PERAN KNOWLEDGE MANAGEMENT BAGI ORGANISASI

Organisasi yang mengimplementasikan knowledge management (KM) pada umumnya menginginkan proses dan alur informasi di organisasi berjalan dengan lancar. Hal ini bertujuan agar proses bisnis secara keseluruhan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Adapun beberapa peran KM bagi organisasi adalah sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kapabilitas pengambilan keputusan

    Organisasi membutuhkan data sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat, namun terlalu banyak data yang tidak dikelola dengan baik akan menjadi bumerang bagi organisasi. Lebih lanjut, data yang tidak diorganisasi menjadi informasi yang relevan, akan mempersulit manajemen dalam pengambilan keputusan yang tepat. Oleh karena itu, knowledge management dapat digunakan untuk meningkatkan kapabilitas pengambilan keputusan dengan lebih baik.

  1. Membangun learning organization dengan menciptakan learning routine

    Organisasi dapat membangun learning routine dengan cara mendorong karyawannya untuk secara terus-menerus menilai diri, unit, dan organisasi mereka, serta mencari cara untuk selalu menjadi lebih baik. Dorong tim untuk selalu melakukan evaluasi setiap kegiatan atau proyek diselesaikan, baik dalam hal keberhasilan maupun kegagalan. Dorong mereka juga untuk mengidentifikasi alternatif apa saja yang dapat digunakan untuk memperbaiki hal tersebut di masa depan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk menangkap pembelajaran dari setiap pengalaman yang nantinya dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan efisiensi dan meningkatkan kualitas kerja

  1. Mendorong perubahan budaya dan inovasi

    Knowledge management yang dilaksanakan secara aktif dapat mendorong perubahan budaya dan inovasi dengan mendukung seluruh elemen organisasi untuk menyampaikan sebanyak mungkin ide-ide baru. Perusahaan dapat memanfaatkan ruang diskusi yang terbuka untuk menyampaikan ilmu-ilmu baru sembari tetap berpegang pada value perusahaan dan menstimulasi perubahan budaya. Dalam situasi organisasi yang kompleks saat ini, program knowledge management juga dapat membantu manajemen menghadapi perubahan, mendukung munculnya ide-ide baru dan wawasan yang mendorong inovasi

BACA JUGA: MENGENAL KNOWLEDGE MANAGEMENT

Explicit dan Tacit Knowledge

Untuk memaksimalkan peran KM, organisasi juga perlu memahami pengetahuan apa saja yang terdapat di dalamnya. Pengetahuan ini pada umumnya dibagi menjadi dua: explicit dan tacit knowledge. Explicit knowledge adalah “pengetahuan akademis” yang digambarkan dalam bahasa formal, media cetak, atau media elektronik yang sering kali didasarkan pada proses kerja yang mapan dan menggunakan pendekatan process to people. Di sisi lain, tacit knowledge adalah “pengetahuan praktis dan berorientasi pada tindakan.” Pada umumnya, tacit knowledge diperoleh melalui pengalaman pribadi, jarang diungkapkan secara terbuka, dan sering kali menyerupai intuisi (Smith, 2001).

Berikut perbedaan antara explicit dan tacit knowledge dalam organisasi:

Kategori Explicit Knowledge Tacit Knowledge
Sistem kerja
  • Tugas terorganisir, rutin, dan teratur
  • Berasumsi bahwa lingkungan dapat diprediksi dan linier
  • Pengetahuan yang sudah dikodifikasi dapat digunakan kembali untuk menciptakan objek pengetahuan baru
  • Tugas bersifat spontan dan membutuhkan improvisasi
  • Merespons lingkungan yang berubah dan tidak dapat diprediksi
  • Pengetahuan diciptakan dari menyalurkan keahlian individu
Pembelajaran
  • Pengetahuan diperoleh langsung di tempat kerja dengan cara coba-coba (trial & error)
  • Menekankan kemandirian di bidang keahlian terbaik
  • Memenuhi tujuan pekerjaan yang ditentukan oleh organisasi
Supervisor atau pemimpin tim memfasilitasi serta memperkuat keterbukaan dan kepercayaan untuk meningkatkan pembagian pengetahuan (knowledge sharing) & penilaian bisnis

 

Pengajaran
  • Menggunakan pelatihan yang dirancang menggunakan silabus dan format yang dipilih oleh organisasi, berdasarkan tujuan dan kebutuhan organisasi
  • Dapat di-outsource
Menggunakan bimbingan one-on-one, mentoring, coaching, training di tempat kerja, magang, competency-based, brainstorm, serta bersifat people oriented

 

Jenis Pemikiran
  • Logis
  • Berdasarkan fakta
  • Menggunakan metode yang terbukti
  • Mengutamakan pemikiran konvergen
  • Kreatif
  • Fleksibel
  • Tidak terpetakan
  • Mengarah pada pemikiran divergen dan mengembangkan wawasan
Pembagian pengetahuan
  • Pengetahuan diperoleh dari orang lain
  • Pengetahuan yang didapat lalu dikodifikasi, disimpan, dan digunakan kembali sesuai kebutuhan untuk pelanggan, email, diskusi elektronik, dan forum.
Pengetahuan dibagikan secara altruistik, networking, kontak tatap muka, konferensi video, mengobrol, bercerita, mempersonalisasi pengetahuan
Motivasi Didasarkan pada kebutuhan untuk melakukan sesuatu atau memenuhi tujuan tertentu Didasarkan melalui: inspirasi kepemimpinan, visi, dan frekuensi kontak pribadi dengan karyawan
Penghargaan
  • Terkait dengan tujuan bisnis
  • Cenderung kompetitif dan bersaing di tempat kerja untuk mendapatkan hadiah yang langka
  • Membatasi berbagi informasi
  • Menggabungkan unsur motivasi dan penghargaan intrinsik atau non-moneter untuk berbagi informasi secara langsung
  • Mengenali kreativitas dan inovasi
Hubungan Cenderung bersifat top-down dari supervisor ke bawahan atau pemimpin tim ke anggota tim Terbuka, ramah, tidak terstruktur, berbagi pengetahuan secara terbuka dan spontan
Teknologi
  • Terkait dengan pekerjaan, berdasarkan ketersediaan dan biaya
  • Investasi teknologi informasi (IT) dilakukan untuk mengembangkan library profesional dengan hierarki database menggunakan pengetahuan yang ada
  • Sebagai alat untuk memilih informasi yang dipersonalisasi
  • Digunakan untuk memfasilitasi percakapan, bertukar tacit knowledge
  • Investasi kerangka IT secara moderat dengan tujuan agar orang dapat saling bertemu satu sama lain
Evaluasi Berdasarkan prestasi kerja yang nyata, tidak harus pada kreativitas dan berbagi pengetahuan Berdasarkan kinerja yang ditunjukkan dan evaluasi spontan yang berkelanjutan

 

Referensi:

Bolisani, E., & Bratianu, C. (2018). The Elusive Definition of Knowledge. In Emergent Knowledge Strategies (pp. 1–22). Springer International Publishing. https://doi.org/10.1007/978-3-319-60657-6_1
Smith, E. A. (2001). The role of tacit and explicit knowledge in the workplace. Journal of Knowledge Management, 5(4), 311–321. https://doi.org/10.1108/13673270110411733
Quast, L. (2012, Aug 12). Why Knowledge Management Is Important To The Success Of Your Company. Retrieved Oct 21, 2022, from Forbes: https://www.forbes.com/sites/lisaquast/2012/08/20/why-knowledge-management-is-important-to-the-success-of-your-company/?sh=1b48066e3681