diukur dengan satuan ukuran seperti rupiah, volume, atau angka nominal.
  • Achievable, artinya realistis dan dapat dicapai. Karenanya, penyusunan KPI harus sesuai dengan kondisi organisasi.
  • Relevant, artinya berkaitan dengan tugas pokok dan pekerjaan keseharian. Dengan demikian, KPI yang ditetapkan menjadi lebih tajam bagi peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan.
  • Time, artinya waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target penyelesaian penilaian dengan KPI memiliki target waktu yang jelas.

Dengan menerapkan ukuran indikator-indikator kunci pada proses bisnis dan inisiatif strategi inilah, setiap organisasi dapat memonitor kinerjanya secara obyektif dan memfokuskan dirinya untuk mencapai sasaran kunci yang memiliki dampak pada pertumbuhan dan pencapaian tujuan yang ditetapkan.

“Tidak ada KPI yang salah, targetnya yang berdosa.” – Ferry Wirawan Tedja

MERUMUSKAN TUJUAN JANGKA PANJANG DAN TUJUAN JANGKA PENDEK ORGANISASI

Setiap perusahaan memiliki misi yang spesifik mengenai eksistensinya dalam bisnis yang digeluti. Misi ini mendorong perusahaan untuk menentukan tujuan perusahaan, yang menjadi penentu arah gerak segenap komponen organisasi untuk mencapai kesuksesan. Oleh sebab itu, penentuan tujuan tidak bisa dibuat hanya untuk memenuhi hal-hal yang sifatnya sementara, namun penentuan tujuan tersebut harus memiliki cakupan yang lebih luas, berorientasi ke masa depan dan mampu menggerakkan segenap energi dan sumber daya organisasi untuk mewujudkan masa depan yang diinginkan.

Tujuan merupakan hasil akhir, yang menjadi parameter keberhasilan atau kegagalan organisasi dalam menjalanan roda bisnis yang digeluti. Maka, untuk mewujudkannya perlu melibatkan sumber daya organisasi secara efektif pada tiap tingkatan manajemen. Griffin dan Ebert (2002) menjelaskan secara spesifik 4 maksud utama penetapan tujuan organisasi, yaitu:

  1. Penentuan tujuan memberi arah dan panduan bagi para karyawan di semua tingkatan manajemen. Apabila semua karyawan sampai tingkat yang paling bawah mengetahui dengan jelas apa yang ingin dicapai perusahaan maka lebih kecil kemungkinan akan terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengambilan keputusan.
  2. Penentuan tujuan membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki secara efektif.
  3. Penentuan tujuan membuat perusahaan mengukuhkan identitas dirinya melalui budaya perusahaan (corporate culture).
  4. Penetapan tujuan membuat perusahaan mampu melakukan evaluasi dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk kembali fokus dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tujuan sendiri dibagi menjadi dua, yaitu tujuan jangka panjang (long term goals) dan tujuan jangka pendek (short term goal). Tujuan jangka panjang direfleksikan ke dalam bentuk visi perusahaan, yang memiliki jangka waktu sepuluh hingga dua puluh tahun ke depan, sedangkan tujuan jangka pendek (short term goals) atau disebut juga sebagai destination statement, merupakan turunan dari visi perusahaan, berupa sasaran-sasaran yang harus dicapai dalam kurun waktu yang lebih pendek, biasanya antara tiga hingga lima tahun.

Sebuah visi yang efektif, paling tidak memenuhi beberapa kriteria, yaitu: mencerminkan tujuan yang diinginkan di masa yang akan datang, fokus, fleksibel, dapat dikomunikasikan, dapat dibayangkan dan dapat dicapai. Contoh: “Menjadi pemimpin pasar nasional dalam industri makanan kemasan, yang dikenal dengan produk yang berkualitas dan higienis”. Bila visi sudah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menterjemahkan visi tersebut menjadi serangkaian destination statement yang lebih singkat. Setiap sasaran dalam destination statement berisi target yang harus dicapai, bersifat tangible dan dapat diukur secara kuantitatif. Contoh: market share, profits, jumlah cabang, coverage area, dsb.

Melalui perumusan tujuan jangka panjang dan jangka pendek inilah, organisasi dapat menentukan langkah-langkah strategis yang perlu dilakukan agar dapat merealisasikan misinya dan mencapai sasaran yang dituju.