DI BALIK TERCAPAINYA KPI:
CRITICAL SUCCESS FACTOR (CSF)

Critical Success Factor (CSF) merupakan beberapa bidang dan aktivitas utama organisasi yang harus berjalan dengan baik agar bisnis dapat terus berkembang. Dengan mengetahui CSF, organisasi dapat menggunakannya untuk menentukan KPI yang tepat. Ronald Daniel (1961) yang pertama kali mengenalkan konsep ini di dalam artikel “Management Information Crisis”. Kemudian, konsep ini dipopulerkan oleh John F. Rockart dalam dua dekade selanjutnya. Menurut Rockart, CSF adalah beberapa area tertentu, yang jika tercapai dengan memuaskan, akan memberikan hasil atau kinerja kompetitif bagi keberlangsungan organisasi.

Pada dasarnya, KPI dan CSF adalah dua hal yang berbeda, namun keduanya bekerja sama untuk mencapai Objective. Sederhananya, CSF berperan sebagai elemen penting yang wajib ada/eksis di dalam bisnis, sedangkan KPI berperan sebagai alat untuk melacak progres pencapaiannya. Selain, itu, KPI juga digunakan untuk memonitor bagaimana bisnis mencapai CSF melalui aktivitas operasional maupun inisiatif strategis dalam menghadirkan elemen penting yang mungkin sebelumnya belum ada.

KPI dan CSF dapat digambarkan sebagai hubungan sebab-akibat, seperti berikut:

  • CSF adalah sebab keberhasilan (leading), yang perlu ditetapkan oleh perusahaan. Berbagai bisnis yang sukses di dunia biasanya melakukan proses identifikasi CSF, sama seperti melakukan identifikasi bagaimana membangun leadership yang baik, karyawan yang aktif terlibat, pengembangan produk yang solid, dan lain sebagainya. Dengan kata lain, CSF adalah best practice dalam dunia bisnis.
  • KPI adalah akibat aksi (lagging), yang terukur dalam bentuk metrik untuk menggambarkan pencapaian sasaran strategis. Biasanya, setiap perusahaan memiliki KPI yang berbeda tergantung pada prioritas strategi bisnis dan sasarannya.
(BACA JUGA: MENGUKUR KINERJA ORGANISASI DENGAN KEY PERFORMANCE INDICATOR)

Critical Success Factors versus Key Performance Indicator

Lebih lanjut, perbedaan antara CSF dan KPI dapat dilihat pada tabel berikut.

Critical Success Factors (CSF) Key Performance Indicator (KPI)
Digunakan untuk menentukan KPI dan memastikan pencapaiannya. Menyediakan kriteria dan indikator yang menginformasikan apakah CSF dan Objective telah tercapai.
Bersifat general dan kualitatif. Contoh: “Pengembangan Produk Baru” Bersifat kuantitatif dan spesifik Contoh: “# Produk Baru yang sukses”; “IDR Penjualan Produk Baru”
Digunakan sebagai pendukung pencapaian Sasaran Strategis. Contoh: “Meningkatkan Pendapatan” Digunakan pada berbagai tingkat untuk memperjelas target strategis di seluruh bisnis.

Gambar 1: Contoh Sasaran dan CSF dalam sebuah industri.

Sumber: Harvard Business Review (1979)

Sumber Utama Critical Success Factors (CSF)

Menurut gambar di atas, CSF tertentu berlaku untuk perusahaan mana pun yang beroperasi di industri tertentu juga, namun dengan sistem kontrol manajemen yang perlu disesuaikan. Penyesuaian ini berarti bahwa sumber CSF bukan hanya berasal dari industri saja, namun menurut tim MIT, terdapat empat sumber utama CSF, yaitu:

  1. Struktur industri tertentu

    Setiap industri pada dasarnya memiliki seperangkat CSF berdasarkan karakteristiknya sehingga setiap perusahaan di dalamnya juga akan memperhatikan faktor-faktor tersebut. Seperti yang tertera pada Gambar 1, untuk mencapai sasaran market share, industri supermarket harus lebih memperhatikan product mix, sales promotion, dan harga, bukan CSF di area industri otomotif.

  1. Strategi kompetitif, posisi industri, dan lokasi geografis

    Setiap perusahaan dalam industri tertentu memiliki strategi kompetitif yang berbeda. Misalkan, bagi pendatang baru di tengah industri yang sudah memiliki satu hingga dua perusahaan besar, maka segala tindakan perusahaan besar tersebut akan menimbulkan masalah baru dan signifikan bagi perusahaan pendatang baru yang masih kecil. CSF akan ditentukan berdasarkan posisi perusahaan kecil tersebut di market, apakah memiliki produk unggul yang dapat menciptakan ceruk pasar baru atau malah harus mengganti lini produk utama akibat kalah persaingan. Oleh karena itu, strategi dan tindakan pesaing dapat menjadi CSF bagi perusahaan kecil.

    Kaitannya dengan geografis, CSF masing-masing industri dapat berbeda antara satu tempat dan tempat lainnya. Bahkan, di dalam perusahaan yang sama, CSF perusahaan pusat dan cabang dapat berbeda tergantung pada lokasinya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh aturan, budaya, keadaan sosial, dan faktor-faktor geografis lainnya.

(BACA JUGA: MEMIMPIN PASAR DENGAN EMPAT PILIHAN STRATEGI KOMPETITIF)
  1. Faktor eksternal

    Ketika kondisi ekonomi makro berubah akibat pengaruh politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan, dan peraturan negara, maka CSF juga dapat berubah. Pada awal tahun 1973, hampir tidak ada CEO di Amerika Serikat yang mempertimbangkan faktor “ketersediaan pasokan energi” sebagai CSF. Namun, setelah terjadinya embargo minyak, untuk jangka waktu yang cukup lama faktor ini dipantau secara ketat oleh para CEO dan menjadi kinerja baseline perusahaan.

  1. Faktor temporal (sementara)

    Pertimbangan faktor internal perusahaan sering menghasilkan CSF yang bersifat temporal. Biasanya CSF temporal tidak akan digunakan lagi jika faktor tersebut sudah terpenuhi. Sebagai contoh, untuk organisasi yang kehilangan sekelompok besar eksekutif dalam kecelakaan pesawat, jelas akan menentukan “pembangunan kembali kelompok eksekutif” sebagai CSF. Demikian pula, kontrol inventaris yang jarang menjadi perhatian, bisa saja menjadi CSF ketika ada kejadian luar biasa, seperti terlalu banyak atau terlalu sedikit stok. Setelah itu, CSF tersebut bisa dikeluarkan dari fokus perusahaan.

KPI dan CSF merupakan bagian penting dari teka-teki kinerja. Menentukan CSF terlebih dahulu akan mempermudah perusahaan mengukur indikator kinerja yang terpenting dan relevan bagi kesuksesan bisnisnya. Di lain sisi, perusahaan jangan sampai melupakan faktor yang terpenting, yaitu eksekusi strategi. Oleh karena itu, pastikan juga untuk memetakan aktivitas dan inisiatif yang akan membawa perusahaan mendapatkan CSF dan mencapai KPI yang sudah ditetapkan.

Referensi: https://bernardmarr.com/what-is-the-difference-between-key-performance-indicators-kpis-and-critical-success-factors-csfs/ https://hbr.org/1979/03/chief-executives-define-their-own-data-needs https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_80.htm

ENAM NILAI KPI UNTUK PERUSAHAAN

Untuk mencapai tujuan, perusahaan biasanya menggunakan alat untuk melacak dan memonitor progres atau keberhasilan kinerja. Alat ukur yang bersifat strategis ini disebut sebagai Key Performance Indicators (KPI). Menurut Warren (2011), KPI merupakan sebuah ukuran yang menilai bagaimana sebuah perusahaan mengeksekusi visi strateginya. Dengan menggunakan KPI, perusahaan akan mendapatkan gambaran milestone yang akan dilalui dalam bentuk angka atau deskripsi keberhasilan yang diangkakan.

(BACA JUGA: STRATEGY FORMULATION: THE STRATEGIC THINKING APPROACH)

KPI memberikan nilai untuk perusahaan sebagai berikut:

  • Memberikan kejelasan

    Dengan adanya KPI, karyawan akan mendapatkan kejelasan tentang apa yang harus dikerjakannya. Job Description (JD) memang membantu, namun sering kali JD tidak memberikan informasi yang jelas apa yang menjadi hasil utama pekerjaan tersebut. Tabel KPI, yang berisi sekumpulan ukuran kinerja yang menjadi tanggung jawab karyawan, akan memandu mereka bekerja menuju pada hasil yang sudah ditetapkan.

  • Sarana komunikasi

    KPI dapat digunakan untuk mendorong diskusi antara pemimpin dan karyawannya. Adanya ukuran dan target yang jelas akan memandu diskusi atasan dan bawahan dalam konteks pekerjaan dan perusahaan. Sedangkan komunikasi mengenai kinerja dapat dilakukan melalui berbagai kesempatan, seperti rapat kinerja bulanan, weekly check-in, one-on-one meeting, bahkan saat melakukan percakapan informal.

  • Memberikan fokus

    Ukuran kinerja yang jelas dan dikomunikasikan dengan baik akan memberikan fokus kinerja yang jelas dan memicu semangat tim. Dengan jumlah yang imbang (tidak lebih dan kurang) dan relevan dengan peran yang diemban oleh individu, KPI akan memberikan fokus yang sehat sehingga energi dapat terkelola dan memberikan hasil yang optimal.

  • Peningkatan kinerja

    Semua KPI adalah kuantitatif sehingga memiliki angka yang bisa dikelola atau diperbaiki. Misal: kita memiliki KPI soal jumlah karyawan yang kompeten. Bila tahun lalu perusahaan memiliki 100 karyawan yang kompeten, maka tahun ini dapat ditingkatkan hingga mencapai 150 orang. Dengan demikian, target yang bertumbuh akan memicu kreativitas dan proses pembelajaran.

  • Sebagai kesempatan belajar dan berkembang

    Target KPI yang baik adalah target yang relevan, sesuai dengan kondisi internal serta eksternal perusahaan, dan memicu semangat/motivasi untuk mencapainya. Target yang rendah biasanya menimbulkan kebosanan, sementara jika terlalu tinggi akan mematikan harapan untuk mencapainya. KPI dengan target yang sesuai dan sebaiknya tinggi, akan memicu proses belajar, yaitu kita termotivasi untuk mencari cara baru dalam mencapai target yang bertumbuh tersebut. Jelas cara lama sudah tidak berlaku lagi dan perlu cara kreatif lainnya untuk mencapainya.

  • Sarana keterlibatan karyawan

    Biasanya KPI diganjar dengan penghargaan finansial, seperti bonus, sehingga timbullah komitmen individu untuk mencapainya. Beberapa individu dengan semangat moral yang tinggi mengganggap KPI adalah kontrak kinerja yang akan mengikat mereka sampai akhir periode tahun fiskal KPI. Adanya KPI sering kali membuat karyawan tidak putus di tengah jalan dan KPI menjadi status prestasi pekerja yang patut dibanggakan.

KPI mampu membantu meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan secara terintegrasi. KPI dapat diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan sehingga membutuhkan perhatian lebih dari pihak manajemen untuk terus mengawasi dan menilai perkembangannya. Dalam merumuskan KPI, terdapat beberapa tantangan juga dalam menentukan indikator. Apa saja tantangan tersebut? Silakan baca selengkapnya di: Enam Tantangan Mengukur Kinerja.

Referensi:
https://smallbusiness.co.uk/kpis-why-benefit-business-2541248/
https://www.klipfolio.com/resources/articles/what-is-a-key-performance-indicator
https://www.unboxedtechnology.com/blog/advantages-and-disadvantages-of-performance-indicators/
https://www.staceybarr.com/questions/howtousekpis/
https://www.testgorilla.com/blog/factors-of-employee-engagement/
https://www.ckju.net/en/dossier/introduction-key-performance-indicators-kpis-what-are-they-and-how-can-they-be-used
https://www.ringcentral.co.uk/gb/en/blog/definitions/kpi-key-performance-indicators/
https://www.forbes.com/sites/louismosca/2019/06/18/key-performance-indicators-101-why-theyre-important/?sh=7d185a042652
https://www.sodexo.co.id/key-performance-indicator-adalah/
https://smartpresence.id/blog/pekerjaan/manfaat-kpi-untuk-karyawan-dan-perusahaan
https://qwords.com/blog/kpi-adalah/

Systemic Flow Analysis: Alat Penghasil KPI

Salah satu tantangan dalam menyusun Key Performance Indicators (KPI) adalah menentukan indikator yang relevan dengan Objective. Untuk menyusun KPI, organisasi memiliki banyak pilihan sumber yang secara garis besar terbagi menjadi sumber internal dan eksternal. Mereka bisa mengambilnya dari sumber-sumber tersebut. Meski terdapat banyak referensi KPI, perusahaan akan memakai indikator yang benar-benar relevan. KPI yang tepat akan membawa kita sampai pada sasaran yang kita kehendaki. 

Continue reading

ENAM TANTANGAN MENGUKUR KPI

Ketika berhadapan dengan strategi, kebanyakan perusahaan berhenti di tahap formulasi strategi lalu berharap tujuan yang ditetapkan akan tercapai dengan sendirinya. Tujuan apa pun sulit terwujud ketika kita tidak fokus dalam mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengubah cara kerjanya dengan segera menulis roadmap yang jelas dan dimonitor melalui suatu ekspresi yang terukur, yaitu Key Performance Indicators (KPI). 

KPI adalah ukuran kinerja yang dapat diukur dari waktu ke waktu untuk tujuan tertentu. Dalam mengelola kinerja, KPI merupakan ukuran yang umum digunakan, terutama oleh organisasi yang menganut Balanced Scorecard (BSC) sebagai alat manajemen strategisnya. KPI mampu memberikan fokus peningkatan strategis dan operasional, menciptakan dasar analitis untuk pengambilan keputusan, dan memberi fokus pada hal penting lainnya. Menurut Peter Drucker, “What gets measured gets managed,” – ini berarti, semua yang tertuang di KPI dapat dikelola dan mampu ditingkatkan. 

Di lain sisi, menjalankan KPI tidaklah mudah. Pada saat kita memiliki satu sasaran, sering kali ada beberapa pilihan KPI yang bisa menjadi alternatif ukuran keberhasilan sasaran tersebut, namun tidak semuanya relevan. Kedua, ada kalanya suatu KPI menjadi sulit diukur karena upaya pengumpulan datanya sangat mahal dan perusahaan memilih untuk tidak menggunakan KPI itu (contoh: market share). Ketiga, menentukan target KPI sangatlah tidak mudah karena target yang efektif adalah yang mampu meningkatkan motivasi, demikian sebaliknya sehingga kita harus sangat berhati-hati dalam menentukan target tersebut.

Berikut detail tantangan mengimplementasikan KPI dalam organisasi: 

  • Memilih indikator yang tepat.

    “What’s the most matters to our organization?” merupakan pertanyaan terbesar untuk menentukan indikator yang tepat. Manakah indikator yang terpenting untuk mengukur peningkatan finansial? IDR Profit ataukah IDR Sales? Jika Anda menjawab IDR Profit, mungkin fokus Anda adalah mendapatkan keuntungan bagi perusahaan. Anda mungkin ingin menuliskan Objective: “Meningkatkan Profit”. Sebaliknya, jika menjawab IDR Sales, Anda memang mementingkan peningkatan penjualan sehingga pilihlah Objective: “Meningkatkan Penjualan”. Manakah dari kedua ini yang tepat bagi perusahaan? Jawabannya adalah yang paling relevan dengan kebutuhan perusahaan.

    Strategic Management Officer (SMO) atau unit apapun yang berperan untuk mengelola strategi perlu memastikan semua orang memahami Objective sehingga ada keselarasan. Setelah memahami Objective, masing-masing departemen akan lebih mudah menentukan KPI yang sesuai dan berkontribusi. Tanpa memahami apa yang dibutuhkan perusahaan, KPI yang keliru bisa saja menjadi pedoman selama satu tahun.

  • Mengumpulkan data.

    Untuk mengukur KPI dengan akurat, biasanya diperlukan pengumpulan data dari berbagai sumber. Sumber data KPI bisa melalui survei, ERP, operasi internal, laporan benchmark, dan sumber eksternal lainnya. Sering kali, pemilik KPI bekerja secara silo sehingga kesulitan mengakses data yang tidak dimiliki. Pengumpulan data mungkin memerlukan keterlibatan IT, pembelian data, dan mekanisme yang lama dan mahal. 

  • Target setting. 

    Target setting bersifat personal. Artinya, untuk mencapai target adalah kewajiban setiap anggotanya. Oleh karena itu, organisasi perlu memastikan bahwa target KPI yang berkontribusi tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah. Target yang terlalu tinggi membuat demoralisasi karyawannya. Karena dikaitkan dengan bonus, target yang nampak tidak mungkin tersebut bisa saja membuat karyawan ogah menggapainya. Sebaliknya, target yang rendah memang menggiurkan bagi karyawan, namun tidak berkontribusi bagi kemajuan organisasi. Target rendah yang setara dengan standar, sebaiknya tidak dimasukkan ke penilaian kinerja.

  • Menganalisis hasil KPI. 

    Tercapai atau tidaknya KPI akan menjadi percuma jika tidak dianalisis dengan baik. Tujuan utama menerapkan KPI adalah pembelajaran bagi organisasi. Jika organisasi tidak belajar apapun, penerapan KPI akan menjadi percuma karena organisasi tidak memahami bagaimana praktik yang terbaik untuk mencapai target.

    Selain itu, analisis KPI memberikan gambaran pertumbuhan organisasi dari waktu ke waktu. Analisis KPI bisnis membutuhkan pemahaman data yang dengan sangat baik, bagaimana mencampur, dan mencocokkan data dari sumber data yang berbeda. Selanjutnya, organisasi harus mampu menyimpulkan dan mengevaluasi alasan di balik keberhasilan dan kegagalan KPI untuk penetapan KPI di periode selanjutnya.

  • Mendokumentasikan KPI.

    Dokumentasi atau manual KPI adalah tentang menyusun informasi yang relevan mengenai indikator yang diberikan. Penting bagi organisasi untuk menginformasikan formula KPI yang telah disetujui. Dengan adanya dokumentasi, organisasi dapat mengelola pengetahuan (knowledge management), memastikan KPI dipahami, dan sebagai standar untuk dikomunikasikan. Organisasi besar umumnya lebih kesulitan mendokumentasikan KPI karena jumlah KPI personal yang banyak dan harus digabungkan. Untuk memudahkan, organisasi dapat membangun Strategic Management Office (SMO) yang akan membantu organisasi mengelola strategi. 

  • Visualisasi Data. 

    Visualisasi data akan memudahkan orang lain memahami KPI melalui tampilan garis atau grafik. Kegiatan ini adalah tantangan teknis setiap pemilik KPI, terutama bagi mereka yang tidak familiar dengan penggunaan aplikasi yang mendukung. Melalui tampilan visual, kenaikan dan penurunan akan langsung memberikan informasi yang akurat. Ini berarti, data-data yang didokumentasikan dalam KPI juga harus merupakan data yang benar dan berintegritas. 

Tidak mudah untuk menerapkan KPI, namun ini adalah beberapa saran kami atas kesulitan di atas. Pertama, kita harus memilih KPI yang relevan dengan sasarannya. Kedua, memilih KPI berdasarkan data yang sudah ada di dalam organisasi akan jauh lebih mudah dalam mengumpulkan data KPI. Ketiga, gunakan data kinerja yang ada sebagai baseline penentuan target KPI. Keempat, data KPI yang sudah dikumpulkan dari waktu ke waktu perlu divisualisasikan dalam sebuah grafik tren dan dianalisis kenaikan atau penurunannya. Kelima, setiap KPI memerlukan definisi formula perhitungannya sehingga tidak menimbulkan perselisihan di akhir periode KPI, apalagi ketika KPI dikaitkan dengan reward.

Referensi:
https://dashboardfox.com/blog/what-is-a-kpi-benefits-challenges-examples/
https://hbr.org/2010/10/what-cant-be-measured/ 
https://www.abtasty.com/blog/key-performance-indicator/
https://www.clicdata.com/kpi/analysis/
https://www.pdagroup.net/en/spotlight/challenges-that-keep-you-from-achieving-your-kpis
https://www.performancemagazine.org/why-use-kpi-documentation-forms/
https://www.qlik.com/us/kpi
https://www.rhythmsystems.com/blog/5-reasons-why-you-need-kpis-infographic
https://www.simplekpi.com/Blog/The-5-Essential-KPIs-Challenge
https://www.truesky.com/set-it-and-forget-it-overcoming-common-kpi-challenges/

OKR & KPI INTEGRATION

Untuk mencapai Objective, organisasi umumnya mengenal alat manajemen kinerja yang dapat membantu melacak kemajuan, seperti: Management by Objective (MBO), Objective and Key Results (OKR) dan Balanced Scorecard (BSC). Ketiga pendekatan ini pada dasarnya menggunakan ukuran keberhasilan sebuah Objective tercapai atau tidak, yang kita kenal dengan istilah Key Performance Indicators atau Key Results. Meski sekilas nampak mirip, sebenarnya kedua metode atau ukuran ini (OKR & KPI) memiliki perbedaan.

OKR sendiri awalnya dipopulerkan oleh John Doerr di tahun 1999 saat ia memiliki proyek Manajemen Kinerja dengan Google. Doerr terinspirasi oleh Andy Groove yang menggunakan OKR sebagai penggerak eksekusi strategi di Intel sekitar tahun 1970-an. Singkatnya, Doerr merangkum OKR menjadi sebuah kalimat atau formula yang terkenal, yaitu Saya akan … (Objective) yang diukur dengan … (set of Key Results).

(BACA SELENGKAPNYA TENTANG OKR: APA ITU OKR?)

KPI adalah adalah indikator keberhasilan yang penting atau relevan untuk melacak kemajuan pencapaian sasaran yang diinginkan. KPI memberikan fokus bagi organisasi untuk mencapai sasaran strategis, meningkatkan proses operasional, memperkuat dasar pengambilan keputusan, dan memusatkan perhatian pada hal yang paling penting. Jika indikator KPI terlalu banyak dan tidak berhubungan, maka akan menciptakan kebingungan saat menilai indikator-indikator yang penting tersebut.

(BACA SELENGKAPNYA TENTANG KPI: MENGUKUR KINERJA ORGANISASI DENGAN KEY PERFORMANCE INDICATOR)

Berikut detail perbedaan di antara OKR dan KPI:

OKRKPI
Dibuat berdasarkan aspirasi pribadi: inisiatif yang ingin dikerjakan (yang selaras dengan objective perusahaan)Dibuat berdasarkan keselarasan strategi, inisiatif, deskripsi pekerjaan, dan pemecahan masalah.
Pendekatan bottom-upPendekatan top-down
Ditinjau setiap 3 bulanDitinjau berdasarkan periode tertentu (bulanan/tahunan)
Setiap Objective setidaknya memiliki 3 Key ResultsSetiap Objective memiliki 1-3 KPI
Dapat berubah setiap 3 bulanBerubah hanya jika diperlukan
Didesain untuk berkembang dan meregangDidesain agar realistis
Pencapaian pada angka 60-70% sudah dianggap bagus karena target menantang (challenging & aspirational)Mendorong pencapaian 100% karena target bersifat SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
Secara parsial memengaruhi kompensasi (non-financial rewards)Terkait langsung dengan kompensasi (financial rewards)

Umumnya, perusahaan menerapkan KPI dari top management hingga front line karena KPI dianggap telah mewakili lagging dan leading indicators yang dibutuhkan untuk sukses. Padahal, perusahaan dapat memanfaatkan pendekatan OKR yang bottom-up untuk menyelaraskan aktivitas di setiap tingkat.

Keduanya dapat bekerja sama dengan cara:

  1. Gunakan OKR sebagai ukuran leading dan KPI sebagai ukuran lagging.

    Indikator leading dan lagging adalah dua tipe pengukuran yang digunakan untuk mengukur kinerja di dalam bisnis atau organisasi. Indikator leading adalah pengukuran prediktif, misalkan kasus kepatuhan di area pabrik merupakan indikator leading untuk sebuah Objective, yaitu Meningkatkan Keselamatan Kerja. Di lain sisi, indikator lagging adalah pengukuran untuk output atau hasil, misalkan kasus kecelakaan kerja merupakan indikator lagging Meningkatkan Keselamatan Kerja. Perbedaaan di antara keduanya adalah indikator leading dapat mempengaruhi perubahan dan indikator lagging hanya dapat merekam apa yang terjadi.

    OKR, karena periodenya yang lebih pendek (yaitu 3 bulan) sehingga memungkinkan untuk dinamis, sering kali menjadi Leading Indicator untuk mencapai KPI, yang identik dengan ukuran-ukuran yang bersifat outcome dan merupakan end result yang diinginkan perusahaan. Perpaduan keduanya akan menjamin pencapaian KPI dan harapannya adalah pencapaian KPI bisa melebihi harapan/target yang ada.

  1. Gunakan KPI untuk menjaga Business as Usual (BAU) dan OKR untuk aktivitas continuous improvement.

    KPI biasanya untuk menjaga BAU, yang artinya: dengan mencapai KPI, perusahaan dapat dikatakan memiliki kinerja yang bagus. BAU mengindikasi bahwa target KPI adalah target yang sudah dicanangkan dalam tahun fiskal, terlepas itu adalah indikator keuangan atau lainnya (bisa operational excellence atau HR excellence), sedangkan OKR diharapkan untuk mencapai target-target yang fantastis (sehingga tidak diharapkan pencapaian 100%, melainkan 60% saja) supaya memicu proses belajar dan mendorong adanya perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement).

    Continuous improvement adalah konsep yang bertujuan untuk mencapai kesempurnaan melalui progres yang berkelanjutan. Ini adalah perjuangan yang tidak ada akhirnya, namun harus dilakukan untuk bertahan. OKR yang bersifat aspirasional cocok digunakan fokus pada peningkatan yang agresif, sedangkan KPI adalah ukuran target yang menjadi patokan awal ketika organisasi mencanangkan target kinerja.

  1. OKR sebagai talent pool, KPI sebagai dasar bonus.

    Ketika menerapkan OKR, ini adalah kesempatan untuk perusahaan mengidentifikasi karyawan adalah seorang Talent atau bukan. Seorang Talent adalah seseorang yang menyukai tantangan dan menginginkan adanya progress yang agresif dan pertumbuhan yang positif. OKR dengan target yang tinggi akan membuat seorang Talent belajar lebih baik dibandingkan kalau dia hanya mendapatkan target yang moderat.

    Di lain pihak, perusahaan tetap membutuhkan KPI, yang pencapaiannya diharapkan 100%, dan ini adalah target kinerja yang sudah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan. Pencapaian target KPI akan mengindikasikan perusahaan mencapai hasil yang diharapkan dan perolehan ini akan menjadi dasar untuk memberikan bonus.

  1. Berikan OKR kepada individu dan KPI kepada departemen atau organisasi.

    Baik OKR maupun KPI sama-sama diharapkan mampu menjadi sarana pembelajaran perusahaan dan individu. Sayangnya, KPI yang digunakan sebagai dasar bonus prestasi, cenderung membuat karyawan menurunkan targetnya untuk mendapatkan bonus tersebut. Banyak perusahaan menjadi kecewa karena perkembangan perilaku ini sehingga OKR bisa menjadi jawaban atas permasalahan tersebut.

    Kami menyarankan bahwa OKR sebaiknya diberikan kepada individu agar mereka terus berkembang lewat target-target yang besar dan menantang tanpa takut mendapatkan ganjaran negatif dan positif, sedangkan KPI diberikan kepada departemen atau organisasi sehingga unit organisasi yang lebih besar tetap memiliki akuntabilitas kinerja yang jelas dan mendapatkan ganjaran yang sesuai dengan pertumbuhan organisasi. Penempatan OKR dan KPI seperti ini diharapkan mewadahi dinamika kinerja individu dan unit/organisasi sehingga tercipta keseimbangan yang dinamis dan pro perubahan positif.

     

Pada dasarnya, OKR dan KPI merupakan dua metode yang berbeda, namun saling melengkapi. Penerapan OKR dan KPI dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kematangan organisasi. Terkadang, ada situasi di mana OKR dan KPI lebih efektif jika tidak digunakan secara bersamaan tergantung pada tingkat perkembangan organisasi. Jika organisasi perlu memiliki hal-hal baru yang sebelumnya belum pernah ada, organisasi dapat fokus menggunakan OKR. Jika organisasi hanya ingin mengukur dan mempertahankan kinerja karyawannya, KPI mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Jika organisasi perlu melakukan transformasi dan tetap fokus mempertahankan kinerja yang sudah ada, gabungan OKR dan KPI akan lebih efektif.

Referensi:
https://bernardmarr.com/what-is-a-leading-and-a-lagging-indicator-and-why-you-need-to-understand-the-difference/
https://kanbanize.com/lean-management/improvement/what-is-continuous-improvement
https://kpi.org/KPI-Basics
https://lazaroibanez.com/productivity-okr-vs-kpi-can-they-work-together-5e9992915a9a
https://www.forbes.com/sites/bernardmarr/2020/10/23/whats-the-difference-between-lagging-and-leading-indicator/
https://www.intrafocus.com/lead-and-lag-indicators/
https://www.okracademy.com/okr-blog/okrs-and-kpis
https://www.perdoo.com/resources/okr-vs-kpi/
https://www.reflektive.com/blog/okrs-and-kpis-what-they-are-and-how-they-work-together/
https://www.tlnt.com/how-kpis-and-okrs-work-together-to-achieve-results/

PERBEDAAN ANTARA OKR DAN KPI DALAM PENILAIAN KINERJA

Setiap organisasi terstruktur membutuhkan sebuah indikator untuk mengetahui efektivitas kinerja semua pihak yang terlibat di dalamnya, serta sejauh apa target telah tercapai. Inilah yang menjadi dasar dari terciptanya Key Performance Indicators (KPI) dan Objectives and Key Results (OKR). Keduanya sama-sama bertujuan untuk merencanakan dan mencapai target dalam jangka waktu tertentu, tapi ada beberapa aspek pada OKR yang tidak terdapat dalam KPI.

Berikut adalah perbedaan KPI dan OKR dalam penilaian kinerja:

  • KPI merupakan metrik kinerja yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan suatu organisasi tertentu. KPI dapat diterapkan untuk program, proyek, produk, maupun bentuk lainnya. Dengan menggunakan KPI, perusahaan dapat mengukur keberhasilan penjualan hingga pertumbuhan media sosial. Beberapa perusahaan sering kali menerapkan KPI yang digunakan oleh perusahaan lain sebagai indikator keberhasilannya. Padahal, ini merupakan tindakan yang keliru karena setiap perusahaan memiliki Objectives spesifik yang berbeda. Dampaknya, KPI yang ditetapkan justru tidak tercapai.
  • Berbeda dengan KPI, OKR menggambarkan Objectives tim dan perusahaan, serta Key Results yang menunjukkan sejauh apa Objectives telah tercapai. OKR mengandung Objectives yang lebih spesifik dan disertai langkah-langkah terukur untuk mencapai Objectives OKR tidak hanya diberikan dalam tingkat perusahaan, tapi juga pada tingkat tim hingga individu. Objectives yang tertera pada OKR biasanya memiliki jangka waktu selama tiga bulan hingga satu tahun. Metode ini diadopsi dari teknik perencanaan yang diterapkan oleh Intel dan Google.
  • KPI merupakan Lagging Indicator untuk menentukan hasil dari proses yang harus dicapai. Sedangkan OKR merupakan Leading Indicator untuk mengukur secara langsung nilai-nilai target yang dapat dimanipulasi yang mengarah pada pencapaian Lagging Indicator yang sama dengan Key Results dari OKR.
  • KPI adalah alat yang sebagian besar digunakan oleh pemimpin secara eksklusif untuk memimpin. Tujuannya adalah untuk pengendalian, bukan untuk manajemen aktif, perencanaan, dan desain. Di sisi lain, OKR dan pemahaman tentang kepemimpinan berhubungan dengan konsep, fokus pada faktor manusia dan menciptakan aktivasi yang lebih baik dari karyawan dengan menyampaikan tujuan yang memotivasi dan dapat dicapai, yang memberi pemahaman kepada karyawan mengenai konteks, tujuan, serta umpan balik yang sangat intens.
  • KPI adalah Business As Usual, yaitu tentang meningkatkan apa yang ada. Beberapa perusahaan bahkan tidak memiliki strategi, tetapi mereka memiliki model operasi yang saat ini sedang mereka gunakan, dan Business As Usual menghabiskan 100% waktu mereka. Sedangkan OKR adalah Proyek Strategis, yaitu tentang menciptakan apa yang akan terjadi. Eksekusi strategi (melaksanakan proyek strategis yang Anda pilih) mungkin akan memakan waktu sekitar 10% dari waktu Anda.
  • OKR adalah alat manajemen, bukan alat evaluasi karyawan. Beberapa perusahaan sering kali menerapkan KPI sebagai sarana untuk kenaikan gaji dan bonus (financial rewards), sedangkan OKR banyak digunakan sebagai alat promosi jabatan (non financial rewards).

 

Referensi:

https://www.google.com/amp/s/blog.results.com/kp-s-vs.-okrs-what-is-the-difference%3fhs_amp=true
https://www.workpath.com/en/magazine/okr-vs-kpi-a-delineation/
https://www.google.com/amp/s/www.perdoo.com/blog/okr-vs-kpi/amp/

CONTOH KPI UNTUK MENGUKUR KINERJA DEPARTEMEN IT

Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi dan digital, departemen IT (Information Technology)  adalah salah satu departemen yang paling berpengaruh dan penting dalam suatu perusahaan saat ini. Menentukan Key Performance Indicator (KPI) yang tepat untuk mengukur departemen IT akan memberikan gambaran tentang kinerja mereka dan memberikan target agar kinerja mereka menjadi maksimal. Berikut adalah beberapa KPI yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja departemen IT:

Mengukur proses dan solusi

    • # Waktu pengerjaan proyek.
      Proyek yang diusulkan departemen IT juga perlu dimonitor dengan cara memastikan berapa lama waktu untuk menyelesaikan proyek tersebut. Bandingkan waktu penyelesaian semua untuk menemukan benchmark waktu pengerjaan proyek. Selanjutnya, perusahaan juga dapat membuat daftar proyek mana saja yang diselesaikan dengan tepat waktu.
    • % Server Downtime.
      Departemen IT juga perlu memastikan bahwa server selalu aktif dan tersedia ketika dibutuhkan. Oleh karena itu, mereka perlu memastikan bahwa waktu server downtime tidak terlalu lama. Ukur lama server downtime dengan cara mendapatkan data waktu server downtime dan uptime. Selanjutnya, tentukan persentase perbandingan dengan rumus = 100% – server uptime.
    • # Masalah Proyek – Quality Assurance (QA).
      Untuk memastikan proyek berjalan dengan lancar, perusahaan juga dapat menetapkan ukuran yang berkaitan dengan QA bagi departemen IT. Ukur berapa banyak masalah yang ditemui dalam sebuah proyek untuk mengetahui apa saja masalah yang biasa muncul dan solusi yang dibutuhkan sehingga kualitas pekerjaan bisa maksimal di kemudian hari.
    • # Service Level Agreements (SLAs).
      Angka yang ditargetkan disetujui dan diukur secara berkala untuk menunjukkan apakah tingkat pelayanan yang disetujui sudah tercapai.

Mengukur metrik finansial

    • IDR Anggaran Proyek IT.
      Meski bukan departemen keuangan, departemen IT juga perlu memastikan optimalisasi penggunaan anggaran dana untuk setiap proyeknya. Untuk mengetahui benchmark biaya yang tepat, departemen IT dapat menggunakan metrik ini untuk mengukur dan memantau anggaran selama proses pengerjaan proyek.
    • # Showback (Chargeback).
      Untuk memastikan kerja departemen IT benar-benar berkontribusi pada kemajuan, perusahaan dapat meminta mereka untuk menunjukkan insight yang disebut dengan showback. Hal ini dilakukan dengan cara mengukur dan melaporkan sumber daya yang dialokasikan di setiap departemen dalam perusahaan sesrta dengan memantau pemakaian sumber daya tersebut. Selain memberikan informasi pada perusahaan, data ini juga dapat membantu departemen IT untuk mengidentifikasi kelemahan dalam perusahaan.
    • IDR Total biaya aplikasi dan pelayanan.
      Metrik ini membantu untuk memahami berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk setiap penawaran dan pelayanan departemen IT.
    • # Net Promoter Score (NPS).
      Perusahaan juga dapat memastikan apakah kinerja departemen IT memuaskan atau tidak dengan memberikan metrik NPS. Metrik ini dapat diisi dengan umpan balik orang-orang yang menggunakan jasa departemen IT.

 

Kepuasan dan keterlibatan karyawan

    • # Inisiatif tim.
      Jika memiliki employee engagement yang baik, karyawan di bidang IT akan cenderung menghasilkan inisiatif atau cara baru untuk menghadapi tantangan dengan lebih tinggi. Ini juga menunjukkan seberapa siap dan tangkas departemen IT dalam sebuah perusahaan.
    • % Employee Turnover Rate (ETR).
      Untuk memastikan kepuasan karyawan dalam departemen IT, perusahaan dapat memberikan metrik ETR. Jika jumlah karyawan IT yang meninggalkan perusahaan tinggi, maka secara tidak langsung dapat menunjukkan tingkat kepuasan dan employee engagement yang rendah. Ini dapat menjadi sinyal bagi perusahaan untuk meningkatkan tingkat retensi karyawan IT dengan program atau inisiatif yang relevan.

 

Referensi:
https://www.executestrategy.net/blog/kpis-it-teams/
https://www.datapine.com/kpi-examples-and-templates/it#server-down-time

CONTOH KPI UNTUK MENGUKUR KINERJA PUBLIC RELATIONS

Menggunakan banyak media untuk mengoptimalkan public relations (PR) dalam suatu perusahaan adalah langkah yang baik untuk menghadapi majunya era digital dan teknologi. Namun melaksanakan fungsi public relations tetap harus dibarengi dengan membuat metrik yang jelas agar investasi yang telah ditanamkan bisa diukur keuntungannya.

Berikut adalah beberapa KPI yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas kinerja tim public relations:

  1. Media coverage yang aktif

    Coverage didapatkan oleh tim PR. Buat bagian dari KPI ini yang secara khusus berfokus pada publikasi tingkat atas untuk industri dan audiens Anda.

  1. Capaian potensial

    Jumlah orang yang melihat publikasi dan situs web dalam coverage Anda.

  1. Share of voice

    Persentase coverage perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Metrik ini menunjukkan ranking merek anda dibandingkan merek lain.

  1. Keterlibatan sosial

    Berapa banyak komentar dan share yang diperoleh media coverage Anda.

  1. Sentimen

    Metrik ini menunjukkan apakah orang-orang memberikan pandangan positif atau negatif terhadap merek Anda.

  1. Jangkauan media

    Mengukur jumlah siaran pers dan publikasi yang dibuat dan bagaimana kinerjanya.

  1. Kualitas coverage

    Tempat di mana merek Anda disebutkan (headline, isi, dll.) dan seberapa menonjolnya di dalam artikel tersebut.

  1. Kehadiran media secara keseluruhan

    Kombinasikan share of voice dan sentimen untuk mendapatkan gambaran dari peta kompetitif yang sedang terjadi.

  1. Trafik yang diperoleh

    Jumlah pengunjung yang menuju situs web sebagai hasil dari coverage dan penempatan tautan Anda.

  1. Promosi acara

    Keberhasilan PR dalam mendorong kehadiran di suatu acara, mengumpulkan liputan media tentang acara, dan membangun hubungan dengan pembicara dan peserta.

  1. Komunikasi dalam krisis

    Mengukur seberapa cepat tim PR memulihkan semua kembali normal saat terjadi masalah. Selama krisis, bandingkan volume dan sentimen dengan tingkat saat belum terjadi krisis.

 

Beberapa keuntungan akan didapatkan dengan menerapkan KPI untuk mengukur kinerja public relation antara lain:

  1. Menawarkan pemahaman yang lebih baik tentang hasil kampanye tim PR.
  2. Menunjukkan dampak dari usaha tim PR di semua platform Anda.
  3. Memungkinkan untuk membandingkan efektivitas tiap-tiap kampanye tim PR.
  4. Menunjukkan nilai investasi untuk strategi PR Anda.
  5. Memungkinkan para pelaku PR membuktikan kemampuan mereka pada organisasi.
  6. Memberikan pandangan arah untuk masa depan perusahaan.

 

Referensi:
https://www.meltwater.com/blog/14-proven-pr-kpis-that-matter-and-how-to-track-them/#
http://resources.iq.media/blog/5-essential-kpis-that-showcase-pr-s-value
https://b2bprblog.marxcommunications.com/b2bpr/pr-measurement-important-metrics

CONTOH KPI AGAR PERFORMA PRODUKSI MAKSIMAL

KPI (Key Performance Indicator) produksi berguna untuk memonitor, menganalisa, dan mengoptimalkan proses produksi berdasarkan kuantitas, kualitas, dan beberapa aspek biaya. Berikut adalah contoh KPI untuk pelaksanaan produksi agar mencapai performa maksimal:

 

Proses Produksi

  • Manajemen pesanan. Memantau manajemen pesanan bisa mengurangi jumlah pengembalian barang yang harus diproses.
  • Volume produksi. Evaluasi kuantitas yang bisa diproduksi bisnis anda dalam satu waktu. Volume produksi yang baik adalah yang memenuhi permintaan, tetapi tidak menyisakan banyak stok inventori.
  • Target digunakan untuk menilai kualitas, hasil produksi, dan tingkat produksi. Ini memacu karyawan untuk mencapai target yang sudah ditentukan.
  • Biaya produksi. Ukur keseluruhan biaya produksi per unit dan lihatlah apakah keuntungan anda maksimal jika menggunakan harga jual produk yang ditetapkan.
  • Rasio sisa bahan dari proses produksi. Ukur sisa bahan dari proses produksi. Minimalkan sisa bahan dari proses produksi untuk tetap mendapatkan profit maksimal. Tentukan limit dari jumlah sisa bahan yang boleh dihasilkan.
  • Quality Control (QC) dan Quality Assurance (QA). Penting untuk mengetahui kualitas bahan baku yang disediakan vendor serta yakin bahwa produk anda aman dan sesuai ekspektasi pelanggan.

 

Kesalahan Produksi

  • Jumlah produk cacat. Evaluasi jumlah produk yang cacat atau rusak dan bandingkan dengan total keseluruhan produk yang diproduksi. Ini akan membantu anda mengetahui area mana yang bermasalah dan apa yang harus diperbaiki.
  • Right First Time. Ukur kinerja proses produksi dari awal hingga akhir. Indikator Kinerjanya: Right First Time = (Jumlah produk sempurna / Total produk) x 100%
  • Tingkat pengembalian produk. Hitung berapa retur atau produk yang dikembalikan pada bisnis anda. Analisa penyebab dari pengembalian produk, sehingga jumlah retur sedikit atau tidak ada sama sekali.

 

Perawatan

  • Downtime. Meminimalkan waktu produksi anda terhenti karena kerusakan mesin atau alat produksi harus menjadi prioritas anda untuk menghindari menurunnya profit. Analisa kapan dan apa penyebab produksi terhenti serta temukan solusinya sehingga anda bisa meminimalkan frekuensi downtime yang terjadi.
  • Biaya perawatan. Tentukan target biaya untuk perawatan yang menyisakan sisa dana yang cukup untuk investasi lainnya. Biaya perawatan sebaiknya lebih rendah dari biaya perbaikan.

 

Pemanfaatan Aset dan Sumber Daya

  • Perputaran aset. Ini adalah indikator yang baik untuk menilai apakah aset anda menghasilkan nilai atau tidak, apalagi jika anda bergerak di bidang manufaktur dengan mesin produksi yang besar.
  • Overall Equipment Effectiveness (OEE). Ukur apakah sumber daya yang anda miliki, seperti karyawan dan mesin, sudah digunakan secara efektif. OEE yang tinggi menunjukkan pemanfaatan sumber daya yang lebih efisien.

 

Referensi:
https://www.datapine.com/kpi-examples-and-templates/manufacturing
http://blog.lnsresearch.com/blog/bid/188295/28-manufacturing-metrics-that-actually-matter-the-ones-we-rely-on
https://www.leadingedgegroup.com/key-performance-indicators-for-production-monitoring/

CONTOH KPI UNTUK MENGUKUR EFEKTIVITAS PENJUALAN

KPI (Key Performance Indicator) penjualan adalah nilai terukur yang mengindikasikan performa dari semua proses penjualan anda. KPI penjualan bisa menjadi indikator bahwa tim penjualan anda melakukan langkah yang tepat untuk mencapai penjualan yang sukses. Membuat KPI yang berbeda dan taktis adalah salah satu strategi yang baik untuk meningkatkan penjualan anda.

 

Peluang

Memahami bagian pertama dari setiap siklus penjualan yaitu jumlah dan kualitas peluang (prospek) yang datang.

  • Aliran prospek. Hitung berapa prospek yang didapatkan tim penjualan anda dalam sebulan. Studi dari Universitas Harvard menunjukkan bahwa tim penjualan yang menghubungi prospeknya dalam waktu kurang dari 1 jam tujuh kali lebih memungkinkan untuk memiliki percakapan yang berkualitas dan memungkinkan pembuatan keputusan.
  • Metrik aktivitas. Jika anda memiliki masalah dalam mendapatkan prospek, anda bisa menunggu tim pemasaran anda untuk bertindak atau anda bisa mengambil alih dari tim penjualan anda. Tentukan satu aktivitas kunci yang memberikan prospek yang berkualitas dan tentukan target.
  • Qualified Opportunity Rate (QOR). Ukur berapa persentase prospek anda yang berpindah ke tahap selanjutnya di proses penjualan anda.
  • Rasio peluang untuk laku. Menghitung berapa banyak produk laku yang didapatkan agen anda adalah tes apakah proses peluang penjualan anda berjalan.

 

 

Keefektifan penjualan

Memahami lebih dalam seberapa efektif tim penjualan anda pada saat mengubah peluang menjadi penjualan.

  • Profitabilitas. Ukuran keuntungan ini membantu tim penjualan memahami efisiensi mereka saat menggunakan sumber daya untuk menghasilkan penjualan
  • Penetapan harga. Penyesuaian terhadap harga adalah pendorong utama profit. Tim penjualan yang efektif bisa mengontrol penetapan harga yang bisa menjaga nilai kesepakatan melalui kontrak yang ditandatangani.
  • Volume total penjualan. Anda perlu menghitung total volume dalam rupiah yang terjual oleh tim penjualan anda paling tidak tiap bulan.
  • Penerapan diskon. Setiap akhir bulan, ambil volume total penjualan dan hitunglah sebagai persentase jika semua penjualan dibuat dalam harga penuh. Hitung hal ini secara rutin dan pastikan anda tidak cendurung membuat diskon tinggi hanya untuk memenuhi target volume penjualan.
  • Panjang siklus penjualan. Siklus penjualan menunjukkan efektivitas tim penjualan dan pendekatan pada Jika produktivitas tim meningkat, siklus penjualan berkurang. Siklus penjualan yang panjang dapat menaikkan biaya.

 

 

Penjualan secara holistik

Tim penjualan yang benar-benar efektif harus menjadi bagian dari ekosistem bisnis yang lebih luas. Oleh karena itu penting untuk menerapkan KPI penjualan secara lebih mendalam.

  • Tingkat retensi rata-rata. Rendahnya jumlah pelanggan yang membeli ulang produk anda adalah indikator adanya masalah di proses penjualan anda.
  • Rasio biaya penjualan dan volume penjualan. Mengetahui rasio biaya penjualan dan volume penjualan anda membantu anda membuat keputusan yang tepat bagaimana menumbuhkan tim penjualan anda dengan efisien. Ukur total biaya penjualan anda dan total volume penjualan anda dalam sebulan lalu konversikan ke dalam persentase.
  • Tingkat penggunaan kolateral. Konten pemasaran yang tepat bisa memberikan manfaat yang besar bagi agen penjualan. Jika ada banyak media pemasaran yang dibuat oleh tim pemasaran yang tidak digunakan tim penjualan, memungkinkan adanya ketidaksinambungan antara unit pemasaran dan unit penjualan.

 

Referensi:
https://www.executestrategy.net/blog/12-examples-of-kpis-for-sales-teams/
https://www.richardson.com/sales-performance-metrics-kpi/
https://www.scoro.com/blog/sales-kpis-for-executive-dashboard/