3 Kontrak yang Mempengaruhi Employee Experience

Proses Onboarding merupakan salah satu peluang pertama dalam memberikan kesan yang baik tentang perusahaan. Ini adalah touchpoint awal karyawan berinteraksi dengan perusahaan. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh BambooHR (2018), 31% karyawan baru meninggalkan pekerjaan mereka dalam kurun waktu enam bulan, yang disebabkan oleh kurang optimalnya proses orientasi karyawan baru.

(BACA JUGA: Elemen Employee Experience: Employee Journey & Employee Touchpoint)

Untuk mempertahankan karyawannya, manajemen perlu memahami ekspektasi karyawan dari awal mereka bergabung dengan perusahaan. Maylett, dkk. (2017) menjelaskan bahwa terdapat tiga kontrak yang mempengaruhi Employee Experience. Berikut penjelasannya:

 

The Brand Contract

The Brand Contract merupakan kontrak pertama yang berhubungan dengan karyawan. Brand Contract didefinisikan sebagai semua janji tersirat yang ditujukan untuk semua orang yang berhubungan dengan brand. Kontrak ini memainkan peran penting dalam mengelola keinginan calon karyawan baru untuk bergabung dengan organisasi Anda. Salah satu bentuk nyata Brand Contract adalah Employee Value Proposition.

Jika perusahaan memiliki segmentasi pelanggan berusia muda dan berkarakteristik trendi, setidaknya perusahaan harus menarik karyawan semacam itu juga. Fasilitas, manfaat, dan reputasi merupakan sebagian aspek yang digunakan untuk menciptakan suasana tersebut. Brand Contract Anda, baik yang berlaku di seluruh organisasi atau di dalam tim Anda sendiri, harus sejalan dengan pelanggan yang dilayani, talenta yang ingin ditarik, dan jenis layanan atau produk yang ingin diberikan.

 

The Transactional Contract

Jika Brand Contract bersifat intangible, Transactional Contract bersifat tangible. Transactional Contract adalah perjanjian yang diterima bersama, timbal balik, dan eksplisit antara dua entitas atau lebih yang mendefinisikan ketentuan operasi dasar hubungan. Pada umumnya kontrak ini berupa tulisan (dokumen kontrak), ataupun lisan. Sederhananya, kontrak ini berisikan janji perusahaan atas kompensasi terhadap pekerjaan dan dedikasi karyawan.

Dalam membuat Transactional Contract, perusahaan perlu memerhatikan dua faktor berikut:

  1. Berwawasan ke depan dan antisipatif. Transactional Contract ditawarkan sebagai syarat kerja dan harapan untuk masa depan. Ini adalah titik awal yang ditandai secara resmi.
  2. Syarat, ketentuan, persyaratan, dan reward. Transactional Contract adalah satu-satunya dari tiga subkontrak yang harus sepenuhnya sepenuhnya eksplisit. Oleh karena itu, perusahaan perlu mendefinisikannya secara jelas dan lugas.

 

The Psychological Contract

Jika Brand Contract dan Transactional Contract membahas harapan karyawan yang biasanya jelas dan terbuka, sebaliknya, Psychological Contract adalah tentang harapan lainnya yang seringkali bersifat terselubung dan tidak jelas. Beberapa hal yang tersembunyi di dalam hati karyawan adalah ide, harapan, dan impian yang benar-benar mendefinisikan diri karyawan. Dengan kata lain, Psychological Contract merupakan seperangkat harapan dan kewajiban yang tidak tertulis dan implisit yang mendefinisikan ketentuan pertukaran dalam suatu hubungan

Tantangan pemimpin dalam mengimplementasikan Psychological Contract adalah pada memahami dan mengelola sesuatu yang bergantung pada elemen-elemen seperti perasaan, persepsi, budaya, ingatan, dan dinamika kognitif lainnya. Faktor-faktor ini biasanya sulit didefinisikan atau diukur. Meski organisasi memiliki Employee Value Proposition yang menarik, reputasi yang hebat (Brand Contract), dan setumpuk kontrak karyawan (Transactional Contract), tetapi tanpa Psychological Contract, perusahaan tidak akan tahu apakah karyawan puas dan memiliki harapan yang selaras dengan tujuan perusahaan.

 

Kontrak memperjelas harapan, baik dari sisi karyawan maupun organisasi. Tanpa memahami ketiga kontrak ini, masing-masing dapat menimbulkan kesalahpahaman dan miskomunikasi. Memahami keberadaan kontrak merupakan salah satu cara untuk meningkatkan ekspektasi masing-masing pihak. Dengan demikian, Employee Experience yang didesain dapat lebih tepat sasaran sesuai dengan nilai perusahaan dan aspirasi karyawannya.

(BACA JUGA: 5 Atribut untuk Mendesain Employee Experience)

 

Referensi:

Maylett, T., Wride, M. Patterson, K. (2017). The Employee Experience How to Attract Talent, Retain Top Performers, and Drive Result. Wiley
https://www.reworked.co/employee-experience/improve-your-onboarding-for-a-better-employee-experience/
https://teambuilding.com/blog/employee-turnover-statistics

MELAKUKAN PRIORITAS REKRUTMEN

Menurut EDsmart (2022), sebanyak 48 juta orang mengundurkan diri dari pekerjaannya pada tahun 2021. Jumlah karyawan yang mengundurkan diri secara signifikan dapat menyebabkan kesenjangan posisi yang berpengaruh pada meningkatnya beban kerja karyawan dan berpotensi menyebabkan stres pada karyawan tersebut. Untuk menghindari hal itu, perusahaan harus segera tanggap dalam mengisi posisi yang kosong dengan menentukan prioritas posisi yang harus direkrut terlebih dahulu.

Tiga tahapan dasar dalam proses rekrutmen, yaitu:

  1. Prioritas
  2. Komunikasi
  3. Persiapan
Prioritas

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memprioritaskan posisi atau pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Beberapa cara untuk menentukan prioritas dalam rekrutmen, antara lain:

  • Mengumpulkan semua daftar pekerjaan yang dibutuhkan dan tahap perekrutan yang akan dilakukan
  • Identifikasi tantangan yang akan dihadapi untuk merekrut posisi tersebut, seperti kemampuan khusus yang diperlukan untuk posisi tersebut, kondisi market dan ketersediaan kandidat, kualitas kandidat yang ada di bank data saat ini, serta potensi kehilangan kandidat selama proses rekrutmen berlangsung.
  • Identifikasi kebutuhan bisnis dapat dianalisa dengan beberapa pertanyaan seperti:
    • Apakah pekerjaan tersebut memiliki dampak yang besar terhadap produk, layanan, atau proyek?
    • Apakah ini merupakan pekerjaan inti atau key manager?
    • Apakah ada biaya untuk memasang iklan lowongan pekerjaan? (c/o untuk merekrut posisi yang dapat meningkatkan revenue)
    • Berapa besar tekanan yang diberikan pada anggota tim yang tersisa dari posisi kosong yang ada?
    • Apakah posisi tersebut sering kali direkrut?

Perlu diperhatikan, apakah posisi yang kosong ini sering dicari? Jika demikian, maka perlu dievaluasi kembali target obyektif dan deskripsi pekerjaan posisi tersebut. Selain itu, dapat dipertimbangkan pula hal berikut:

  • Apakah posisi tersebut dapat digunakan sebagai sarana promosi internal bagi karyawan yang ada?
  • Apakah tugas tanggung jawab di posisi tersebut dapat dibagi ke anggota tim yang ada?
  • Apakah posisi tersebut perlu untuk dipenuhi atau bahkan dapat berkembang menjadi pekerjaan baru?
Komunikasi

Komunikasi menjadi bagian terpenting dalam proses rekrutmen. Ketika Line Manager mengidentifikasi posisi yang dibutuhkan dan melimpahkannya pada divisi rekrutmen untuk mencari posisi tersebut, maka setiap kemajuan proses rekrutmen harus diinformasikan kepada Line Manager sehingga Line Manager juga membantu menguji kandidat tersebut atau memutuskan apakah pekerjaan tersebut dapat dikerjakan sementara oleh karyawan kontrak jika sangat dibutuhkan.

Persiapan

Langkah ketiga yaitu mempersiapkan perusahaan dalam menghadapi kebutuhan di masa depan yang tidak pasti. Artinya, Manajer SDM perlu mengidentifikasi beberapa hal untuk menyusun prioritas, seperti:

  • Area organisasi mana yang memiliki potensi tertinggi untuk pertumbuhan di masa depan.
  • Identifikasi departemen yang berisiko mengalami turnover.
  • Melakukan diskusi dengan Line Manager untuk mengidentifikasi potensi posisi yang akan dibutuhkan.
  • Identifikasi departemen yang memiliki kandidat internal yang berpotensi untuk mendapatkan promosi.
  • Membangun database untuk kandidat yang potensial namun tidak sesuai dengan pekerjaan yang mereka lamar, tetapi cocok dengan budaya perusahaan sehingga dapat dipertimbangkan di kemudian hari untuk direkrut di posisi yang berbeda.

Melakukan prioritas dalam proses rekrutmen dapat menjadi salah satu solusi dalam mengatasi atau menghindari kesenjangan posisi yang menjadi masalah krusial bagi perusahaan. Dengan prioritas, perusahaan mampu merekrut kandidat yang tepat di waktu yang tepat pula sehingga perusahaan tidak akan mengalami krisis kekosongan posisi. Untuk menjalankan prioritas rekrutmen yang baik, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa aspek, seperti siapa yang direkrut, membangun candidate pipeline yang solid secara internal dan eksternal, serta mengupayakan diversity, equity, inclusion, and belonging (DEIB) dalam proses perekrutan.

Referensi:

https://www.predictiveindex.com/blog/how-to-identify-your-hiring-priorities/
https://www.edsmart.org/the-great-resignation-statistics/
https://www.aihr.com/blog/hiring-priorities/

Pentingnya Menerapkan Employee Experience di Perusahaan

Saat ini, perusahaan mulai menyadari bahwa dengan mengutamakan karyawannya terlebih dahulu, pada akhirnya pelanggan akan lebih terpuaskan dan profit yang dihasilkan pun jauh lebih baik. Salah satu cara untuk mengutamakan karyawan adalah dengan berfokus memaksimalkan Employee Experience (EX). EX adalah segala hal yang dialami oleh karyawan sepanjang waktunya berada dalam suatu perusahaan.

 

Employee Experience di suatu perusahaan dapat terbentuk  melalui 3 aspek berikut:

  1. Budaya Kerja

    Meliputi elemen yang mempengaruhi apa yang dirasakan karyawan; memberi/ menguras energi, memotivasi/ mengecilkan hati, memberi kekuatan/ melemahkan seorang karyawan. Contoh: gaya kepemimpinan, struktur organisasi, sesama karyawan.

  1. Teknologi

    Meliputi elemen yang digunakan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Contoh: software, hardware, internet, alat tulis, dan lain-lain

  1. Lingkungan Fisik

    Meliputi semua elemen dalam suatu perusahaan yang dilihat, didengar, disentuh, dan dibau. Contoh: dekorasi ruang kerja

 

Beberapa keuntungan akan didapatkan oleh perusahaan dengan menerapkan EX, antara lain:
  • Meningkatkan produktivitas karyawan
  • Karyawan menjadi lebih termotivasi dan penuh dengan inovasi
  • Meningkatkan kepuasan pelanggan
  • Meningkatkan keuntungan perusahaan secara finansial
BACA JUGA: TIPS UNTUK MENINGKATKAN EMPLOYEE EXPERIENCE

Berikut 7 langkah untuk menciptakan EX yang berkualitas:

  1. Berkomitmen meningkatkan kualitas EX dan memprioritaskannya

    Memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat dalam suatu perusahaan paham tentang pentingnya EX dan ikut berkolaborasi dalam menciptakan EX yang berkualitas

  2. Menunjuk pemimpin senior dan team yang khusus bertanggung jawab terhadap EX

    Membentuk strategi dan program untuk meningkatkan kualitas EX

  1. Mengadopsi ‘Design Thinking’
    1. Memahami karyawan dengan memposisikan diri sebagai karyawan tersebut
    2. Menemukan cara baru untuk membuat pekerjaan lebih mudah sembari meningkatkan produktivitas dan performa perusahaan
  1. Memperhitungkan EX untuk setiap karyawan
    1. Memastikan EX melingkupi setiap aspek pekerjaan dan lingkungan pekerjaan
    2. Memastikan EX melingkupi setiap segmen karyawan (kandidat karyawan , karyawan paruh waktu, karyawan tetap, karyawan lepas, dll)
  1. Lihat keluar

    Mengunjungi kawan-kawan perusahaan dan situs karier, seperti Glassdoor, LinkedIn, dan lainnya untuk memahami dan menetapkan standar untuk EX yang berkualitas

  1. Memperhitungkan pengaruh geografi area terhadap EX

    Perusahaan, terutama yang bergerak dalam lingkup internasional, harus memperhatikan perbedaan elemen antar area yang berbeda, yang dapat mempengaruhi kualitas EX, sebagai contoh perbedaan budaya antar negara kawasan Asia dan Eropa,

  1. Tinjau EX secara berkala

    Mengadakan survei secara rutin dan memberlakukan sistem ‘open feedback’ agar dapat menganalisa secara tepat seberapa baik EX telah memenuhi ekspektasi karyawan

 

Referensi:

https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-organization-blog/employee-experience-essential-to-compete
https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/15/the-three-environments-that-create-every-employee-experience/#d3cb5dd66c6c
https://www2.deloitte.com/insights/us/en/focus/human-capital-trends/2017/improving-the-employee-experience-culture-engagement.html