Ketika hendak memahami knowledge management (KM), organisasi perlu terlebih dahulu mengidentifikasi proses utama KM di dalamnya. Dengan mengenali proses tersebut, organisasi dapat membuat standardisasi prosedur yang berkaitan dengan informasi, ide, perspektif, dan pengalaman. Di sini, organisasi dapat dibayangkan seperti sistem terbuka yang memiliki batas-batas otoritas yang jelas sehubungan dengan lingkungannya. Selanjutnya, organisasi dapat mengidentifikasi proses utamanya berdasarkan proses-proses dasar KM, yaitu (Bolisani & Bratianu, 2017):
BACA JUGA: MENGENAL KNOWLEDGE MANAGEMENT
Knowledge Creation
Tahap ini memberikan kontribusi pada peningkatan pengetahuan di organisasi. Proses ini menegaskan bahwa sifat pengetahuan adalah dapat diciptakan oleh otak manusia sebagai hasil proses belajar. Perlu digarisbawahi juga bahwa Knowledge Creation juga dirangsang oleh interaksi panca indera dan pikiran manusia dengan lingkungan alam serta sosial. Dengan mengintegrasikan pengetahuan individu dalam struktur sosial serta memperkuatnya melalui proses yang berbeda, kita memperoleh pengetahuan organisasi. Di sisi lain, pengetahuan baru juga dapat diperoleh dari penggabungan pengetahuan-pengetahuan yang sudah diperoleh sebelumnya.
Knowledge Acquisition
Knowledge Acquisition adalah tentang bagaimana pengetahuan yang tercipta dapat diserap secara kognitif. Sama seperti Knowledge Creation, Knowledge Acquisition juga memberikan kontribusi pada peningkatan pengetahuan di organisasi, namun dalam spektrum yang lebih besar. Knowledge Acquisition tidak berbicara tentang pengetahuan emosional atau spiritual karena pengetahuan tersebut diciptakan secara internal oleh individu. Knowledge Acquisition dapat dilakukan dalam berbagai macam kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan organisasi, misalkan melalui inovasi, penelitian, atau brainstorming. Tahap ini juga dapat berupa perolehan kembali (recovery) pengetahuan eksplisit atau tacit dari entitas organisasi, termasuk orang dan dokumen, misalkan melalui karyawan baru, database online, jurnal, catatan profesional, dan lain sebagainya.
Knowledge Sharing & Distribution
Knowledge Sharing & Distribution adalah tentang menyebarluaskan pengetahuan yang didapat/diakuisisi ke seluruh organisasi. Tahap ini memberikan kontribusi pada restrukturisasi pengetahuan organisasi serta meningkatkan level rata-rata pengetahuan di dalamnya. Di tahap ini, knowledge sharing terjadi berdasarkan pada kesediaan individu untuk membagikan pengalaman & keahlian kepada orang lain. Dengan kata lain knowledge sharing bersifat tidak bersyarat dan dilandasi oleh kepercayaan. Di sisi lain, knowledge distribution bersifat lebih memaksa karena merupakan keputusan organisasi. Tujuan dari knowledge distribution adalah memaksimalkan manfaat sumber pengetahuan yang potensial.
Knowledge Transformation
Knowledge Transformation adalah tentang mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit dan sebaliknya. Transformasi ini berkaitan dengan dinamika pengetahuan yang terdiri dari tiga bidang pengetahuan mendasar: rasional, emosional, dan spiritual. Ketiga bidang tersebut memiliki interaksi yang terus-menerus dan bertransformasi dari satu bentuk pengetahuan ke bentuk yang lain. Oleh karena itu, dinamika pengetahuan sangat penting dalam memahami proses pengambilan keputusan dan kinerja perusahaan.
Knowledge Loss
Knowledge Loss adalah tentang hilangnya pengetahuan yang ada di dalam perusahaan. Pada umumnya, pengetahuan ini hilang dikarenakan karyawan yang memiliki keahlian atau pengalaman tertentu yang berkaitan dengan pengetahuan tersebut meninggalkan organisasi. Berlawanan dengan Knowledge Creation dan Knowledge Acquisition, Knowledge Loss menyebabkan tingkat pengetahuan dalam organisasi berkurang. Ini adalah salah satu kerugian bagi organisasi. Pada umumnya, knowledge loss dalam jumlah besar ditemui pada organisasi yang melakukan perampingan jumlah karyawan.
Knowledge Application
Knowledge Application adalah aktualisasi pengetahuan yang membantu dalam memecahkan masalah bisnis serta membuat keputusan bisnis. Tahap ini merupakan tahap pokok dan final dari setiap proses Knowledge Management, yaitu aplikasi pengetahuan organisasi ke dalam produk dan layanan. Misalkan, smart product seperti smartphone merupakan produk yang terintegrasi dari pengetahuan yang berkualitas tinggi sehingga menjadikannya produk yang sangat mahal dibandingkan biaya produksinya.
Seluruh proses dalam Knowledge Management sangat penting karena dapat digunakan sebagai sumber dalam organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pencarian informasi. Dengan mengutamakan transparansi pengetahuan, organisasi dapat turut mendorong karyawannya untuk berpartisipasi dalam berbagi pengetahuan dan juga mendorong keselarasan tim karena semua orang memiliki akses pada pengetahuan yang sama. Proses KM yang terdefinisi dengan baik juga dapat mempercepat proses onboarding karyawan baru karena mereka dapat segera memahami dan menguasai semua pengetahuan yang ada di dalam organisasi. Di sisi lain, ketersediaaan informasi juga mendorong percepatan inovasi karena tim tidak perlu menghabiskan waktunya mencari informasi dari sumber lainnya.
Referensi:
Bolisani, E., & Bratianu, C. (2017). The Elusive Definition of Knowledge. In Emergent Knowledge Strategies (pp. 1–22). Springer International Publishing. https://doi.org/10.1007/978-3-319-60657-6_2
https://www.egain.com/what-is-knowledge-management-process/
