OKR Case Study: GOJEK

Happy delivery man in uniform riding motorcycle with bag on map with isolated background. Delivery concept. 3d render cartoon character.

Objective & Key Results (OKR) merupakan alat manajemen strategis yang berorientasi pada tindakan/aksi. Kerangka kerja ini populer di kalangan start-up karena OKR mendorong perusahaan untuk fokus pada pertumbuhan. Ada beberapa contoh bisnis di dunia yang berhasil mencapai pertumbuhan yang signifikan dengan menggunakan OKR, salah satunya adalah Swipely. Tidak hanya menggunakan OKR sebagai sistem penetapan tujuan, perusahaan ini juga menggunakan OKR sebagai alat komunikasi yang mempersatukan perusahaan dan meningkatkan proses bisnis mereka. Dengan pergeseran secara fundamental dan penerapan OKR, perusahaan ini mampu mencapai angka penjualan sebesar satu miliar dolar Amerika Serikat.

Penerapan OKR di Indonesia

Di Indonesia, OKR juga umumnya diterapkan di perusahaan start-up, salah satunya adalah Gojek. Sebelum menerapkan OKR di tahun 2018, karyawan Gojek berganti pekerjaan setiap 2 minggu, mulai dari menangani lingkup SQL, menjadi penulis in-application, mengidentifikasi dan menangani kasus fraud, dan lain sebagainya (Widjaja, 2019). Setelah Gojek menggunakan OKR, karyawannya menjadi lebih fokus pada tugas tertentu, setidaknya dalam kurun waktu tiga hingga enam bulan. Selain itu, beberapa alasan Gojek menerapkan OKR adalah:

  • Gojek memiliki banyak ide produk dan inovasi yang dimiliki, namun tidak dapat diluncurkan karena tidak ada tema yang jelas.
  • Karyawan Gojek tidak memahami bagaimana upaya berkontribusi pada gambaran yang lebih besar.
  • Juga, terdapat kesulitan dalam mencapai keselarasan karena setiap tujuan tidak jelas: (1) antara bisnis dan produk; serta (2) antar-divisi.

Mental Model Gojek dalam Menerapkan OKR

Bagi Gojek, OKR membantu mereka mengeksekusi ide dan mengukur metrik yang tepat. Lebih lanjut, OKR mendorong terbentuknya inisiatif yang berfokus pada gambaran besar, bukan hanya pada inisiatif taktis saja. Untuk mendapatkan manfaat OKR tersebut, Gojek menerapkan mental model yang baru, yaitu “10x Goals”.

Mereka percaya bahwa aspirasi yang stretched dalam OKR dapat dicapai dengan menaikkan target OKR sebanyak 10 kali lipat. Bagi Gojek, tujuan harus ditetapkan seaspirasional mungkin sehingga berdampak pada kemajuan yang lebih inovatif dan terdepan. Di sisi lain, Gojek menerjemahkan pencapaian yang berhasil pada batas 70%, bukan 100%.

Meski tampak tidak masuk akal, budaya perusahaan Gojek mengizinkan ruang untuk gagal. Setiap bulan Gojek melaksanakan OKR Review dengan tujuan untuk melacak keberlangsungan OKR. Mereka menerapkan penilaian berdasarkan warna: hijau (untuk OKR yang sukses); kuning (untuk OKR yang belum sukses, namun masih dapat diperjuangkan); dan merah (untuk OKR yang gagal). Target penerapan OKR bukanlah di area hijau terus-menerus, melainkan sesekali juga di area kuning dan merah agar perusahaan mengetahui aspek mana yang masih membutuhkan peningkatan.

Implementasi: OKR vs KPI

Gojek menetapkan implementasi OKR sebagai standar di perusahaannya. Meski demikian, mereka juga menerapkan penggunaan metrik Key Performance Indicator (KPI) karena keduanya saling melengkapi. Bedanya, jika OKR diterapkan dengan semangat pertumbuhan, KPI diterapkan untuk menjaga keberlangsungan bisnis Gojek.

(BACA JUGA: OKR & KPI INTEGRATION )

Berikut perbedaan sifat OKR dan KPI:

 Tahap Implementasi OKR di Gojek

  1. Top-down OKR Setting

    Objective ditentukan di tingkat manajemen puncak untuk memberikan gambaran yang besar. Hal ini digunakan untuk memastikan OKR yang dibuat di level lebih rendah selaras dengan misi perusahaan.

  1. Bottom-up OKR Setting

    Uniknya, penerapan OKR bukan hanya satu arah, melainkan mengundang masukan dari karyawan garis terdepan. Hal ini dikarenakan mereka merupakan pemilik pengetahuan dan pengalaman lebih lanjut dengan pengguna akhir, yaitu pelanggan. Dengan demikian, inisiatif yang ditawarkan menjadi lebih relevan dengan Objective perusahaan secara keseluruhan.

  1. OKR Draft Submission

    Praktik OKR di Gojek menggunakan dua jenis OKR, yaitu Committed OKR dan Aspirational OKR. Oleh karena itu, saat membuat draft OKR, karyawan perlu memastikan bahwa perencanaannya memenuhi masing-masing dari jenis OKR tersebut, bukan hanya salah satunya.

  1. Alignment Meeting

    Tujuan dari pertemuan ini adalah memastikan OKR selaras dengan tujuan perusahaan.

  1. Revision and Finalization

    Jika OKR tidak selaras dengan tujuan perusahaan, maka perlu direvisi dan difinalisasi ulang sebelum disetujui.

  1. Sign off

    Setelah draft OKR mencapai final, pimpinan perusahaan menandatangani berkas tersebut. Hal ini berarti pemimpin juga harus berkomitmen terhadap keselarasan OKR karyawan secara menyeluruh.

  1. OKR Go Live!
  2. Monthly Performance Tracking

    Tidak hanya diluncurkan, OKR perlu dilacak sesering mungkin untuk memastikan kemajuannya. Karena Gojek menerapkan OKR bersamaan dengan KPI, ada kalanya performance review ini dijalankan bersamaan, baik untuk OKR maupun KPI. Jika terdapat masalah yang muncul, manajer juga dapat menggunakan dashboard KPI untuk menganalisis masalah.

Pelajaran dari Kasus OKR Gojek

Selama menerapkan OKR, Gojek memiliki banyak pelajaran yang berharga. Salah satunya yang terbesar adalah tentang perubahan budaya. Untuk memastikan kesuksesan implementasi OKR, perencanaan dan implementasi inisiatif Change Management yang terintegrasi harus dilaksanakan. Memang mencapai penerapan OKR yang efektif membutuhkan waktu lama, namun dengan komitmen di seluruh tingkat dalam perusahaan, OKR dapat diterapkan dengan baik. Hingga saat ini pun, penerapan OKR di Gojek masih terus melalui perbaikan yang berkelanjutan.

 

Referensi:
Gerakan Nasional 1000 Startup Digital. (2021, Jul 28). Kelas Daring Serial Hustler: Objectives & Key Results (OKR) [YouTube Video]. Retrieved Sep 28, 2022, from https://youtu.be/ZThCcsiW6vo
How to Make OKRs Actually Work at Your Startup. Retrieved from First Round Review 2022, Sep 28 https://review.firstround.com/How-to-Make-OKRs-Actually-Work-at-Your-Startup
Widjaja, C. (2019, Mar 29). Crystal Widjaja’s 2019 Personal OKRs. Retrieved from Gojek 2022, Sep 28: https://career.gojek.com/blog/personal-okrs-b10585010361/