Systemic Flow Analysis: Alat Penghasil KPI

KPI key performance indicator with idea bulb lamp and dart successful on bullseye, Smart goals concept for success business

Salah satu tantangan dalam menyusun Key Performance Indicators (KPI) adalah menentukan indikator yang relevan dengan Objective. Untuk menyusun KPI, organisasi memiliki banyak pilihan sumber yang secara garis besar terbagi menjadi sumber internal dan eksternal. Mereka bisa mengambilnya dari sumber-sumber tersebut. Meski terdapat banyak referensi KPI, perusahaan akan memakai indikator yang benar-benar relevan. KPI yang tepat akan membawa kita sampai pada sasaran yang kita kehendaki. 

Image source: Adapted from Australian National Audit Office (1998), Better practice principles for performance information

Systemic Flow Analysis (SFA) adalah teknik yang digunakan untuk menghasilkan berbagai KPI dengan menggunakan 4 perspektif dalam sistem: Input, Proses, Output dan Outcome. SFA bermanfaat bagi perusahaan dalam: melihat sudut pandang yang berbeda tentang mengukur Objective; menjelaskan proses kerja yang terlibat dalam pembentukan nilai; dan memberikan alternatif KPI yang besar kemungkinannya relevan dengan sasaran kita. Dengan menggunakan perspektif Input – Process – Output – Outcome, kita bisa memastikan pula hubungan leading dan lagging indicator ini dalam sebuah peta hubungan yang jelas.

  1. Input

    Metrik input biasanya digunakan untuk mengukur kuantitas atau kualitas sumber daya yang tersedia untuk proyek atau aktivitas yang spesifik. Biasanya metrik ini digunakan ketika sumber daya yang dibutuhkan bersifat strategis dan mempengaruhi efektivitas proses. Beberapa hal yang termasuk di dalam input adalah SDM, anggaran, dan infrastruktur.

    Contoh: IDR budget proyek, # SDM yang terlibat proyek; # lini produksi aktif

  1. Process

    Metrik proses digunakan untuk mengukur aktivitas yang melibatkan transformasi input menjadi output. Di tahap ini: waktu, utilisasi, dan ketersediaan infrastruktur/peralatan berperan penting untuk mengukur efektivitas dan efisiensi aktivitas.

    Contoh: % Vaksinasi yang tepat waktu; # waktu untuk menyelesaikan laporan, % utilisasi mesin packing.

  1. Output

    Metrik output digunakan sebagai indikator mengukur hasil, biasanya barang atau layanan, melalui penggunaan input dalam proses kerja yang ada. Yang termasuk di dalam tahap ini adalah jumlah barang atau layanan yang diproduksi.

    Contoh: # Produk yang lulus uji lab; % masyarakat yang divaksinasi; # indeks kepuasan pelanggan.

  1. Outcome

    Metrik outcome digunakan untuk mengukur dampak yang dihasilkan dari rangkaian aktivitas yang menghasilkan output. Biasanya outcome digunakan untuk mengukur sesuatu yang berada di luar kontrol manajemen seperti kepuasan pelanggan, pendapatan, dan profit.

    Contoh: IDR Penjualan per pelanggan; # pelanggan baru yang direkomendasikan oleh pelanggan puas

Perusahaan bisa menggunakan SFA di setiap tahap sebagai indikator yang akan dibagikan pada seluruh departemen dan individu, terutama jika proses bisnisnya melibatkan banyak pihak. Dengan menganalisis SFA tahapan proses bisnis satu per satu, perusahaan dapat menilai mana saja aktivitas yang memberikan nilai secara langsung dan yang merupakan pendukung untuk menciptakan nilai. Ini akan memberikan peta pemahaman yang lebih luas tentang hubungan aktivitas satu sama lainnya dan meminimalkan potensi silo di masing-masing departemen.

Teknik SFA adalah salah satu pendekatan yang efektif untuk memilih KPI. Urutan penciptaan nilai di dalam tahap Input, Proses, Output, dan Outcome sangat penting untuk memfasilitasi pemahaman KPI dalam konteks proses bisnis yang terkait dengannya. Dengan demikian, kita dapat memahami bagaimana perusahaan menciptakan nilai dan mengelola proses secara terukur untuk hasil yang sesuai harapan.

Referensi:
Beal, B. & Conaway, R. & Astakhova, M. & Laasch, O. (2016). “Income inequality: Value flow analysis, market narratives, and organizational practice”. Academy of Management Proceedings. 2016. 11624. 10.5465/AMBPP.2016.92.
https://www.performancemagazine.org/advice-kpi-selection/
https://www.performancemagazine.org/what-is-value-flow-analysis-vfa/
The KPI Institute. (2019). The KPI Selection Process. Retrieved from https://www.youtube.com/watch?v=ahYYZwE5WdM